حسابداری برای مشاغل تولیدی پیچیده است؛ زیرا در تعیین ارزش موجودی کالا و هزینه کالاهای فروخته شده برای تعیین مناسب‌ترین ارزش اقلام به پایان رسیده، کار زیادی دارد. نرم‌افزار یا صفحه گسترده حسابداری عمومی توانایی پاسخگویی به چنین نیازهای پیچیده‌ای را ندارند؛ بنابراین، تولیدکنندگان برای کمک به تصمیم‌گیری صحیح تجاری به خرید برنامه صنعتی نیاز دارند.
چرا مشاغل تولیدی به سیستم حسابداری نیاز دارند؟
این پاسخ کوتاه است: برای بهبود کارایی. تصور کنید که کارمندان حسابداری مجبورند به‌صورت دستی معاملات را از یک صفحه گسترده به صفحه دیگر کپی کنند. ناگفته نماند، چندین پرونده صفحه گسترده قبل از تأیید باید به عقب و جلو ارسال شوند که می‌تواند منجر به اطلاعات غلط، تاریخ‌گذاری و داده‌های ثبت شده شود.
بدون اطلاعات دقیق، با کیفیت و به‌موقع، تولیدکنندگان نمی‌توانند دید کاملی در مورد سلامت مالی تجارت داشته باشند. این جایی است که خرید برنامه صنعتی وارد می‌شود تا کارهای مختلف خسته‌کننده و تکراری حسابداری را به طور خودکار انجام دهد، در نتیجه کارایی و بهره‌وری کارکنان حسابداری افزایش می‌یابد.
علاوه بر سازماندهی امور مالی، نرم‌افزار صنعتی همچنین به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با تغییر قوانین مالیاتی مطابقت داشته باشند. علاوه بر این، امروزه راه‌حل‌های حسابداری مدرن، بسیار ایمن و بسیار کاربرپسند هستند. مشاغل تولیدی می‌توانند بلافاصله پس از استقرار، سریعاً به استفاده از این نرم‌افزار بپردازند.
ویژگی‌های لازم برای یک نرم‌افزار صنعتی
تولیدکنندگان غالباً در یک راه‌حل همه سرمایه‌گذاری می‌کنند که نه‌تنها شامل یک ماژول برای امور مالی بلکه واحدهای برنامه‌ریزی، تولید، مدیریت و غیره نیز است. این مجموعه از ماژول‌ها به‌عنوان سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) شناخته می‌شوند.
اگر شرکت شما تصمیم به خرید برنامه صنعتی دارد، مطمئن شوید که یکی را انتخاب کرده‌اید که دارای قابلیت ادغام مناسب با دیگر سیستم‌هایی باشد که کارخانه شما در حال حاضر در آن قرار دارد. ادغام یکپارچه به داده‌ها اجازه می‌دهد تا از کمربندهای تولیدی یا قفسه‌های کالا به دفتر کار بروند.
در نتیجه، شما همیشه داده‌های دقیق و واقعی را در دست خود دارید. در مورد نرم‌افزار صنعتی گزینه‌های زیادی برای انتخاب شما وجود دارد. اکنون شرکت‌ها انعطاف‌پذیری دارند تا برنامه‌های سازمانی خود را مستقلاً در فضای ابری مستقر کنند یا گزینه‌ای ترکیبی را انتخاب کنند.
دفترکل، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی از ویژگی‌های اصلی استاندارد هستند که در همه سیستم‌های حسابداری وجود دارند. برخی از راه‌حل‌ها همچنین شامل مدیریت پروژه، ردیابی زمان و ابزار حقوق و دستمزد برای حساب‌های سطح بالاتر یا ارائه به‌عنوان افزونه بر اساس نیازهای خاص کسب‌وکار هستند. در ادامه چندین ویژگی اساسی وجود دارند که تولیدکنندگان هنگام جستجوی نرم‌افزار صنعتی برای تجارت خود باید در نظر بگیرند.
” پیشنهاد مرتبط: آشنایی با پکیج نرم افزار حسابداری صنعتی و تولیدی“
مدیریت موجودی کالا
ذخیره مقدار زیاد موجودی بلااستفاده می‌تواند هزینه‌ها را افزایش دهد. در خرید برنامه صنعتی، ماژول مدیریت موجودی کالا به تولیدکنندگان این امکان را می‌دهد تا استراتژی‌های موجودی خود را بهینه کنند، با رسیدن سهام به سطوح مشخصی به کاربران هشدار می‌دهد تا بتوانند دوباره پر شوند. تولیدکنندگان قادر خواهند بود مقدار بهینه مواد اولیه، کالاهای آماده شده و کالاهای نهایی را حفظ کنند.
این ماژول علاوه بر دانستن اینکه چه منابعی در انبار دارد، به کاربران امکان می‌دهد موجودی و هر چرخه عمر محصول را ردیابی کنند، اهداف و سطوح را برای جلوگیری از خرید بیش از حد مواد خریداری کنند و مکان‌ها و تصاویر سهام را برای شناسایی آسان در اختیار شما قرار دهند.
بسیاری از راه‌حل‌های حسابداری ادغام با ابزار مدیریت Bill of Materials را برای اتوماتیک کردن فرایند به‌روزرسانی پروفایل‌هایی با مؤلفه‌های جداگانه ارائه می‌دهند که این امر دقت و سازگاری تولید را بیشتر افزایش می‌دهد، بنابراین محصول نهایی دقیقاً ارزیابی می‌شود.
مدیریت سفارش
ماژول مدیریت سفارش به شما امکان پردازش و ردیابی سفارش‌ها، وضعیت پرداخت و فاکتورها را با استفاده از یک سیستم متمرکز می‌دهد. ادغام مدیریت سفارش در سیستم حسابداری، نیازی به ورود مجدد داده‌ها را برطرف می‌کند. از پردازش سفارش‌ها گرفته تا فاکتور، پرداخت و ارسال معاملات، همه به طور خودکار اتفاق می‌افتند و بلافاصله در حساب‌های دریافتنی و پرداختنی و دفتر کل منعکس می‌شوند.
اتوماسیون یک فرایند استاندارد را از یک پلتفرم واحد ایجاد می‌کند و تولیدکنندگان را آزاد می‌کند تا روی سایر وظایف مهم خود تمرکز کنند. تولیدکنندگان همچنین می‌توانند با خرید برنامه صنعتی دید بهتری نسبت به کل اکوسیستم‌های تحقق‌یافته به دست آورند، به‌سرعت خطاها یا نارضایتی مشتری را به دلیل فاکتورهای نادرست یا خطاهای حمل‌ونقل شناسایی کنند.
مدیریت دارایی
تولیدکنندگان همچنین باید خرید برنامه صنعتی را در نظر بگیرند که به‌خوبی با سیستم مدیریت دارایی ادغام شود یا ماژولی به طور خاص برای مدیریت دارایی ساخته شده باشد. با نزدیک نگه‌داشتن زبانه‌های مربوط به تمام چرخه‌های عمر دارایی، تولیدکنندگان قادر خواهند بود خریدهای بیهوده را شناسایی کرده و سرمایه‌گذاری بیشتری را بر روی تجهیزات واقعاً مفید برای کارگران انجام دهند.
این ماژول به‌ویژه در کمک به کارکنان حسابداری برای محاسبه دقیق استهلاک مفید است. علاوه بر این، یک ماژول مناسب مدیریت دارایی یا یکپارچه‌سازی می‌تواند به مدیریت کمک کند تا:
• بازده دارایی را به حداکثر برساند
• زمان کار را افزایش دهد و قابلیت پیش‌بینی را بهبود ببخشد
• هزینه کل مالکیت را کاهش دهد
• تحلیل و گزارش‌گیری مناسب داشته باشد
” پیشنهاد مرتبط: آشنایی با برنامه صنعتی“
تجزیه‌وتحلیل
یک ابزار تجزیه‌وتحلیل به کاربران کمک می‌کند تا تجزیه‌وتحلیل کنند که پول کجا رفته است، چگونه تغییرات قیمت بر هزینه و سود محصول تأثیر می‌گذارد و همچنین گلوگاه‌های فرایند تولید را شناسایی می‌کند و دلایل تفاوت میزان بودجه و واقعی را تجزیه‌وتحلیل می‌کند.
یک ابزار گزارشگری قوی می‌تواند به‌صورت خودکار گزارش‌های موردنیاز را تولید کند، روندها را برجسته کند، آن‌ها را آسان و قابل‌درک کند تا مدیران بتوانند سریع‌تر تصمیمات آگاهانه بگیرند. خرید برنامه صنعتی همچنین باید کاربران را قادر سازد تا گزارش‌های خود را با سهولت همراه با عملکردی برای به‌خاطر سپردن آخرین ویرایش‌های گزارش، ایجاد و سفارشی کنند تا کاربران بتوانند به‌راحتی از موارد استفاده بعدی استفاده کنند.
بسیاری از راه‌حل‌های حسابداری دارای قابلیت‌های هوش تجاری (BI) داخلی هستند که به کاربران کمک می‌کنند تا توانایی تجزیه‌وتحلیل خود را بیشتر کنند. BI ابزاری قدرتمند است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا با تجهیز به اطلاعات به‌صورت بلادرنگ، کارایی را به شدت افزایش دهند، در غیر این صورت استخراج به‌موقع در استفاده از صفحات گسترده طبیعی غیرممکن است.
از نرم‌افزار صنعتی مبتنی بر ابر غافل نشوید
برای مشاغل کوچک و متوسط بهتر است از راه‌حل‌های حسابداری مبتنی بر ابر استفاده کنید؛ زیرا سرمایه‌گذاری سخت‌افزاری موردنیاز نیست. خرید برنامه صنعتی ابری نه‌تنها ایمن‌تر است، بلکه با اجازه دادن به شما می‌تواند به شما و تجارت شما کمک کند:
• در زمان واقعی با دپارتمان حسابداری خود همکاری کنید. شما می‌توانید هم‌زمان با کارمندان خود به معاملات مالی دسترسی پیدا کنید، آن‌ها را بررسی کنید، تأیید کنید، سریع‌تر تصمیمات استراتژیک بگیرید و سیلوهای اطلاعات را از بین ببرید.
• بدون ایجاد اختلالی در زنجیره تجارت خود، سیستم‌های خود را به طور خودکار به‌روز کنید؛ بنابراین، شما نباید نگران خرابی باشید. به‌روزرسانی‌ها به‌صورت دوره‌ای، در پشت‌صحنه و در مدت‌زمان بسیار کمتری از آنچه تصور می‌کنید اتفاق می‌افتد.
• داده‌های خود را به دور از سرقت اینترنتی و همچنین بلایای طبیعی ذخیره و ایمن کنید. اگرچه هیچ تضمینی وجود ندارد که داده‌ها کاملاً بدون آسیب باشند، اما با وجود راه‌حل‌های حسابداری مبتنی بر ابر در مقایسه با پیش‌فرض، خطر نقض یا ازبین‌رفتن داده‌ها بسیار کمتر است.
سخن پایانی
خرید برنامه صنعتی به‌صورت عادی یا در فضای ابری قابل‌استفاده است و مملو از قابلیت‌هایی با هدف افزایش بهره‌وری شماست. با استفاده از آن، می‌توانید از طریق پلتفرم همکاری اجتماعی داخلی آن، ارتباط برقرار کرده و کارها را به‌روز کنید، گردش کار را به‌صورت خودکار انجام دهید؛ بنابراین یک انتخاب بسیار مهم در کسب‌وکار تولیدی و صنعتی شما است.