داشتن یک نرم افزار بازرگانی کارآمد و پویا برای هر مدیریت بازرگانی امری ضروری به‌حساب می‌آید. این نرم‌افزار باید بتواند به‌راحتی با سایر نرم‌افزارهای و سیستم‌های مالی دیگر هماهنگ شده و به‌سرعت اطلاعات را دریافت، ذخیره و استخراج کند. به همین منظور تهیه یک نرم‌افزار خوب بازرگانی که بتواند تمام نیازها را برطرف کند، ضروری به نظر می‌رسد. ما در ادامه شما را با این نرم‌افزار و ویژگی‌های آن آشنا می‌کنیم و در انتها لیستی از نرم‌افزارهای بازرگانی موجود در بازار را به شما معرفی می‌کنیم.
آشنایی با نرم افزار بازرگانی و دلایل استفاده از آن
هر شرکتی که با خریدوفروش کالا در ارتباط باشد، به‌عنوان شرکت بازرگانی شناخته می‌شود. واحد بازرگانی جزو واحدهایی است که به‌صورت مستقیم با خریداران در ارتباط است. هرگونه خطا و یا نقصی در واحد بازرگانی می‌تواند باعث لطمه دار شدن اعتبار شرکت شود. برای همین مدیریت‌کردن این واحد و به‌کارگرفتن یک نرم‌افزار مناسب می‌تواند بسیار دارای اهمیت باشد. عملیات‌های واحد بازرگانی سازمان‌ها معمولا بسیار گسترده و پیچیده است. همچنین با سایر واحدها نیز به‌صورت مستقیم در ارتباط هستند.
به همین منظور استفاده از یک نرم افزار بازرگانی که بتواند این عملیات سخت و پیچیده را انجام دهد و از سویی دیگر با سایر نرم‌افزارها نیز ارتباط پایداری برقرار کند، بسیار حائز اهمیت است.
ویژگی‌های مهم نرم‌افزارهای حسابداری بازرگانی
از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که یک نرم‌افزار حسابداری بازرگانی باید داشته باشد، توانایی انجام دقیق و حساب شده میزان مالیات پرداخت شده و همچنین مالیات قابل پرداخت شرکت است. یک نرم افزار بازرگانی مناسب باید توانایی درج دقیق اطلاعات کالا، قابلیت ارزیابی موجودی هر کالا در انبار، توانایی دسترسی و مدیریت انبار، توانایی ارائه گزارش سود و زیان کالاها و… را داشته باشد. همچنین داشتن یک پشتیبانی حرفه‌ای می‌تواند یکی از مهم‌ترین ویژگی یک نرم‌افزار حسابداری بازرگانی باشد.
اکثر نرم‌افزارهای حسابداری از عدم پشتیبانی مناسب برخوردارند و این نکته به پاشنه آشیل این نرم‌افزارها بدل شده است. داشتن یک پشتیبانی مناسب می‌تواند شما را از شر مشکلات مختلفی که در حین کار با نرم‌افزار ایجاد می‌شوند، رهایی بخشد. از طرف دیگر، یک نرم‌افزار حسابداری بازرگانی مناسب باید بتواند اقدامات مهم شرکت مانند تعدیل مبانی، تقسیم سهام‌ها، ایجاد تغییرات در تیکت‌ها و… را به‌صورت دقیق ثبت کند. به‌صورت کلی این نرم‌افزار باید بتواند فرایند تحلیل و محاسبه را برای شما راحت‌تر کند.
” پیشنهاد مرتبط: نرم افزار انبارداری فروشگاهی“
قبل از خرید نرم‌افزار بزرگانی به چه نکاتی باید دقت کرد؟
برای اینکه شما بتوانید یک نرم افزار بازرگانی مناسب با خود و سازمانتان پیدا کنید، نیاز است که در ابتدا یک سری نکات مهم را مدنظر قرار دهید. از مهم‌ترین نکاتی که باید بدانید می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• داشتن چرخه عملیاتی یک‌پارچه
یک نرم‌افزار خوب بازرگانی باید این قابلیت را داشته باشد که هر زمان اسناد حسابداری مالی را محاسبه می‌کند و یا فاکتورها را صادر می‌کند، موجودی انبار را چک کرده و اعتبار مشتری را هم ارزیابی کند. تمامی اطلاعات زیر سیستم‌های مالی همانند انبار، فروش و… باید با یکدیگر دارای ارتباط باشند و از طرفی دیگر قابلیت تحلیل داشته باشند. بدین ترتیب می‌توان به مدیران برای اخذ تصمیم‌های مهم، اطلاعات کامل و جامعی داد.
• نرم‌افزار تحت وب باشد
یکی دیگر از نکته‌هایی که قبل از تهیه نرم‌افزار حسابداری بازرگانی باید مدنظر داشت، این نکته است که نرم افزار بازرگانی شما باید تحت وب باشد. این قابلیت به شما این امکان را می‌دهد که در هر ساعت از شبانه‌روز و در هر نقطه و هرکجایی که باشید بتوانید به‌راحتی به‌تمامی اطلاعات دست پیدا کرده و مدیریت سازمان را به عهده بگیرید. همچنین می‌توانید تمامی سفارش‌های خود را ثبت کرده و آن را پیگیری کنید.
• قابلیت انجام محاسبه بهای تمام شده سفارش‌ها
اینکه نرم‌افزار شما بتواند محاسبه بهای تمام شده سفارش‌های شما را انجام دهد، نکته بسیار مهمی است. محاسبات انجام شده در نرم‌افزار حسابداری بازرگانی به‌صورت معمول بر اساس واحد ارز انجام می‌گیرد. محاسبه کردن بهای تمام شده سفارش‌ها باعث می‌گردد که شما به‌سادگی بتوانید میزان سود و یا زیان خودتان را در معاملات به دست آورید. همچنین می‌توانید تصمیم بگیرید که این سفارش را ادامه دهید یا خیر.اینکه نرم‌افزار شما بتواند محاسبه بهای تمام شده سفارش‌های شما را انجام دهد، نکته بسیار مهمی است. محاسبات انجام شده در نرم‌افزار حسابداری بازرگانی به‌صورت معمول بر اساس واحد ارز انجام می‌گیرد. محاسبه کردن بهای تمام شده سفارش‌ها باعث می‌گردد که شما به‌سادگی بتوانید میزان سود و یا زیان خودتان را در معاملات به دست آورید. همچنین می‌توانید تصمیم بگیرید که این سفارش را ادامه دهید یا خیر.
• قابلیت تبدیل ارز
بسیاری از سازمان‌ها هستند که در فرایند خریدوفروش با شرکت‌ها و یا اشخاص خارجی کار می‌کنند. در این فرایند به‌صورت معمول از یک ارز جهانی استفاده می‌شود. پس نیاز است که اطلاعات بر اساس همان ارز خارجی که معامله با آن انجام شد در سیستم حسابداری نگهداری شود. به همین منظور نرم افزار بازرگانی باید این قابلیت را داشته باشد که انواع ارزها را به ریال و برعکس تبدیل کند و همچنین اطلاعات آن مبلغ را هم به ریال و هم با همان ارز معامله شده در خود نگهداری کند.
• داشتن یک مدیریت دسترسی کارآمد
در بسیاری از مواقع برای آنکه سفارش‌ها و درخواست‌ها را به‌موقع آماده کنید، نیاز است که به یکسری از اطلاعات مانند سوابق مشتری، سوابق تامین کنندگان کالا و… دسترسی لازم را داشته باشید. به‌عنوان‌مثال شاید نیاز پیدا کنید که یک کالا را سفارش دهید.
در این صورت شما باید اطلاعات آن کالا را در انبار بررسی کنید و این کار نیازمند آن است که به آن اطلاعات دسترسی داشته باشید. پس باید مدنظر داشته باشید که یک نرم‌افزاری را انتخاب کنید که هم دسترسی آسانی برای شما ایجاد کند و هم محیط کاربری ساده‌ای داشته باشد.
” پیشنهاد مرتبط: خرید نرم افزار حسابداری بازرگانی و شرکتی“
مهم‌ترین نرم‌افزارهای بازرگانی کدام‌اند؟
اینکه چگونه یک نرم‌افزار حسابداری بازرگانی مناسب پیدا کنید، به نحوه مدیریت شما، میزان دسترسی موردنیاز شما، حوزه کاری شما، تعداد کارکنان شما، حجم کاری و خیلی نکات دیگر بستگی دارد. بااین‌وجود ما در ادامه بهترین نرم‌افزارهای بازرگانی را به شما معرفی می‌کنیم:
• نرم‌افزار حسابداری بازرگانی فرداد
این نرم‌افزار دارای امکانات بسیار زیادی بوده و به شما این امکان را می‌دهد که به‌سادگی تمامی فرایندهای دستی که ضرورتی ندارند را حذف کنید. به کمک این نرم‌افزار می‌توانید به‌راحتی جریان نقدی خودتان را مدیریت کنید.
• نرم‌افزار حسابداری بازرگانی پندار سیستم
یکی از بهترین نرم‌افزارهای بازرگانی، نرم‌افزار پندار سیستم است. این نرم‌افزار به‌گونه‌ای طراحی شده است که برای اکثر مشاغل مناسب باشد. برخی از امکانات این نرم‌افزار توانایی معرفی انبارها به‌صورت نامحدود، ارائه لیستی از تمام فرم‌هایی که در آن ثبت شده است، ثبت تمامی فرم‌های انبار و… است.
• نرم افزار حسابداری بازرگانی ارزی
از ویژگی‌های این نرم‌افزار می‌توان به دوزبانه بودن آن اشاره کرد. همچنین به کمک آن می‌توانید مبالغ ریالی و ارزی خودتان را به ثبت برسانید. از سایر ویژگی‌های مهم آن می‌توان به امکان تعریف کردن انواع ارز، تهیه گزارش‌های مختلف مانند سود و زیان با عنوان لاتین، صدور انواع فاکتور مانند خریدوفروش و… اشاره کرد.
• نرم افزار حسابداری بازرگانی ویوا رایان
با خرید این نرم‌افزار می‌توانید خیال خودتان را از انجام صحیح و درست انواع فرایندهای خریدوفروش راحت کنید. از سوی دیگر به سوابق اطلاعات خرید و یا فروش خودتان به‌ازای هر مشتری و همین‌طور کالا دسترسی داشته و می‌توانید یک ارتباط موثر را با مشتریانتان تجربه کنید.
نتیجه‌گیری
شرکت‌های بازرگانی به‌عنوان یکی از رکن‌های مهم اقتصاد هر کشوری هستند. به همین منظور باید بتوانند فرایند کسب‌وکار خودشان را به‌درستی مدیریت کنند. به کمک نرم افزار بازرگانی، مدیران می‌توانند انواع فعالیت‌های حسابداری و بازرگانی شرکت خودشان را صورت دقیق مدیریت کرده و به اطلاعات و داده‌های بسیار دقیقی دست پیدا کنند. اما باید بدانید که قبل از خرید یک نرم‌افزار حسابداری بازرگانی مناسب باید انواع نرم‌افزارهای بازرگانی آشنا شده و مناسب‌ترین آن‌ها را برای شرکت خودتان تهیه کنید.