موفقیت مالی هر کشور، سازمان، شرکت یا حتی خانواده و فرد در گرو مدیریت درست وجوه نقدی و ثروتی است. برنامه خزانه داری به بررسی و تنظیم درست دریافتی‌ها و پرداختی‌ها، عملیات بانکی، تنخواه، اوراق بهادار، سفته و وام‌ها و مسئولیت‌های مالی بلندمدت و کوتاه‌مدت رسیدگی می‌کند. همچنین این برنامه به تحلیل دوره‌ای وضعیت مالی پرداخته و نسبت به ارائه گزارش‌های تخصصی اقدام می‌کنند.
خزانه و خزانه داری
در تعریف خزانه نگهداری و ثبت کلیه دارایی‌های فردی، گروهی، دولتی یا هر نوع بنگاه اقتصادی در برنامه خزانه داری را می‌توان نام برد. در واقع عملیات خزانه داری بر عهده مدیر و کارمندان واحد خزانه داری بوده و به ثبت، سازمان‌دهی و کنترل تمامی اسناد مالی همچون چک و برات و سفته و برگه‌های تضمین مالی و دارایی‌های نقدی منقول و غیرمنقول می‌پردازد. این فرایند در پی دریافت و پرداخت‌های مالی که به‌صورت مستمر و روتین سیستمی و در حوزه برنامه خزانه داری انجام می‌گیرد، شناخته می‌شود. خزانه داری دارای سه وجه گوناگون است.
1- خزانه داری فردی یا شخصی که به نگهداری دارایی‌های مالی یا کالایی پرارزش اطلاق می‌شود.
2- خزانه داری سازمانی یا شرکتی که به حفظ دارایی‌ها و سرمایه‌های نقدی و غیرنقدی، بررسی و ثبت کلیه اوراق، پیگیری تراکنش‌های مالی، پرداخت و دریافت وام‌ها و در کل هرگونه فعالیت مالی ثبت‌شده در این برنامه شناخته می‌شود.
3- خزانه داری دولتی یا کلان کشوری که درآمدها و هزینه‌های انجام‌شده در سطحی بزرگ را بررسی کرده و مسلماً برای این هدف به سیستم‌های هوشمند و برنامه خزانه داری مفصلی نیازمند است. با استفاده از این فرایند سیستماتیک، به بررسی دارایی‌های دولتی پرداخته و گزارش‌های مفصل و دقیقی به مدیران و سایر افراد دارای مسئولیت ارائه می‌دهد. هر دولتی دارای وزارتخانه اقتصاد و دارایی است که زیر نظر خزانه داری کل کشور به شمار می‌آید و مسئول چنین مواردی است.
تاریخچه خزانه داری
ایران از گذشته و از زمان هخامنشیان دارای سیستم و برنامه خزانه داری مستقل و تعریف‌شده‌ای بود که کلیه مراودات مالی و دخل‌وخرج کشوری در آن ثبت و پیگیری می‌گردید. خزانه داری در آن زمان، به‌صورت دریافت مالیات به گونه‌های گوناگون انجام می‌گرفت. از جمله دریافت مالیات بابت دارایی‌هایی نظیر زمین یا مالیات براساس سرانه و سرشماری‌های سالیانه افراد. بعدها و در زمان انقلاب مشروطه، خزانه داری کار و ساز بهتری پیداکرده و نه فقط به نفع حکام که جهت رسیدگی به حال و روز کشور و مردم نیز در نظر گرفته شد.
حسابداری خزانه داری
برنامه خزانه داری شامل زیرمجموعه‌ای به نام حسابداری مالی است که در جهت ارائه روش‌های بررسی مالی و کاربردهای آن نقش دارد. خزانه داری که به حفظ، نگهداری، بررسی و سازمان‌دهی انواع وجوه نقدی و غیر نقدی می‌پردازد، در سطح کلان نیازمند راهکاری است که به مدیریت، تعریف، تدوین و توسعه انواع کاربردهای مالی پرداخته و با جداول حسابداری مطروحه، به کنترل، افزایش کارایی و پرهیز از خطاهای مالی بپردازد. در اصل برنامه خزانه داری در قالب حسابداری خزانه داری، با ارائه گزارش‌های کاربردی از آمارها و قوانین مالی در سطحی کلان، به بررسی خزانه می‌پردازد و اطلاعات موردنظر مدیران سازمانی یا کشوری را، جهت تصمیم‌گیری‌های مالی نمایش می‌دهد. در سطوح پایین‌تر نیز برنامه خزانه داری در قالب واحد حسابداری نامیده می‌شود که به مدیریت، بررسی اسناد مالی، ثبت و ذخیره اطلاعات و ارائه گزارش‌های دوره‌ای پرداخته و کلیه رویدادهای عملیاتی و مؤثر در آینده مالی شرکت را دنبال می‌کند. بدین ترتیب حسابداری خزانه داری بخش مهمی از ساختار هر بنگاه اقتصادی چه خرد و چه کلان است که چشم‌انداز موفقیت‌های آن را به‌طوری علمی و حقیقی نشان داده و راهکاری برای جلوگیری از ورشکستگی‌های احتمالی ارائه می‌دهد. در برنامه خزانه داری برای کلیه عملیات مالی و وجوه نقدی و غیر نقدی، اسناد حسابداری رسمی و قانونی ثبت می‌شود. با این تعریف حسابداری خزانه‌داری خود به دو قسمت حسابداری اموال نقدی و حسابداری اموال غیرنقدی تفکیک می‌گردد. همچنین با وجود همین اسناد، امکان پیگیری‌های مالیاتی نیز برقرار می‌شود. پیگیری کلیه عملیات مالی، بر عهده مدیر خزانه‌داری بوده و می‌بایست به بررسی اسناد ثبت‌شده در برنامه خزانه‌داری بپردازد.
“پیشنهاد مرتبط: خدمات با کیفیت مشاوره و طراحی سیستم های مالیاتی“
نرم‌افزار حسابداری خزانه داری
از منظر ثبت و پیگیری اسناد مالی، هر بنگاه اقتصادی کلان یا خردی ملزم به رعایت قوانین مربوطه است. به همین جهت کلیه مدیران و سردمداران کشوری، سازمانی و شرکتی در مورد مباحث صورت‌های مالی، اسناد نقدینگی، اموال غیرنقدی ثبت‌شده، جریان نقدینگی ورودی و خروجی از خزانه داری و کلیه مواردی از این دست حساس بوده و نیازمند مطالعه، بررسی و تصمیم‌گیری‌های دقیق براساس گزارش‌های مطروحه و حقیقی از شرایط موجود هستند. بر همین اساس وجود برنامه خزانه داری به‌صورت نرم‌افزارهایی که بتواند به ثبت کلیه اطلاعات مالی پرداخته و اطلاعات مبسوطی از این تراکنش‌ها دریافت کند، لازم و ضروری است. در شرایط امروزی دیگر روش‌های کهنه و نخ‌نمای قبلی جوابگو نبوده و به جهت اتصال اینترنت و ایجاد دهکده جهانی، مسائل مالی نیز از این پدیده تأثیر پذیرفته و برای دوام در این حیطه، ملزم به رعایت قوانین آن است.
برنامه خزانه داری
سیستم‌های نرم‌افزاری در مجموعه مالی و حسابداری، به صورتی کاملاً هوشمند به مدیریت اسناد دریافتی و پرداختی مبادرت نموده و کلیه فرایندهای ثبت و درج وجوه مالی نقدی و غیر نقدی را کنترل می‌نماید. با استفاده از برنامه خزانه داری می‌توان کلیه عملیات مالی را به صورتی تمام‌اتوماتیک انجام داده و به بررسی گزارش‌های دریافتی‌ها و پرداختی‌ها از طریق سیستم‌های هوشمند اطمینان نمود. همچنین این سیستم‌ها دارای قابلیت‌های متنوع در پاسخ‌گویی‌های فنی و مالی بوده و کلیه مراودات مالی تخصصی را پیگیری می‌نمایند. یکی دیگر از نکات بسیار مهم و موردتوجه در برنامه خزانه داری به‌صورت سیستمی، امکان مشاهده و اشراف به اطلاعات براساس سطوح تعریف‌شده سازمانی و امنیتی است. بدین ترتیب کلیه اطلاعات محرمانه و غیر محرمانه مالی در اختیار عموم قرار نگرفته و برحسب مسئولیت و قدرت تصمیم‌گیری در هر سازمان، شرکت یا حتی دولت تفکیک بندی می‌شود.
“پیشنهاد مرتبط: برنامه انبارداری ، ارزش‌افزوده سازمانی“
کاربرد برنامه خزانه‌داری
نوشتن چنین نرم‌افزارهای خزانه‌داری در جهت ارائه امکاناتی هوشمند است تا از این طریق به محاسبه و بررسی کلیه اطلاعات مالی و محاسباتی سازمانی پرداخته و اسناد مالی قابل ثبت، پیگیری، ارائه و بررسی باشد. با دارا بودن چنین سیستم‌های هوشمند مالی‌ای، امکان رفع مشکلات آسان‌تر شده و بنگاه اقتصادی موردنظر به آینده مالی خود امیدوارتر می‌گردد. همچنین پیشرفت‌های مالی آن در عرصه بین‌المللی، کشوری، تجاری مطرح گردیده و برای آن بنگاه اعتبارآفرین است. همین اثبات توانایی‌های مالی، موجبات مراودات تجاری بیشتری را ایجاد کرده و سازمان را در مسیر رشد و شکوفایی قرار می‌دهد.
امکانات نرم‌افزار برنامه خزانه داری
یک برنامه خزانه داری مفید با اتکا به ثبت اطلاعات صحیح و کامل، کمک‌کننده بوده و شریان حیاتی مالی سازمان را تشکیل می‌دهد. به همین دلیل امکانات این برنامه برای کلیه افراد در این حیطه قابل‌توجه است. در این نوع سیستم‌ها امکانات زیر قابل‌ارائه، کنترل و بررسی است:
• امکان درج کلیه اطلاعات مربوط به صندوق‌ها، بانک‌ها، شعب مربوطه، شماره‌های کارت، حساب‌های بانکی و غیره موجود است.
• وضعیت کلیه اسناد دریافتی و پرداختی به سازمان کنترل می‌گردد.
• کلیه عملیات پرداخت به‌صورت نقدی یا کارت‌خوان، چک، سفته، اوراق بهادار ثبت می‌گردد.
• ارائه گزارش‌های مالی به سطوح مدیریتی انجام می‌گیرد.
• جستجوی پیشرفته فیش‌های صندوق با انجام انواع فیلترهای متنوع تاریخ، شماره ثبت، کد بانکی و سایر اطلاعات وجود دارد.
• امکان صدور و پیگیری کلیه اسناد حسابداری هنگام صدور فیش دریافت و پرداخت وجود دارد.
• امکان ثبت کردن فیش در چند حساب مختلف وجود دارد.
• امکان اتصال اطلاعات اضافی به مدارک موردنیاز برای هر فیش وجود دارد.
• نگهداری و بررسی مجدد تاریخچه کامل اسناد و چک‌های دریافتی و پرداختی وجود دارد.
• مدیریت اقساط دریافتی، پرداختی و کنترل سررسید آن‌ها به‌صورت کاملاً اتوماتیک انجام می‌گیرد.