نرم افزار خزانه داری به منظور مدیریت و کنترل وجوه نقدی و اسناد مختلف دریافتنی و پرداختنی و سیستمی کردن دریافت و پرداخت توسعه داده شده است. با کمک این نرم‌افزار احتیاجی به صدور اسناد مالی مستقل نیست و همه تراکنش‌های مالی خزانه داری به صورت اتوماتیک تولید می‌شوند.
به دلیل اهمیت و ضرورت مدیریت و کنترل موجودی نقدی، مدیریت وجوه نقدی، کنترل گردش خزانه داری و بررسی منابع فعلی و آتی شرکت‌های تولیدی و تجاری، و همچنین به این دلیل که باید ریال و دیگر ارزهای مشخص در ثبت عملیات خزانه داری قابل اعمال باشند، نیاز به نرم افزار خزانه داری به شکل جامع احساس می‌شود.
اتوماسیون تمامی فعالیت‌ها و فرآیندهای استاندارد خزانه داری، تطابق داشتن امور خزانه داری با تمام استانداردها و اصول مختلف حسابداری و مالی، ثبت، کنترل و اتوماتیک کردن فعالیت‌های جریان‌های نقدینگی، به‌کارگیری آن به مانند یک پایگاه داده مرکزی برای ورود و خروج اطلاعات روزانه از اهداف نرم افزار خزانه داری است.
خزانه داری در حسابداری چه معنایی دارد؟
از جمله دارایی‌های شرکت‌ها و سازمان‌ها، اسناد مختلف دریافتی و پرداختی و همچنین موجودی نقد آن‌هاست. به دلیل ثبت شدن عملیات مالی، باید گفت خزانه داری یک بخش مهم در حسابداری هر سازمانی است؛ زیرا فعالیت‌های عمده و اصلی خزانه داری، عملیات مالی است که باید ثبت شوند. بنابراین نرم افزار خزانه داری به ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی و ارائه گزارش‌های مرتبط اختصاص دارد.
حسابدار خزانه داری چه وظایفی دارد؟
حسابدار خزانه داری در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف ممکن است تا حدودی متفاوت باشد، اما به طور کلی می‌توان گفت وظایف و مسئولیت‌های زیر را برعهده دارد:
• ثبت و کنترل حساب‌های بانکی سازمان و ثبت اسناد مربوط به آن‌ها
• صدور و ثبت اسناد پرداختنی و دریافتنی
• نگهداری تنخواه و جریان‌های نقدی دیگر
• برطرف کردن مغایرت‌های بانکی
• ثبت، کنترل و بایگانی اسناد مالی
• انجام پیگیری‌های لازم برای ضمانت‌نامه‌ها و اعتبارات بانکی
” پیشنهاد مرتبط: خرید برنامه خزانه داری“
نرم افزار خزانه داری در حسابداری چه نقشی دارد؟
این نرم‌افزار در مدیریت و کنترل وجوه نقد نقش بسیار مهمی ایفا می‌کند و در موارد زیر دیده می‌شود:
1. کمک به مدیران و تصمیم‌گیران سازمانی که از صورت‌های مالی استفاده می‌کنند، از طریق ارائه اطلاعات درست و دقیق مربوط به جریان‌های نقدی (مبلغ، زمان و درصد اطمینان از تحقق جریان‌های نقدی آینده)
2. با ارزیابی فرصت‌ها و ریسک‌های تجاری، به شرکت‌های تولیدی و بازرگانی در تصمیم‌گیری‌ها کمک می‌کند.
3. ترازنامه، صورت سود و زیان و اسناد مربوط به جریان نقدینگی، اطلاعاتی درباره میزان نقدینگی، وضعیت و عملکرد مالی، توان بازپرداخت و بسیاری اطلاعات مالی دیگر در اختیار صاحبان شرکت و یا سازمان قرار می‌دهند.
4. اسناد دریافتنی و پرداختنی مربوط به نقدینگی، در تمامی سازمان‌ها از رویکردهای مشابهی پیروی می‌کنند و از برخوردهای متفاوت تاثیر نمی‌‌گیرند؛ بنابراین عملکردهای مالی در شرکت‌های مختلف می‌توانند مورد مقایسه قرار بگیرند.
در نرم افزار خزانه داری چه امکاناتی درنظر گرفته می‌شود؟
• انواع چک، تمامی شعبات بانکی، انواع مختلف حساب‌های بانکی، درآمدها و هزینه‌ها و… را می‌توان تعریف کرد
• صدور اتوماتیک چک از طریق شماره سریال
• شناسایی مشتریانی که سوءسابقه مالی دارند و قرار دادن آن‌ها در لیست سیاه
• ثبت تمامی اسناد دریافتنی و پرداختنی
• ثبت و جستجوی دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی
• ثبت و جستجوی دریافت از حساب و واریز به حساب
• ثبت و جستجوی هزینه‌ها و درآمدها
• کدگذاری بخش‌های مختلف سازمانی
• کنترل اعتبار صاحب چک
• مغایرت‌گیری‌های بانکی
• تعریف چک‌های امانی
• هشدار سررسید چک‌های دریافتی و پرداختی
• تعریف صندوق‌های دریافتی و پرداختی
• ثبت و جستجوی قبوض صندوق
• چاپ رسید چک در سه نسخه
• چاپ رسید صندوق در سه نسخه
• چاپ ریالی و ارزی
• تعریف و ثبت انواع دسته چک
نرم افزار‌خزانه داری چه گزارش‌‌هایی می‌دهد؟
• گزارش‌های لحظه‌ای موجودی حساب‌های بانک
• گزارش‌های مربوط به دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی، درآمدها و هزینه‌ها، اسناد دریافتی و پرداختی
• گزارش‌های مربوط به چک‌های دریافتی و پرداختی
نرم افزار‌خزانه داری چه بخش‌هایی دارد؟
در این نرم افزار اطلاعات مربوط به اسناد دریافتی، پرداختی و چک و… در قسمت‌های زیر ثبت می‌شود:
• دریافت وجه
• پرداخت وجه
• عملیات چک پرداختی
• عملیات چک دریافتی
نرم افزار خزانه داری چه کاربردهای دارد؟
این نرم افزار در موارد زیر کاربرد دارد:
• پیش‌بینی و پیاده‌سازی فرایندهای دریافت و پرداخت‌ها به منظور خودکارسازی آن‌ها
• جمع‌آوری اطلاعات مالی به منظور کمک به مدیران در تصمیم‌گیری‌های مالی سازمان
• انجام دقیق و به موقع امور مالی از طریق کنترل موجودی حساب شرکت و بررسی دارایی‌ها
” پیشنهاد مرتبط: مهم‌ترین نکاتی که باید درباره قیمت برنامه خزانه داری بدانید“
ارتباط خزانه داری و حسابداری
حسابداری تمامی رویدادهای مالی سازمان را ثبت و خزانه داری اطلاعات مربوط به دریافت‌ها و پرداخت‌ها را مدیریت و کنترل می‌کند. بنابراین ارتباط میان این دو به این شکل است که اسناد خزانه داری باید برای حسابداری به حسابدار تحویل داده شود.
چه فرایندهایی در نرم افزار خزانه داری تعریف می‌شوند؟
فرآیند دریافت. بررسی، کنترل و ثبت تمامی اسناد دریافتنی شامل وجه نقد، حواله نقدی، چک روز، چک مدت‌دار و عملیات مختلف مرتبط با آن‌ها مانند صندوق، واگذاری، وصول، برگشت، ابطال و…) و چاپ اسناد مالیاتی، برگه‌های واگذاری، رسیدهای دریافت و…
فرآیند پرداخت. نقطه شروع این فرایند صدور دستور پرداخت است. در مرحله بعد چگونگی پرداخت مشخص می‌شود که شامل وجه نقد، حواله نقدی، چک روز، چک مدت‌دار و… است. عملیات مختلف پرداخت نیز شامل دستور پرداخت، صدور چک، تحویل چک، برداشت از حساب و… تعریف می‌شود. چاپ اسناد مالیاتی مربوط به عملیات مختلف مانند فرم دستور پرداخت نقدی، فرم دستور پرداخت چک، چاپ چک، سند مالی و… نیز تعیین می‌شود.
فرایند نقل و انتقال. فرایندهای مربوط به جابجایی وجوه مالی میان منابع مختلف سازمان هستند. این فرایندها هیچگونه کاهش یا افزایشی در نقدینگی ایجاد نمی‌کنند و صرفا دلایل و محل‌های جابجا شدن وجوه را مشخص می‌کنند.
فرایند تهیه صورت مغایرت بانکی. شامل فرایندهای تهیه صورت مغایرت بانکی، برداشت مکانیزه، کنترل اقلام دفتر و صورت حساب است.
فرایند تولید سند برای تراکنش‌های بانک. این فرایند برای واریز و برداشت‌های فاقد سند که بانک انجام داده است، سند تولید می‌کند.
فرایند صورت جریان وجه نقد. در این فرایند صورت جریان وجه نقد به روش مستقیم تولید می‌شود.
عدم وجود نرم افزار خزانه داری؛ مشکلات و ریسک‌ها
• به‌دلیل حجم بالای فعالیت‌ها و فرایندهای کاری، نبود چنین نرم افزاری باعث می‌شود کارکنان آن‌ها را به صورت دستی انجام دهند که این خود زمان زیادی می‌طلبد و افراد را خسته کرده و از رضایت شغلی آن‌ها می‌کاهد.
• انجام دستی کارها و استفاده از سیستم‌های کاغذی، همیشه خطراتی به همراه دارد؛ به‌عنوان مثال خطر احتراق، از بین رفتن اسناد کاغذی در طول زمان، خطرات محیطی، جعل اسناد و… . بنابراین استفاده از یک نرم افزار خزانه داری این نگرانی‌ها را از بین خواهد برد.
• پیش بردن فرایندها و فعالیت‌های کاری بدون استفاده از نرم افزار، سخت بوده و کاغذبازی‌های اداری را افزایش می‌دهد. بنابراین به نیروی کاری بیشتری احتیاج خواهد بود و این خود نیاز به هزینه‌های بیشتری دارد.
نتیجه‌گیری
افزایش پیچیدگی و توسعه فعالیت‌های اقتصادی و تجاری و همچنین نیاز به اطلاعات ضروری، دقیق و به‌موقع، نیاز به سیستم‌های مالی را بیش از پیش به وجود آورده است. از طرف دیگر این پیچیدگی‌ها منجر به تغییرات چشم‌گیری در روش و فرایندهای مالی شده‌اند. در این میان کنترل نقدینگی و جریان‌های نقدی شامل دریافت‌ها و پرداخت‌ها اهمیت بسیاری دارند که باید به آن‌ها پرداخته شود.
نرم افزار خزانه داری به کنترل فرایندهای عملیات مالی شرکت کمک می‌کند تا فعالیت‌هایی مانند گردش پول، ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی، ثبت دارایی‌ها و سرمایه‌گذاری‌ها، ثبت درآمدها و هزینه‌ها و… مدیریت شوند. در واقع از راهکارهای مهم و ضروری در کنترل بخش مالی و ارزیابی و نظارت بر دریافت‌ها و پرداخت‌هاست.