خرید برنامه خزانه داری از جمله اقدامات مهمی است که تاثیر به‌سزایی بر چگونگی انجام فعالیت‌های سازمانی، به‌خصوص امور مالی دارد. نرم‌افزار خزانه داری طبق استانداردها، رویه‌ها و اصول خاصی به صدور خودکار اسناد حسابداری مربوط به خزانه داری (نقدینگی) می‌پردازد.
وصول مطالبات در زمان سررسید، تامین نقدینگی موردنیاز، مدیریت و کنترل وجوه نقد، جمع‌آوری اطلاعات مربوط به منابع مالی فعلی و آتی سازمان و… از نیازهایی است که یک نرم‌افزار خزانه داری جامع می‌تواند به آن‌ها پاسخ دهد. این نرم‌افزار فرایندهای مالی کسب‌وکار را به‌صورت اتوماتیک مدیریت می‌کند.
در واقع باید گفت ثبت و کنترل دستی اسناد دریافتنی و پرداختنی در سازمان‌های بزرگ به این دلیل که حجم اطلاعات و اسناد بالاست، بسیار سخت است. این در حالی است که خرید برنامه خزانه داری انجام فرایندهای نقدینگی را به راحتی فراهم می‌آورد.
در خرید نرم‌افزار خزانه داری باید به چه نکاتی توجه کنیم؟
قبل از اقدام به خرید برنامه خزانه داری، باید منافع سازمان و مزیت‌هایی که نرم‌افزار خزانه داری به ارمغان می‌آورد در نظر گرفته شود. بنابراین بهتر است به بررسی مواردی بپردازیم که متاسفانه در اغلب مواقع نادیده گرفته می‌شوند. به این موارد در ادامه اشاره شده است:
تشخیص تناسب نیازهای سازمانی با ویژگی‌های نرم‌افزار خزانه داری
نیازهای سازمان به‌خصوص در سازمان‌هایی که تعداد واحدهای گسترده و زیادی دارند. این نیازها باید شناسایی شده و در تصمیم‌گیری خرید برنامه خزانه داری لحاظ شوند. سرمایه‌گذاری در خرید نرم‌افزار باید به‌صورت هدفمند و با توجه به نیازهای داخلی سازمان باشد. برای شناسایی نیازها باید به موارد زیر پرداخت:
• شناسایی محدوده فعالیت‌های سازمان، ارتباط با سازمان‌های دیگر، میزان ارتباط با مشتریان، متمرکز یا پراکنده بودن سازمان
• میزان اطاعات و دانش کارکنان در استفاده از برنامه‌های رایانه‌ای
• مشخص کردن میزان بودجه در خرید نرم‌افزار خزانه داری
• تعیین دلایل خرید نرم‌افزار (کاهش نیروی کاری، کاهش کاغذبازی، تسریع امور خزانه داری، کاهش هزینه‌ها و…)
• تعیین معیارهای انتخاب فروشنده نرم‌افزار (سوابق کاری شرکت)
• شناسایی ویژگی‌ها و یا فرایندهای منحصربه‌فرد شرکت (وجه تمایز با شرکت‌های دیگر)
” پیشنهاد مرتبط: آنچه باید درباره برنامه خزانه داری بدانید“
امکانات و قابلیت‌های پشتیبانی نرم‌افزار
در خرید برنامه خزانه داری بعد از توافق با شرکت تامین‌کننده نرم‌افزار، بهتر است شرایط را برای انعقاد قرارداد ضمانت و پشتیبانی فراهم کنید. در این قرارداد باید موارد زیر درنظر گرفته شود:
• برگزاری دوره آموزشی نرم‌افزار، استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزار خزانه داری، برطرف کردن ایرادات نرم‌افزار
• تعیین ویژگی‌های موردنیاز تجهیزات سخت‌افزاری
• ارائه ضمانت برای دوره استفاده از نرم‌افزار و تعیین مسئول نصب و راه‌اندازی آن
• تعیین نحوه درخواست خدمات
• تعیین نحوه پاسخگویی به درخواست‌ها
• چگونگی مستند کردن فعالیت‌ها و رویدادهای نرم‌افزار
• تعیین ابزارها، اصول و استانداردهای مورد استفاده
• پیش‌بینی ریسک‌های دوره ضمانت
• تعیین اقدامات فوری در شرایط اضطراری
برخورداری از رابط کاربری ساده، روان و راحت
از مهم‌ترین معیارهایی که در خرید برنامه خزانه داری باید به آن توجه کرد، راحتی استفاده از نرم‌افزار است؛ اینکه بدون هیچ دشواری با آن کار کنید و بدون نیاز به اطلاعات و دانش خاصی بتوانید فعالیت‌های کاری به کمک آن انجام دهید.
نرم‌افزار باید قابلیت توسعه داشته باشد
با گذشت زمان و با گسترش فعالیت‌ها و فرایندهای کاری، مطمئناً به امکانات و قابلیت‌های نرم‌افزاری بیشتری نیاز خواهید داشت. در هنگام خرید باید به این نکته توجه داشته باشید؛ هرچند برنامه فعلی توانایی پاسخ به نیازهای فعلی سازمان را داشته باشد.
متناسب بودن نرم‌افزار خزانه داری با تجهیزات سخت‌افزاری
هر برنامه نرم‌افزاری امکانات سخت‌افزاری متناسب با آن را می‌طلبد و ضروری است تا میان امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزار خزانه داری هماهنگی وجود داشته باشد؛ این موضوع از به وجود آمدن بسیاری از ایرادات آتی مانند نصب مجدد برنامه جلوگیری خواهد کرد.
” پیشنهاد مرتبط: آشنایی با پکیج نرم افزار حسابداری فروشگاهی“
نبود هزینه‌های اضافی
در خرید برنامه خزانه داری باید مراقب بود تا قرارداد به‌گونه‌ای منعقد شود که نیاز به هزینه‌های جانبی برای نرم‌افزار خزانه داری به کمترین میزان ممکن برسد. البته منظور هزینه‌های پشتیبانی دوره‌ای نیست، بلکه هزینه‌های نامتعارفی است که شرکت‌ها برای امور ضروری بعد از نصب نرم‌افزار دریافت می‌کنند مانند هزینه نصب افزونه‌های مورد نیاز، هزینه نصب و…. همچنین باید از خرید امکانات اضافی که مطمئن هستیم هیچ‌وقت مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، پرهیز کنیم.
درنظر گرفتن صرفه‌جویی‌های مالی
در زمان خرید نرم‌افزار خزانه داری باید تلاش شود تا به میزان قابل‌توجهی از هزینه‌ها کاسته شود. بنابراین بهتر است تا اطلاعات دقیقی درباره تعداد سیستم‌های موردنیاز برای نصب نرم‌افزار، تعداد کاربران، قابلیت‌های مورد نیاز و… داشته باشیم تا از هزینه‌های اضافی جلوگیری شود.
یکپارچگی با سیستم‌های دیگر
برنامه خزانه داری باید با سیستم‌های دیگر سازمان یکپارچگی داشته باشد تا برای انتقال داده‌ها از یک برنامه به برنامه‌های دیگر مشکلی وجود نداشته باشد. عدم یکپارچگی سیستم‌ها منجر به هزینه‌های زیادی مانند از بین رفتن داده‌ها می‌شود.
یکپارچگی پایگاه داده
در خرید برنامه خزانه داری باید به پایگاه داده آن نیز توجه شود. نرم‌افزار باید از یک پایگاه داده یکپارچه بهره‌مند باشد، زیرا استفاده از پایگاه داده‌های مجزا احتمال از بین رفتن داده‌ها را افزایش می‌دهد و نیازی به ورود داده‌های تکراری نیست.
بررسی امکانات کاربردی نرم‌افزار
قبل از اقدام به خرید امکانات اولیه و اصلی نرم‌افزار را بررسی نمایید. برخی از این امکانات شامل موارد زیر است:
•مدیریت و کنترل حساب‌های بانکی
•کنترل فرایندهای تنخواه گردان
•مدیریت و گزارش‌دهی چک‌ها
•مدیریت و کنترل حواله بانکی
•گزارش‌های اسناد دریافتی و پرداختی
•گزارش‌دهی فعالیت‌های بانکی
•صدور و ثبت اسناد حسابداری
•ثبت اسناد وصول و برگشت چک
•ثبت فرایندهای صندوقداری
•ثبت و کنترل فرایندهای نقدینگی
•ثبت و کنترل دریافت صورت‌حساب‌های بانکی
•کنترل و ثبت مغایرت‌های بانکی
•کنترل و مدیریت تضامن راس‌گیری
” پیشنهاد مرتبط: آشنایی با پکیج نرم افزار حسابداری فروشگاهی“
استفاده از نرم‌افزار خزانه داری چه مزایایی دارد؟
• نرم‌افزار خزانه داری ابزار مناسبی برای خودکار کردن رویدادهای روزانه خزانه داری است. این موضوع باعث کاهش دخالت انسان در فرایندهای مالی می‌شود. برای بسیاری از مدیران این موضوع به‌دلیل اهمیت زیاد، تنها دلیل خرید برنامه خزانه‌داری است.
• این اطمینان را به‌وجود می‌آورد که فرآیندهای خزانه داری مطابق با ضرورت‌های مدیریتی است.
• به‌دلیل ایجاد نوعی اتوماسیون از معاملات استاندارد خزانه داری، به سهولت و سرعت حسابرسی کمک می‌کند.
• به کمک این نرم‌افزار توسعه و پیاده‌سازی سیاست‌های امنیتی راحت‌تر است؛ بنابراین کاربران غیرمجاز امکان ورود به سیستم را نداشته و ریسک‌های تقلب پایین می‌آید. این موضوع از دلایل مهم خرید برنامه خزانه داری است.
• گزارش‌دهی دقیق معاملات و رویدادهای مالی برای استفاده مدیریت ارشد شرکت
• دسترسی لحظه‌ای به داده‌ها برای بررسی و اطلاع به‌موقع از وضعیت مالی سازمان و شرایط بازارهای مالی برای استفاده در تصمیم‌گیری‌های آگاهانه
• نرم‌افزار خزانه‌داری امکان یکپارجه شدن با نرم‌افزارها و سیستم‌های دیگر را نیز دارد؛ مانند برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و سیستم‌های گزارش‌گیری الکترونیکی (EBR)
• برخورداری از امکان مشاهده نقدینگی که شرایط را برای تصمیم‌گیری‌های مهم فراهم می‌کند. علاوه بر این باید به پیش‌بینی نقدینگی نیز پرداخته شود تا خزانه‌دار از سرمایه‌گذاری‌ها ارزش‌افزوده بیشتری به دست آورد و برای پرداخت بدهی‌ها اطمینان خاطر بالاتری داشته باشد.
• انجام پرداخت‌های نقدی، چک‌ها و همچنین واریزها براساس درخواست‌های صادر شده از مهم‌ترین کاربردهای نرم‌افزار خزانه داری است.
نتیجه‌گیری
خرید برنامه خزانه داری مزایای چشم‌گیر و مهمی برای سازمان به ارمغان می‌آورد و ابزاری برای ثبت و صدور اسناد حساب‌های دریافتی و پرداختی جریان‌های نقدی است. این نرم‌افزار شرایط را برای مسئولان و مدیران ارشد سازمانی فراهم می‌کند تا با کمک اطلاعات لحظه‌ای از جریان‌های دریافتنی و پرداختنی مالی، از میزان نقدینگی سازمان آگاه شده و با تجزیه‌وتحلیل داده‌های مالی نسبت به برنامه‌های آینده، تصمیم‌های درست و به‌موقعی اتخاذ کنند. بی‌توجهی به جریان‌های وجوه نقدی احتمال شکست یک کسب‌وکار را افزایش می‌دهد. بنابراین می‌توان به کمک نرم‌افزار خزانه داری فعالیت‌های موردنیاز برای ثبت دریافت‌ها و پرداخت‌ها را انجام داد و پس از ثبت، سند حسابداری آن را صادر کرد. بنابراین در سازمان‌های بزرگ خرید برنامه خزانه داری را باید نوعی ضرورت دانست.