امروزه شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف برای بازدهی بالاتر اقدامات و امور مالی خود، از نرم‌افزارهای حسابداری مانند برنامه‌های خریدوفروش استفاده می‌کنند. نرم‌افزارهای فروش به آن‌ها کمک می‌کنند تا در کنار تحلیل و بررسی داده‌های به‌دست‌آمده، فروش خوب و رتبه‌‌بندی بالایی را در میان رقبایشان به دست بیاورند.
تحقیقات انجام‌شده بر روی مؤسسات متفاوت نشان می‌دهد شرکت‌هایی که از برنامه‌های خریدوفروش در سازوکارهای خود بهره می‌برند، علاوه بر افزایش دقت و سرعت در محاسبه‌ها، تبلیغات و بازاریابی مؤثرتری را نیز تجربه می‌کنند. به همین دلیل ما در ادامه مطالب تلاش می‌کنیم به معرفی این نرم‌افزار کاربردی و همچنین عوامل تأثیرگذار در مشخص کردن قیمت برنامه خرید و فروش بپردازیم.
آشنایی با برنامه خریدوفروش
نرم‌افزارهای حسابداری به وجود آمده‌اند تا امور دستی و زمان‌بری را که کارکنان شرکت‌ها و کسب‌و‌کارها مجبور به انجام آن بودند، تسهیل ببخشند و کمبودهای روش‌های قدیمی را جبران کنند. درواقع برنامه‌های خریدوفروش با بررسی کلی اطلاعات و برآورد سود و زیان‌های مربوط به فعالیت سازمان‌ها در یک برهه زمانی مشخص، به صاحبان محصولات و شرکت‌ها در جهت بهتر دیده شدن و افزایش بازدهی کمک می‌رسانند.
به دلیل بالا بودن کاربردهای کیفی و کمی نرم‌افزارهای حسابداری، هزینه و قیمت برنامه خرید و فروش در کنار روش کاربرد آن‌ها نیز بسیار موردتوجه است. این شیوه کاری در پنج دسته زیر است:
۱. تکمیل اطلاعات پایه و داده‌های اولیه مانند دسته‌بندی آن‌ها بر اساس مراکز، نوع فروش، نوع خرید و روش فروش
۲. بخش مربوط به خرید در برنامه‌ها مانند طراحی و تسویه فاکتور، ثبت و نمایش فاکتور، ثبت عوارض مربوط به خرید با جزئیات مربوط و امکان نمایش اطلاعات مشتریان
۳. امور مرتبط با حسابداری در نرم‌افزارهای خریدوفروش مانند صدور مدارک حسابداری در بخش فروش بر مبنای دلخواه کاربران و یا امکان حذف سند فروش
۴. بخش مربوط به فروش مانند صدور پیش‌فاکتور، انصراف از فروش کالا، نمایش کالای موجود، ضمیمه مدارک مربوط به فروش و تسویه فاکتور از راه‌های چک یا نقد یا درگاه بانکی
۵. ایستگاه نهایی یا قسمت ارائه گزارش‌ها شامل گزارش‌های خرید مشتریان، تخفیف‌های اعمال‌شده، پیش‌فاکتورها و فاکتورهای نهایی، موجودی محصولات، آمار نهایی از سود و زیان و … .
“پیشنهاد مرتبط: اهمیت خرید نرم افزار خرید و فروش“
مهم‌ترین خصوصیات سیستم‌های خریدوفروش
یکی از معیارهای مهم در تعیین قیمت برنامه خرید و فروش، خصوصیاتی است که در هنگام استفاده بروز می‌دهند. مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزارهای خریدوفروش را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
• سیستماتیک کردن چرخه خریدوفروش و ارتباط با کاربران
• اطلاع‌رسانی آگهی‌ها و اطلاعات مشتریان به صورت خودکار
• تعریف پروفایل کاربری برای خریداران
• گروه‌بندی کردن مشتریان و مناطق فروش
• تعیین انبارها و فروشگاه‌های مختلف
• کنترل موجودی کالاها و کنترل فاکتورها
• ارائه گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالانه
• نشان دادن آمار مربوط به بازدهی و فروش محصولات جهت ارزیابی عملکرد
• تنظیم گروه مشتریان، گروه کالاها، ویزیتور، مراکز فروش، طول کد کالا و اشخاص سهیم
مزایای استفاده از نرم‌افزارهای فروش
اگر مزایای نرم‌افزارهای فروش را مهم‌ترین علت برای خرید آن‌ها بدانیم، بنابراین متوجه می‌شویم هر اندازه فواید یک برنامه بیشتر باشد، قیمت برنامه خرید و فروش نیز متناسب با مزایا تغییر خواهد کرد. مزیت‌های یک برنامه جهت خریدوفروش عبارت است از:
• کاهش یافتن هزینه‌ها و مالیات‌ها
با توجه به اینکه انجام امور دستی و انسانی مربوط به حسابداری و فروش‌ها در افزایش هزینه‌های اداری مؤثر است، برنامه‌های خریدوفروش در کاهش این هزینه‌ها نقش مهمی را ایفا می‌کنند. همچنین این عملکرد اتومات و کم‌هزینه با پیگیری معاملات بانکی و مالی شرکت‌ها در کم شدن مقدار مالیات‌ها نیز تأثیر می‌گذارد.
• صادر کردن فاکتور و پیش‌فاکتور
صدور پیش‌فاکتورها با سربرگ‌های مخصوص به خود سبب می‌شود تا مدیران فروش پیش از ارسال فاکتور نهایی به مشتری، فرصتی جهت تأیید یا اصلاح آن‌ها داشته باشند. این مهم توسط برنامه‌های خریدوفروش میسر است.
• نظارت بر موارد پرداختی و مدیریت آن‌ها
نرم‌افزارهای فروش این قابلیت را دارند تا به صورت کاملاً خودکار و با ارسال پیامک‌ها و ایمیل‌هایی، پرداخت را اطلاع‌رسانی و یادآوری کنند. در‌نتیجه امکان فراموشی یا به تأخیر افتادن معاملات و پرداخت‌ها را به حداقل می‌رسانند.
• دریافت گزارش‌های منظم مربوط به فروش
برنامه‌های فروش با ارائه منظم گزارش سبب می‌شوند صاحبان کسب‌و‌کار و سازمان‌ها فرصت تصمیم‌گیری بهتری داشته باشند. این گزارش‌ها نه‌تنها بسیار دقیق و بر مبنای اطلاعات دریافتی از عملکرد شرکت تنظیم می‌شوند، بلکه شامل اسناد مربوط به فروش هر یک از خدمات و محصولات، خرید هر مشتری و هر گروه از خریداران و مراکز و نواحی فروش است.
اهمیت عملکرد برنامه‌های خریدوفروش
آنچه سبب می‌شود نرم‌افزارهای فروش مورد استقبال مؤسسات قرار بگیرند، رسیدن به فروش بالا است و آنچه که باعث افزایش قیمت برنامه خرید و فروش می‌شود، عملکرد این برنامه‌ها در فروش بیشتر شرکت‌ها است. یک نرم‌افزار فروش لازم است موجودی‌ها و فاکتورهای یک شرکت را کنترل کند، با دستگاه‌های بارکد‌خوان توان همخوانی داشته باشد، مشخصات جامعی را از مشتریان و خریداران ارائه دهد و با قوانین مالی آشنا و با سایر کسب‌و‌کارها و نرم‌افزارهای مربوط به آن‌ها ارتباط‌گیری مؤثر داشته باشد.
علاوه بر این موارد، یک برنامه فروش مناسب باید بتواند عملکرد خوبی در ثبت و سپس دسته‌بندی داده‌ها از خود نشان دهد. همچنین مدیریت لیست محصولات، سفارش‌ها و مشتریان ثابت یکی دیگر از اهمیت‌های کاربردی سیستم‌های فروش است. از دیگر عملکردها و کارایی‌های مهمی که در بالارفتن قیمت برنامه خرید و فروش تأثیرگذار هستند، موارد زیر را می‌توان نام برد:
• پیش‌بینی و درنظرگرفتن احتمالات مربوط به بازار و امکان بررسی رقیبان از طریق داده‌ها
• اطلاع‌رسانی و ارتباط با خریداران به صورت اتوماتیک
• بالا بردن سرعت و دقت در محاسبات و مطالبات
” پیشنهاد مرتبط: آشنایی با پکیج نرم افزار حسابداری بازرگانی و شرکتی“
عوامل تأثیرگذار در قیمت سیستم‌های خریدوفروش
تعیین قیمت برنامه خرید و فروش به فاکتورهای مختلفی بستگی دارد. علاوه بر مزایا، خصوصیات و عملکرد برنامه‌های فروش، عوامل دیگری نیز وجود دارند. یکی از مهم‌ترین شاخصه‌های قیمت یک سیستم فروش، عملکردی است که از آن انتظار دارید. ممکن است شما گران‌ترین برنامه فروش را خریداری کنید اما کارایی که از سیستم انتظار دارید، با یک برنامه ارزان‌تر برآورده شود؛ بنابراین قبل از اقدام به خرید هر نرم‌افزاری، به توقعات خودتان از آن نرم‌افزار دقت کنید.
از طرف دیگر یک نرم‌افزار مخصوص فروش لازم است محیط ساده و آسانی را جهت دسترسی و همچنین کار کردن با آن برای کارکنان یا صدور فاکتورها و غیره فراهم کند. در کنار این موارد ارتباط نرم‌افزار با وب‌سایت‌ها، پیامک، ایمیل، فکس و تلفن جهت پیگیری و اطلاع‌رسانی به مشتریان و مدیران در تعیین قیمت برنامه خرید و فروش بسیار اهمیت دارد.
سخن نهایی
نرم‌افزارهای فروش به شما کمک می‌کنند تا فروش بالایی را در کمال دقت و سرعت تجربه کنید. این سیستم‌ها برحسب کارایی و کیفیت و نتیجه‌ای که برای شما به ارمغان می‌آورند، قیمت‌های متفاوتی دارند؛ بنابراین اگر صاحب کسب‌و‌کار یا مدیر یک شرکت هستید، برای خریداری نرم‌افزارهای فروش بهتر است معیارهای متعددی را مدنظر قرار دهید و سپس قیمت برنامه خرید و فروش را مطابق نیازتان ارزیابی کنید.