خرید برنامه انبارداری از مهم‌ترین تصمیم‌های مدیران ارشد سازمان‌هاست؛ زیرا انبار از دارایی‌های مهم و راهبردی محسوب می‌شود و مدیریت موجودی آن امری حیاتی است. به‌دلیل ارتباطات گسترده انبار با قسمت‌های دیگر در شرکت‌ها، استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری انبارداری مزیت‌های چشم‌گیری را به همراه می‌آورد. دو فرایند مهم انبارداری، انبارگردانی و حسابداری انبار است که با کمک نرم‌افزار بر میزان دقت و سرعت انجام آن ها افزوده می‌شود؛ زیرا از فناوری‌هایی مانندRFID صدور اتوماتیک حواله‌ها، گزارش موجودی کالا و… استفاده می‌شود. برخورداری از ویژگی‌هایی مانند مشخص کردن محل قرارگیری کالا، اختصاص بارکد، ایران کد و کد اختصاری به کالاهای موجود در انبار، ایجاد فهرست قیمت‌ها و… هنگام خرید برنامه انبارداری باید بررسی و درنظر گرفته شود.
نرم‌افزار انبارداری چه برنامه‌ای است؟
نرم‌افزار انبارداری برنامه‌ای است که فعالیت‌های روزانه انبار را کنترل و مدیریت و به بهینه‌سازی سفارشات کمک می‌کند. فرایندهای انبارداری شامل موارد زیر می‌شود:
• خرید محصولات و کالاها از منابع مختلف تامین‌کنندگان
• حفظ سطح موجودی کالاها
• ارسال کالاهای سفارش‌شده به مشتریان
• مدیریت، کنترل و پردازش اطلاعات انبار
با خرید خرید برنامه انبارداری امکان یکپارچه شدن با دیگر بخش‌های سازمانی، انجام کارها به‌صورت ساده‌تر و سریع‌تر، کنترل دقیق‌تر جریان‌های ورودی و خروجی کالا، حذف هزینه‌های اضافی و افزایش کارایی و اثربخشی فراهم خواهد شد.
” پیشنهاد مرتبط: برنامه انبارداری ، ارزش‌افزوده سازمانی”
نرم افزار انبارداری چه کمک‌هایی به سازمان‌ها می‌کند؟
دلایل اصلی استفاده از نرم افزار انبارداری شامل موارد زیر است:
کنترل و مدیریت بهینه موجودی
نرم‌افزار انبارداری کمک می‌کند تا بازه زمانی چرخه سفارش کاهش پیدا کند و بنابراین مدیریت موجودی با کیفیت بیشتری انجام شود. این نرم‌افزار قابلیت پیگیری اطلاعات تمامی موجودی‌های کالا را فراهم می‌آورد و از این طریق دقت عملکرد فرایندهای انبار را افزایش می‌دهد. همچنین سرعت، سهولت و کارایی مدیریت موجودی را بهبود می‌بخشد و امکان ارائه بازخوردهای کامل و به‌موقع را فراهم می‌کند تا برای سفارشات مشتریان برنامه‌ریزی دقیق‌تری انجام شود. مسئولین انبار با کمک برنامه انبارداری موقعیت مکانی دقیق هر کالا را می‌دانند و با آگاهی از سطح سفارش موجودی، در زمان مناسب اقدام به خرید کالا می‌کنند. کنترل موجودی از مواردی است که در خرید برنامه انبارداری باید درنظر گرفته شود.
انجام پیگیری‌های مشتری
نرم‌افزار انبارداری موجودی یا عدم موجودی محصولات سفارش شده را نشان می‌دهد، چگونگی چیدمان کالاها در انبار را بهینه می‌کند و بنابراین در ارسال سفارشات نظم بیشتری برقرار خواهد بود. این نرم‌افزار امکان پیگیری و ردیابی سفارشات را راحت تر و سریع‌تر کرده و با افزایش دقت و سرعت ارسال سفارشات رضایتمندی مشتریان را به میزان قابل‌توجهی بالا می‌برد.
افزایش بهره‌وری سامانی
با افزایش سرعت و دقت فعالیت‌های انبار و تحویل به‌موقع کالا به مشتریان، میزان بهره‌وری سازمان نیز افزایش پیدا می‌کند و از منابع سازمان به نحو موثرتر و کاراتری استفاده می‌شود.
افزایش نرخ بازگشت سرمایه
نرم افزار انبارداری به‌دلیل کارکردهایی که دارد، میزان فروش را سرعت می‌بخشد و این به این معناست که صاحبان سرمایه هم در مدت زمان کمتری بازگشت سرمایه خود را شاهد هستند. همچنین میزان رضایت مشتریان از سازمان افزایش خواهد یافت زیرا در زمان کمتری سفارشات خود را تحویل می‌گیرند.
یکپارچگی و ادغام با سیستم‌های دیگر سازمان
در صورت یکپارچه‌سازی نرم‌افزار انبار با سیستم‌های دیگر، لازم نیست تا رویه‌ها یا فرایندها تکرار شوند. در واقع این سیستم بهتر است با نیازهای سازمان تناسب داشته باشد و براساس آن‌ها توسعه داده شود. مشاغل مختلف از طریق این نرم‌افزار باید درهم ادغام شوند.
نرم‌افزار انبارداری چه امکانات و قابلیت‌هایی دارد؟
نرم‌افزار انبارداری مختص مدیریت انبارهای عمومی و خصوصی است. در هنگام خرید برنامه انبارداری توجه به قابلیت‌های نرم‌افزاری زیر ضروری است:
تعیین موقعیت‌های فیزیکی کالاها در انبار
• تعریف واحدهای سنجش و اضافه کردن فیلدهای اطلاعاتی به کالا
• تعیین سطح سفارش موجودی با هدف افزایش دقت کنترل موجودی و سفارش‌‌ها
• سهولت در ورود اطلاعات مربوط به اسناد انبار
• وجود رابط نرم‌افزاری برای نمایش کالا در سیستم‌های دیگر
• ثبت و نگهداری اطلاعات کالاها به کمک قابلیت تولید کد خودکار
” پیشنهاد مرتبط: آشنایی با انواع نرم افزار حسابداری کاربردی و حرفه‌ای!”
امکان قیمت‌گذاری کالاها
• به‌کارگیری نرخ استاندارد و واقعی برای قیمت‌گذاری کالاها
• تعیین قیمت برآوردی و واقعی و انجام محاسبات مربوطه
• تعیین قیمت موجودی کالا با استفاده از روش‌های میانگین و FIFO و دارایی ثابت
• محاسبه انحراف از بودجه با کمک روش‌های نرخ‌گذاری استاندارد
ثبت و نگهداری اسناد انبارداری
• ثبت اسناد ورود و خروج مربوط به کالاها و اسناد مربوط به انبارگردانی و صدور اسناد حسابداری مربوط به آن‌ها
• کنترل موجودی به‌صورت لحظه‌ای
• به‌کارگیری دستگاه بارکدخوان
• ثبت درخواست کالا از بخش‌های سازمانی
• ارسال سفارشات تحویل نشده به واحد خرید
• ثبت اطلاعات بازرسی ورود به انبار
امکانات گزارش‌دهی
• گزارش‌دهی کالاهای راکد به صورت ریالی و یا براساس تعداد، از ویژگی‌های مهمی است که در خرید برنامه انبارداری باید درنظر گرفت
• گزارش‌دهی کالاها به تفکیک انبار، نوع سند، مشتریان
• گزارش‌دهی اسناد انبار و تجزیه و تحلیل گردش کالا
• گزارش‌دهی انبارگردانی و مغایرت موجودی
امکانات انبارگردانی
• انجام انبارگردانی به کمک شیوه‌های چندشمارشی
• صدور اسناد کسری و اضافی به‌صورت خودکار
چه مواردی باید در خرید نرم‌افزار انبارداری درنظر گرفته شود؟
هر سازمانی برای موفقیت، باید به نیازهای مشتریان خود به‌درستی و در زمان مناسب پاسخ بدهد و روز به روز بر تعداد مشتریان خود بیفزاید؛ بنابراین باید متناسب با ویژگی‌های سازمانی، سیستم‌های مورد نیاز خود را فراهم آورد. یکی از بخش‌های مهم سازمان انبار است پس باید در خرید برنامه انبارداری موارد مهم درنظر گرفته شوند. این موارد می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
دارای کاربری ساده و راحت باشد
قبل از اقدام به خرید برنامه با بررسی دموی آن، از راحتی رابط کاربری آگاه شوید و به این اطمینان برسید که می‌توانید به‌خوبی با آن کار کنید. علاوه براین می‌توانید از فروشنده بخواهید تا آموزش‌های لازم را ارائه دهد و سپس برای خرید آن تصمیم بگیرید.
تناسب و هماهنگی نرم‌افزار با سخت‌افزارهای سازمان
قبل از خرید برنامه انبارداری باید ویژگی‌ها و قابلیت‌های سخت‌افزاری مورد نیاز برای اجرای نرم‌افزار بررسی و ارزیابی شوند. در صورت عدم تناسب میان سخت‌افزار و نرم‌افزار مشکلات و سختی‌های زیادی به‌وجود خواهد آمد. در این شرایط نمی‌توان به آسانی از قابلیت‌ها و کابردهای برنامه استفاده کرد. امکان از دست دادن اطلاعات مالی هم هست.
تناسب میان بین قابلیت‌های نرم‌افزار و نیازهای سازمان
برای خرید باید ابتدا امکانات مورد نیاز خود را به صورت یک فهرست مشخص کنید و تعیین کنید برای مدیریت انبار خود به چه توانایی‌های نرم‌افزاری نیاز دارید. سپس به دنبال برنامه‌ای باشید که به‌خوبی نیازهای انبار سازمان را برطرف کنند.
قابلیت یکپارچه شدن با نرم‌افزارهای دیگر
در خرید برنامه انبارداری باید به انسجام و یکپارچگی آن با برنامه‌های دیگر توجه کرد. به‌عنوان مثال برای انتقال داده‌ها از یک نرم‌افزار به برنامه انبارداری یا ارتباط میان شعب مختلف انبار سازمان نیاز است تا برنامه انبارداری توانایی هماهنگی با برنامه‌های دیگر را داشته باشد. در صورت عدم توجه به این ویژگی، سازمان باید متحمل هزینه‌هایی مانند از دست دادن اطلاعات و تلاش برای بازیابی آن‌ها و… شود.
قیمت نرم‌افزار انبارداری
قیمت یکی از عواملی است که برای خرید برنامه انبارداری باید درنظر گرفته شود. البته قیمت تحت‌تاثیر عوامل مختلفی تعیین می‌شود که در ادامه به چند مورد اشاره می‌کنیم:
• قیمت نرم افزار انبارداری
• تجهیزات سخت‌افزاری مورد نیاز مانند اسکنر بارکد
• مبلغ قرارداد پشتیبانی فنی
• هزینه دوره آموزشی نرم‌افزار و قرارداد استقرار و پیاده‌سازی برنامه انبارداری
براساس بودجه و نیازهای انبارداری سازمان به خرید برنامه انبارداری اقدام نمایید تا بتوانید بهترین انتخاب ممکن و متناسب با ویژگی‌های سازمانی را داشته باشد.
” پیشنهاد مرتبط: یک برنامه حسابداری خوب چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟”
نتیجه‌گیری
انبار سازمان‌ها سرمایه‌های زیادی را به خود اختصاص می‌دهند؛ بنابراین کنترل و مدیریت آن‌ها در کاهش و حتی حذف برخی از هزینه‌ها و افزایش فروش و در واقع سود نقش مهمی را ایفا می‌کند. مدیریت انبار به کاهش زمان تحویل سفارشات و در نتیجه افزایش رضایت مشتریان منجر می‌شود. از طرفی انجام فعالیت‌ها و فرایندهای انبار به‌صورت دستی، امری سخت و با توجه به گسترش سازمان‌ها تا حدودی ناممکن خواهد بود. بنابراین مسئولان سازمانی اقدام به خرید برنامه انبارداری می‌کنند که با نیازها و ویژگی‌های سازمانی آن‌ها متناسب باشد و به آن‌ها در افزایش سودآوری کمک نماید.