نرم افزار حسابداری چند شعبه ای، اپلیکیشن یا برنامه هوشمند کامپیوتری است که کلیه امور تخصصی و حسابداری را به شکلی هوشمندانه و ساده در میان چندین شعب در مکان مختلف، شهرهای گوناگون و حتی گستره کشوری و جهانی، انجام میدهد. حسابداران با استفاده از این نرمافزارهای آنلاین و بهروزرسانی شده، توانایی محاسبات، گزارشها و کلیه فرایندهای مالی را با سرعت و دقت بالاتری را داشته و درصد خطای پایینتری را تجربه میکنند.
نرمافزار حسابداری
به هنگام استفاده از نرمافزار حسابداری، کلیه جزییات مورداستفاده حسابداران، همچون دفتر کل و گزارشهای مالی، به صورتی دیجیتالی برنامهنویسی شده و در سیستم موجود است. همین نکته دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکان را آسان ساخته و حتی نیاز به حضور فیزیکی در دفتر کار وجود ندارد.
گزارشهای مالی و حسابداری، بر مبنای ارزیابی نرمافزاری دقیقتر بوده و قدرت استناد بالاتری برای مدیران حوزههای مختلف دارد. علاوه بر آن، تمامی استانداردهای مالیاتی و نظارتی در نوشتن برنامههای حسابداری رعایت شده و قابل تعبیه و بهروزرسانی هستند.
کلیه صورتهای مالی ماهانه، فصلی و سالانه در این سیستمها دیده میشوند تا بهواسطه آن امکان ارائه و ارسال گزارشها، صورتها و اسناد بهطور کاملاً آنلاین فراهم شوند. تأکید بر این نکته ضروری است که هدف اصلی از استفاده از چنین نرمافزارهای هوشمندی، نظم دهی، افزایش دقت، کاهش خطا و سازماندهی بهینه در امور ثبت معاملات و اطلاعات مالی است.
ازآنجاییکه بسیاری از شرکتها و سازمانهای اداری و تجاری دارای زیرمجموعههای مختلفی هستند، یک کاسه کردن محاسبات مالی بهمراتب پیچیدهتری دارند. به همین علت استفاده از نرم افزار حسابداری چند شعبه ای گزینهای مناسب برای چنین سازمانهایی است.
الزام نهادهای مالیاتی و نظارتی
مهمترین عامل استفاده از چنین نرمافزارهایی، الزام و تأکید سازمانهای مالیاتی و نهادهای حسابداری و نظارتی بر استفاده از چنین ابزارهای هوشمندی است. ازآنجاکه دقت بررسی، توان بازنگری، افزایش سرعت کار و ارائه آنلاین صورتهای مالی هر سازمانی مهم و اثرگذار هستند، با استفاده از چنین نرمافزارهایی در زمان و هزینه و نیروی کار صرفهجویی قابلتوجهی بهعملآمده و رشد و تسریع روندهای مالی تسهیل میشود.
اگرچه پس از بهکارگیری این امکانات، کارفرما و کارگزار که دارای چندین شعب و کارگاههای متصلبههم هستند، خود بیش از سازمان نظارتی مربوطه، به ادامه کار با این سیستمها علاقهمند شده و مزایای آن را درک خواهند کرد.
” پیشنهاد مرتبط : نرم افزار انبارداری فروشگاهی”
سرعت بالای استفاده
با استفاده از نرم افزار حسابداری چند شعبه ای، سرعت کار به شکلی فزاینده افزایش مییابد. بسیاری از فعالیتهای دستی برچیده شده و محاسبات پیچیده، جمعآوری اطلاعات کلیه شعب و میانگینگیری و ارزیابیها با سرعت بالاتری انجام میشوند. نیاز بهصرف ساعتهای طولانی، فرسایشی و خستهکننده کم شده و نتیجهای بهمراتب بهتر ارائه میشوند. اصلیترین مزیت استفاده از چنین نرمافزارهایی، خودکار بودن و سرعتبالای محاسبات کامپیوتری آن است.
دقت بالا در محاسبات
دقت بررسی نرمافزارهای حسابداری در انجام محاسبات عددی، فرموله سازی، مقایسه ارقام و اعداد با توان انسانی قابلمقایسه نیست. بهطور حتم برترین حسابداران نیز در کار خود دچار اشتباه میشوند و حتی نیاز به بررسی مجدد و چندینباره اعداد بهدستآمده را داشته باشند. حالآنکه با برنامهنویسی هوشمند در نرم افزار حسابداری چند شعبه ای، خطای محاسباتی به صفر رسیده و شکی در میزان دقت اعداد بهدستآمده باقی نمیماند.
درصورتیکه برنامهنویس چنین اپلیکیشن ها و نرمافزاریهایی، دارای دانش حسابداری، ریاضی و محاسباتی خوبی باشد، کافی است با مشاوره از یک خبره حسابداری، فرمولها را بهخوبی نوشته و در برنامه تعبیه کند. بدین ترتیب بالاترین دقت در محاسبات را، از سیستم تحویل خواهد گرفت.
دسترسی و نظارت آسان بر اطلاعات مالی شعب
اطلاعات مالی شعب با توجه به حجم کاری گوناگون، مسافتهای میان آنها تا دفاتر مرکزی و توانایی بررسی و مقایسه اعداد و ارقام، نیاز به نرم افزار حسابداری چند شعبه ای را مؤکدتر کردهاند. یافتن اسناد، بررسی دوباره ارقام، نظارت بر صحت انجام محاسبات بدون نرمافزار امکانپذیر نبوده و امری ناممکن است. با استفاده از چنین امکانات هوشمند و آنلاینی، در هرلحظه و در هر مکان توانایی دسترسی و بررسی دادهها به حسابداران، مدیران و سایر مسئولین زی ربط داده میشود.
گزارشگیری دقیق، آسان و سریع
ازآنجاکه استفاده از نرم افزار حسابداری چند شعبه ای، امور حسابداری را در کلیه شعب آسان میسازد، امکان ارائه تواناییهای نرمافزاری بالقوهای را دارد. همین نکته باعث شده مدیران عامل، میانی و مدیران پروژههای مالی و حسابداری بتوانند در کوتاهترین زمان، به گزارشهای دقیق و متنوعی دسترسی پیدا کرده و اسناد مالی موردنیاز خود را بهراحتی از سیستم دانلود کنند.
هر مدیر شعبه یا مدیران واقع در دفاتر مرکزی سازمان، با توجه به نوع دسترسی و سطح امنیتی دادهشده به آنها، امکان بهرهگیری از اطلاعات را داشته و در تصمیمگیریهای مدیریتی و سطح بالای خود از آن استفاده میکنند. این گزارشها در اتخاذ برنامهها و استراتژیهای آینده شرکت بسیار مؤثر عمل میکنند.
امنیت اسناد و گزارشهای مالی
با وجود فاصلههای میان شعب، دادههای امنیتی و مالی هر شعبه، برآیندهای مالیاتی و درآمدی و بسیاری دیگر از فاکتورهای حسابداری، امنیت دیتا در سیستمهای نرم افزار حسابداری چند شعبه ای حفظشده و با گرفتن اطلاعات پشتیبان، نگرانی نسبت به از دست دادن دادهها از بین میرود.
حتی امروزه امکان ذخیرهسازی اطلاعات در فضای ابری، استرسها و نگرانیها پیرامون ازکارافتادن سرورها و مشکلاتی نظیر آن را از بین برده و رمزگذاریهای دقیق و ایجاد دسترسیهای متنوع، امنیت اطلاعاتی را در بهکارگیری کلیه دادههای مالی بالا میبرند.
کاهش نیروی انسانی مازاد
از نکات بسیار مهم در استفاده از نرم افزار حسابداری چند شعبه ای توانایی محاسبات، ارسال دادهها و گزارشهای مالی و حسابداری بدون اتلاف انرژی مازاد و بهکارگیری افراد تماموقت است. حتی بعضاً امکان دورکاری برای حسابداران فراهم بوده و ارسال اطلاعات به کلیه نهادهای مالیاتی و نظارتی با یک کلیک امکانپذیر است. عدم اتلاف هزینه، وقت و انرژی، صرفهجویی در بحث نیروی انسانی را نیز به همراه آورده و خود مزیتی بر استفاده از این نوع نرمافزارها است.
” پیشنهاد مرتبط : آشنایی با پکیج نرم افزار حسابداری بازرگانی و شرکتی”
سطوح نرم افزار حسابداری چند شعبه ای
در برنامهنویسی چنین اپلیکیشن هایی، سه سطح از سازمان موردنظر بوده و امکانات متفاوتی برای آنان در نظر گرفته میشود: دفاتر مرکزی، شعب و صندوقهای فروش. اگرچه هر سه سطح ارتباطی یکپارچه و آنلاین با یکدیگر دارند و در هر زمان قابلردیابی و بررسیاند.
امکانات تعبیهشده در نرم افزار حسابداری چند شعبه ای
ازآنجاییکه کار با نرم افزار حسابداری چند شعبه ای، نیازمند تخصص بوده، بهطورمعمول دورههای آموزشی برای حسابداران و کاربران گذاشته میشود. این نرمافزارها امکانات بهینه و پیشرفتهای را در اختیار استفادهکنندگان قرار میدهند که از جمله آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
• معرفی کالاها به همراه اطلاعات جانبی آنها مانند بارکد کالا، قیمت، تاریخ خرید، تاریخ فروش و…
• امکان کنترل تغییرات قیمتی
• گزارشهای سود و زیان
• ثبت اطلاعات خریداران و اطلاعات مالی آنها همچون نوع خریدار، تاریخ چپها، مبالغ و…
• ثبت اطلاعات بانکی، تاریخ پرداختها و برداشتها
• تعریف کلیه اموال و داراییهای شعب
• ثبت کلیه اطلاعات درآمدها و هزینههای شعب برحسب زمان، مبلغ و…
• صدور اسناد دریافت و پرداخت خریدوفروش
• ترازهای مالیاتی
• گزارشهای کنترل نقدینگی
• فاکتورهای فروش روزانه، ماهانه و سالانه
• و بسیاری دیگر ازایندست امکانات
جمع بندی
در این مطلب درباره نرم افزار حسابداری چند شعبه ای مباحثی را برای شما ذکر کردیم. در این نرم افزارها امکانات متعددی در نظر گرفته شدهاند که هر کدام از آنها میتوانند تاثیر ویژهای را بر روی عملکرد نهایی داشته باشند. از این رو نیاز است تا مدیران شرکتها با این نرم افزارها به صورت کامل آشنایی داشته باشند تا بتوانند بهره کافی را ببرند.