امروزه هر کسب‌وکاری اعم از فروشگاه‌ها، مغازه‌ها و حتی اداره‌ها و سازمان‌ها برای نگهداری اموال و تولیدات خود به انباری برای مدیریت آنها نیاز دارند. این انبارها بخش جدانشدنی از هرگونه سیستمی هستند که در برنامه کسب درآمد خود با کالا سروکار دارند، به همین دلیل مدیریت و برنامه‌ریزی و در دست داشتن حساب و کتاب انبارها مشغله همه مدیریان و مسئولان مربوط بوده است.
با توسعه تکنولوژی و گسترش سامانه‌های مدیریت دیجیتال، پروسه انبارداری ساده‌تر و راحت‌تر از قبل شد به صورتی که نرم افزارهای انبارداری کمک‌رسان بزرگی برای حسابداران و مدیران شدند. در ادامه با هر چیزی که برای انتخاب و خرید نرم افزار انبارداری مناسب نیاز دارید بدانید آشنا خواهید شد.
نگاهی به انبار و انبارداری
انبار محوطه مسقف یا بدون سقفی است که از آن برای نگه‌داشتن همنوع تولیدات صنعتی در ابعاد متفاوت، اموال متعلق به سازمان‌ها یا شرکت‌ها، محصولات تجاری و بازرگانی یا حتی مواد پایه و اولیه موردنیاز کارخانه‌ها یا کارگاه‌های تولیدی و… به‌صورت کاملا امن و ویژه محافظت و نگهداری می‌شود. تمام این کالاها و اموال و مواد براساس برنامه و نظم مشخصی دسته‌بندی و منظم می‌شوند.
انبارداری یکی از حساس‌ترین و کلیدی‌ترین مسئولیت‌های یک سیستم است که وظیفه مدیریت و تنظیم فعالیت‌های انبار آن مجموعه را به عهده دارد. یک انباردار باید مواد یا محصولات موجود در انبار را دقیق کنترل کند و در وقت مشخص آنها را برای استفاده مهیا کند، در زمان رسیدن بار جدید آن را دریافت کرده و طبق نظم حاکم بر انبار آن را پخش کند و خروجی انبار را به دقت ثبت کند. با خرید نرم افزار انبارداری تمام این مراحل به‌صورت الکترونیک و به‌صورت متمرکز ثبت خواهند شد.
نرم افزار انبارداری دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد؟
به بیان ساده اگر بخواهیم بگوییم یک نرم افزار انبارداری به شما در سه مرحله دریافت کالا و تولیدات، نگهداری آنچه که در انبار وجود دارد و کنترل حساب و آمار و میزان خروجی انبار کمک می‌کند. این کمک به‌صورت بهینه‌کردن و شفاف‌سازی این فرایندها و بهره‌وری بیشتر در مدیریت انبار هم به‌صورت روزانه و هم در طولانی‌مدت است. همان‌طور که می‌بینید با خرید نرم افزار انبارداری خدمات بسیار متنوعی دریافت می‌کنید.
نرم افزارهای انبارداری یا به اختصار WMS برای انواع مشاغل با ابعاد متفاوت، از انبارهای کم وسعت تا انبارهای بزرگ‌تر و با ساختار پیچیده‌تر طراحی شده‌اند. هرچه انباری حجیم‌تر بوده، فرایند کنترل و مدیریت آن هم به‌تبع سخت‌تر است. خرید نرم افزار انبارداری منطبق بر نوع کار خود، کیفیت انبارداری را بهبود می‌بخشد و راندمان را بیشینه می‌کند. این یعنی ضررهای حاصل از انبارداری سنتی به سود تبدیل می‌شوند.
” پیشنهاد مرتبط: لزوم خرید برنامه انبارداری“
مزیت‌های نرم افزار انبارداری
بررسی و تنظیم موجودی
شما با خرید نرم افزار انبارداری این توانایی را به دست می‌آورید که کنترل تمامی فرایندها و اتفاقات مربوط به انبار را به دست بگیرید و مسیر انجام امور را بهبود ببخشید. با دقت بالایی هر چیزی که در سیستم خود موجود دارید را ثبت کنید و فرایند ثبت و دریافت محصولات و ساماندهی منابع موجود و بهره‌برداری حداکثری از خروجی انبار برای شما ساده‌تر شود.
اطلاعات و خروجی‌ای که نرم افزار انبارداری به شما می‌دهد، در واقع جدیدترین و آخرین اطلاعات مربوط به انبار است. این قابلیت به شما امکان نیازسنجی و برخورد سریع‌تر را می‌دهد تا بتوانید نسبت به نیازهای مجموعه خود یا بازار و مخاطبان هدف، بهترین تصمیم را مبنی بر خرید و افزایش حجم موجود یا خروجی و توزیع در بازار یا سیستم بگیرید.
افزایش رضایت مخاطب یا خریدار
هرآنچه که شما قرار است ارائه دهید از انبار خارج می‌شود؛ بنابراین سهم مهمی از فرایند فروش شما به انبار بستگی دارد. یکی از رفتارهای حرفه‌ای در حوزه کسب‌وکار آگاهی از منابع موجود است تا مشتری شما با مشکل سفارش کالای ناموجود مواجه نشود. خرید نرم افزار انبارداری تحول شگرفی در تجربه خرید و رضایت مشتری شما خواهد داشت.
نرم افزار انبارداری همچنین نظم بهتری به تولیدات و کالاها می‌بخشد و بررسی و مسیریابی محل قرارگیری کالا را آسان‌تر از قبل می‌کند. به این ترتیب کل فرایند تأمین سفارش‌ها و جمع‌آوری آنها و در نهایت آماده‌سازی آنها برای ارسال بسیار سریع‌تر از گذشته انجام می‌شود و این سبب خشنودی مشتری بابت خرید از مجموعه شما می‌شود.
بهبود و افزایش راندمان
طبق آنچه که گفته شد، شما با خرید نرم افزار انبارداری و استفاده از آن می‌توانید پروسه مهیا کردن سفارش‌ها و ارسال آن را سرعت ببخشید. در نتیجه شما در مدت زمان کوتاه‌تری نسبت به گذشته کار بیشتری انجام می‌دهید و واضح است که این یعنی از زمان بهتر بهره‌برداری کرده‌اید و بازده کسب‌وکار شما افزایش‌یافته است.
افزایش سرمایه و دارایی
این نرم افزار به لطف کارایی و خدمات بسیار خوب خود موجب افزایش سرعت جمع‌آوری و ارسال و سریع‌تر شدن فروش می‌شود. به بیان دیگر هرچه شما سرعت فروش بیشتری داشته باشید، هزینه‌ای که برای تولید محصولات یا تأمین مواد اولیه کرده‌اید و همچنین سود آن زودتر به شما برمی‌گردد. این‌گونه این افزایش سرعت علاوه بر رضایت مشتریان رضایت خود شما را نیز به دنبال دارد.
همگام‌سازی فرایندها
قطعا مجموعه تحت کنترل شما به غیر از انبار بخش‌های گوناگون دیگری هم دارد که باید مدیریتشان کنید. خرید نرم افزار انبارداری به صورتی که بتواند با سایر قسمت‌های سیستم شما ادغام شود و از تکرار برنامه‌های مدیریتی جلوگیری کند، حتما نواقص و ضعف‌های حوزه کاری شما را رفع می‌کند و باعث رشد نقاط قوت موجود می‌شود و کسب‌وکار را توسعه می‌بخشد.
” پیشنهاد مرتبط: برنامه انبارداری ، ارزش‌افزوده سازمانی“
امکانات و بخش‌های نرم افزار انبارداری
یک نرم افزار انبارداری موقعیت دقیق قرارگیری کالا در انبار را نشان می‌دهد. به شما در نیازسنجی مدیریت کمبود و اضافه موجودی‌ها و تعیین زمان مناسب برای سفارش کمک می‌کند. همچنین لیست کامل و دقیقی از کالاهای موجود ارائه می‌دهد و باعث سهولت در ثبت اطلاعات می‌شود. همچنین تمامی سوابق ورودی و خروجی را گزارش می‌دهد. حتی به شما در ارزش‌گذاری و تعیین قیمت محصولات یاری می‌بخشد.
اطلاعات موجود در این نرم افزارها به‌صورت اسناد معتبر با نام و مشخصات مجموعه شما در قالب فایل‌های متنوع قابل ارسال می‌باشند و در زمینه حسابداری و محاسبه قوانین مربوط به مالیات امکانات اختصاصی دارند. این نرم‌افزار همچنین تمامی فرایندهایی که پیش‌تر اشاره شد را پیگیری می‌کنند.
نرم افزار انبارداری با بررسی سابقه ثبت اطلاعات و آمار، کالاهای پر طرفدار و راکد را از هم جدا می‌کند و شما را در تصمیم‌گیری برای سفارش‌های آینده راهنمایی می‌کند. همچنین با آمایش و بررسی گردش سرمایه و کالا و موجودی‌ها و کمبودها به شما گزارش کامل و جامع می‌دهد و شما با تحلیل این گزارش‌ها می‌توانید تصمیمات خوبی در رابطه با مجموعه تحت مدیریت خود بگیرید و در طول زمان آثار مثبت این تصمیمات در درآمد و محیط کاری شما مشخص خواهد شد.
شما پس از خرید نرم افزار انبارداری و استفاده از آن دید کامل‌تری به دوره مالی خود پیدا می‌کنید و فرایند انبارگردانی و صادرکردن رسید کالاهای واردشده و خارج‌شده ساده‌تر می‌شود. از دیگر امکانات این نوع نرم‌افزارها، می‌توان به ثبت حواله، دسته‌بندی تولیدات و زمان دریافت و ترخیص کالا و ثبت عملکرد افراد شاغل در انبار و مسئولیت‌های مرتبط با انبار اشاره کرد و ارزیابی این عملکرد از وظایف بخش مدیریتی شما است تا در صورت لزوم با تغییر محل فعالیت‌ها از هدر رفتن وقت و سرمایه مالی و انسانی جلوگیری کنید.
کلام آخر
هر مجموعه‌ای که انبار و کالایی برای ارائه دارد، بی‌شک نیاز به خرید نرم‌افزار حسابداری را احساس خواهد کرد. این نرم‌افزار در همه ابعاد مدیریت انبار و بررسی فرایندها و مدیریت سود و ضررها اهمیت دارد و اگر با اشراف کامل به امکانات آن مورداستفاده قرار گیرد، سبب افزایش فروش، بهبود عملکرد مدیران و همچنین رضایت خاطر مشتری خواهد شد. بسیاری از امور مرتبط با حسابداری و ورودی و خروجی ثبت سفارش‌ها نیز با این نرم افزار آسان‌تر می‌شود.