مقدمه
زمانی که قرار است نرم افزار حسابداری خریداری شود باید قبل از خرید به یک سری از مسائل توجه گردد. اگر با مقالات قبلی ما همراه بودید تا به اینجا میدانید که توجه به عواملی مثل نوع کسب و کار و بودجه ای که دارید در هنگام خرید نرم افزار تا چه اندازه میتواند در انتخاب درست در هنگام خرید مهم باشد. موضوع بعدی که میخواهیم در مورد آن صحبت کنیم مربوط به آینده نگری در نرم افزار خریداری شده است. شاید بپرسید آینده نگری در نرم افزار یعنی چه؟ در جواب بهتر است اینگونه بگوییم که شما باید بدانید نرم افزاری که خریداری میکنید برای کارتان تا چه حد میتواند مورد استفاده قرار گیرد. اگر بخواهیم با مثال توضیح دهیم اینگونه میشود که شما نرم افزار خریداری میکنید و بعد از یک مدت متوجه میشوید بسیاری از قسمت های نرم افزار بدون استفاده باقی میماند. در این حالت شما در هنگام خرید آن به بخشی که برای شما بود و نبود آن تاثیری ندارد پول اضافی داده اید. برعکس این نیز ممکن است اتفاق بیفتد. شما نرم افزار میخرید و بعد از یک مدت به بخش های بیشتری در آن نیاز دارید، اگر نرم افزار برای مثال قابلیت ارتقا و یکپارچه شدن با نرم افزارهای دیگر را نداشته باشد عملا برای شما ناکارآمد خواهد بود. به همین دلیل یکی از موارد مورد توجه در هنگام خرید توجه به عواملی است که شما را گرفتار این مشکلات نکنند.
نرم افزار حسابداری و کسب و کار
نرم افزار حسابداری همانطور که از نام آن پیداست برای این است که امور حسابداری را با آن بتوان انجام داد. اما این بدان معنی نیست که فقط مختص همین بخش کسب و کار است بلکه آن میتواند به سایر بخش ها نیز در انجام امور به صورت هرچه سریعتر کمک کند. یکی از چیزهایی که باید در هنگام خرید به آن توجه کنید این است که نرم افزار بتواند به نرم افزار باقی بخش ها نیز متصل شود. به این قابلیت یکپارچگی میگویند. وقتی که بخش حسابداری شما به بخش انبارداری متصل شود برای مثال اگر کسب و کار شما به این صورت باشد زمانی که کالا از انبار خارج میشود نیاز به صدور فاکتور داشته باشید این کار برای شما به راحتی انجام میشود و همان لحظه میتوانید فاکتور را آماده داشته باشید چون بخش حسابداری و انبارداری به هم متصل هستند. این یکپارچه بودن به شما این امکان را میدهد که نرم افزار حسابداری بر تمام بخش های کار شما تاثیر گذار باشد. با این اوصاف یکپارچه بودن نرم افزارها یک امتیاز مثبت به حساب می آید که در هنگام خرید حتما به آن توجه کنید.
” پیشنهاد مرتبط : آشنایی با پکیج نرم افزار حسابداری بازرگانی و شرکتی“
اهمیت یکپارچه بودن نرم افزار حسابداری در هنگام خرید
به صورت کامل تر میخواهیم به اهمیت یکپارچه بودن نرم افزار بپردازیم. با ذکر مثال چنین میگوییم که یک فردی را تصور کنید که بدون ارتباط با دیگران تنها کار میکند. در مقابل گروهی از افراد را در نظر بگیرید که با هم تبادل اطلاعات میکنند و کارها را پیش میبرند. در حالت دوم بازدهی کار بیشتر خواهد بود. به اصطلاح نرم افزاری که نتواند با سایر نرم افزارها ارتباط برقرار کند را نرم افزار جزیره ای میگویند. این نرم افزارها تنها یک بخش از کار شما را پوشش میدهند و با سایر بخش ها هیچگونه ارتباطی برقرار نمیکنند. در صورتی که نرم افزارهای یکپارچه میتوانند سرعت عمل انتقال اطلاعات بین بخش های مختلف را بسیار بالا ببرند و این باعث موفقیت شما در کسب و کارتان میگردد. این را گفتیم تا بدانید چون فقط مختص حسابداری است چنین فکر نکنید که پس اگر با سایر بخش ها نتواند ارتباط برقرار کند چندان مهم نیست. در صورتی که این ویژگی یکپارچه بودن و ارتباط داشتن با سایر بخش ها بسیار مهم است.
نرم افزار حسابداری کاکتوس
در همین راستا باید بگوییم نرم افزار حسابداری که توسط شرکت کاکتوس طراحی شده است به صورت یکپارچه عمل میکند. یعنی آن میتواند به صورت همزمان اطلاعات را از بین بخش های انبارداری، خزانه داری و خرید و فروش رد و بدل کند و در نهایت در اختیار ما قرار دهد. این حالت میتواند روی کیفیت کار شما اثرگذار باشد به همین دلیل ما نرم افزارهای خود را به صورت یکپارچه برنامه نویسی و طراحی کردیم. علاوه بر این نرم افزار همانطور که قبلا به آن اشاره کردیم در سطوح مختلف بر اساس سه مدل ساده، جامع و عمومی عرضه شده است که از لحاظ قیمت با بودجه های مختلف بر اساس نیاز خود میتوانید آنها را خریداری کنید. از طرفی قبل از اینکه اقدام به خرید کنید میتوانید نسخه تستی نرم افزار را نیز از سایت دریافت کنید. این نسخه کاملا شبیه نسخه اصلی است و این امکان را به شما میدهد که با آنچه قرار است خریداری کنید به صورت کامل آشنا شوید. این باعث میشود که بهتر بدانید آیا آن نرم افزار میتواند بخش های مختلف کسب و کار شما را به درستی تحت پوشش قرار دهد. کاکتوس این شرایط را در نظر گرفته است تا شما یک خرید بهتر را در کنار عواملی که به آن اشاره کردیم، داشه باشید.
توجه به ارتقا کسب و کار در هنگام خرید نرم افزار حسابداری
گاهی اوقات هم پیش می آید که شما در هنگام خرید درست نیازهای خود را برآورد میکنید و نرم افزار را به درستی انتخاب میکنید اما عوامل دیگری در پیش آمدن مشکلاتی که در بخش مقدمه به آن اشاره کردیم دخالت میکنند. به این صورت که شما در هنگام خرید با توجه به موقعیت کاری خود نرم افزار را انتخاب میکنید اما با گذشت زمان کسب و کار شما توسعه پیدا میکند. برای مثال شما یک فروشگاه کوچک لباس دارید که برای آن فقط نیاز به نرم افزار خرید و فروش است و اجناس شما آنقدر زیاد نیست که نیاز به انبار داشته باشید. به مرور زمان کار شما پیشرفت میکند و مشتری های شما زیاد میشوند و نیاز به انبار پیدا میکنید. خب شما در زمان خرید انبار نداشتید و نیاز به نرم افزار انبارداری را حس نمیکردید. پس طبیعی است اکنون نرم افزار شما مجهز به نرم افزار انبارداری نباشد. تا به این اندازه آینده نگری شاید در ابتدا سخت به نظر برسد اما اگر در حال حاضر قصد خرید نرم افزار را دارید و چنین آینده ای برای کار خود در ذهن دارید سعی کنید به این نکته که نرم افزار قابلیت اتصال به نرم افزارهای دیگر را داشته باشد را مد نظر قرار دهید. اگر هم قبلا چنین نرم افزاری خریداری کردید و اکنون نیاز به نرم افزار دیگر برای گسترش کار خود پیدا کردید ناچار هستید نرم افزار دیگری خریداری کنید که به صورت جزیره ای نباشد و یکپارچه عمل کند.
” پیشنهاد مرتبط : آشنایی با پکیج نرم افزار حسابداری صنعتی و تولیدی“
تعداد کاربری در نرم افزار حسابداری
توجه به موضوع کاربری در هنگام خرید نرم افزار حسابداری بسیار مهم است. تعداد کاربری یعنی تعداد افرادی که میتوانند به صورت همزمان به نرم افزار متصل شوند و از آن استفاده کنند. این مورد هم دو حالت دارد. اگر به تازگی قصد خرید نرم افزار دارید و میخواهید بین تک کاربره و چند کاربره بودن آن انتخاب کنید حتما به این موضوع توجه داشته باشید که در آینده قرار است کارمندان بیشتری داشته باشید یا خیر. اگر قصد گسترش دارید بهتر است همان ابتدا نرم افزاری که چند کاربر میتواند به صورت همزمان از آن استفاده کند را انتخاب کنید. اگر هم از قبل تک کاربره خریدید ناچار هستید که نرم افزار دیگری در صورت افزایش تعداد کارمندان خریداری کنید. تمام اینها آینده نگری است که به شما کمک خواهد کرد درست ترین انتخاب را داشته باشید. در شرکت کاکتوس همانطور که میدانید این نرم افزار به سه صورت که مدل ساده آن تک کاربره است و مدل عمومی و جامع آن چند کاربره ارائه میشود. یعنی ما پکیج کاملی را در هنگام خرید برای انتخاب در اختیار شما قرار میدهیم. فقط کافی است به شرایط خود در حال حاضر و همچنین در آینده توجه داشته باشید. اینگونه خریدی خواهید داشت که از آن پشیمان نخواهید شد.
جمع بندی
خرید نرم افزار حسابداری نیازمند این است که شما اطلاعاتی را در مورد خرید خوب بدانید. آنچه در این مقاله به آن اشاره شد در مورد این است که آیا یک نرم افزار باید تنها یک بخش را پوشش دهد یا اینکه نیاز است سایر قسمت ها را نیز تحت نظر داشته باشد؟ پاسخ به این سوال در انتخاب بهتر نرم افزار به شما کمک میکند. طبق آنچه توضیح داده شد اگر یک نرم افزار به صورت جزیره ای باشد چندان کارآمد نخواهد بود. پس جواب این است که به دنبال نرم افزار یکپارچه باشید که هم بخش حسابداری را راه بیندازد هم بتواند به باقی بخش ها متصل شود و در مدیریت بهتر کمک نماید. نرم افزاری که کاکتوس برای فروش دارد به صورت یکپارچه است. از طرفی این را هم دانستید که تا یک حدی شما میتوانید در ابتدا بر روی خرید خوب تاثیر داشته باشید. بعضی از موارد مثل اینکه کسب و کار پیشرفت کند و نیاز به ارتقا نرم افزار باشد از اختیارات شما خارج است به همین دلیل بهتر است چنین بگوییم که تا حد ممکن بهتر است با رعایت آنچه در این مقاله گفته شد یک انتخاب درست داشت باشید.