در نرم افزار های کاکتوس، منجمله نرم افزار حسابداری، امکان ایجاد سال مالی به همراه انتقال اطلاعات پایه تعبیه شده است. بعنوان مثال در برنامه حسابداری اطلاعات پایه شامل تعریف سرفصل حساب ها و غیره می گردد. در برنامه انبارداری اطلاعات پایه شامل اطلاعات کالاها، واحدهای اندازه گیری، انبارها و غیره می گردد. البته فرآیند تشکیل سال مالی جدید و انتقال اطلاعات، فراتر از انتقال اطلاعات پایه می گردد. مثلا اطلاعات چک های باز نیز در این فرآیند صورت می گیرد.
در بخش های زیر عملیات ایجاد سال مالی و انتقال اطلاعات در برنامه های جامع کاکتوس شامل برنامه حسابداری، برنامه انبارداری، برنامه خرید و فروش و برنامه خزانه داری به تفصیل آورده شده است. در این برنامه ها فرآیند انتقال اطلاعات به سال مالی شامل دو مرحله ایجاد سال مالی جدید و انتقال اطلاعات به سال مالی جدید می باشد.
بخش اول : ایجاد سال مالی جدید
• تعریف سال مالی
برای تعریف سال مالی از منوی مدیریت سیستم / اطلاعات پایه / سال مالی / سال مالی جدید را انتخاب نمایید.
ابتدا شرکت مورد نظر را از روی لیست انتخاب کرده، سپس تاریخ شروع سال مالی را وارد کرده و دکمه Tab را از صفحه کلید، جهت ثبت تاریخ پایان سال مالی انتخاب نمایید. سال مالی، که باید عددی چهار رقمی باشد را در قسمت مربوطه وارد نموده و دکمه F12 را جهت تشکیل سال مالی از صفحه کلید انتخاب نمایید.
بخش دوم : انتقال اطلاعات به سال مالی جدید
کلیاتی از مراحل :
•تهیه فایل پشتیبان از اطلاعات
•مطالعه شرایط و ضوابط انتقال اطلاعات
•انتقال اطلاعات
تهیه پشتیبان
بدین منظور از منوی مدیریت بانک های اطلاعاتی / تهیه پشتیبان را انتخاب نمایید. با انتخاب این گزینه پنجره ای نمایش داده میشود که لیست تمامی بانک های اطلاعاتی موجود در نرم افزار حسابداری شما نمایش داده میشود. بانک های اطلاعاتی مورد نظر جهت تهیه نسخه پشتیبان را از منتها الیه سمت راست تعیین نموده، سپس دکمه 
در قسمت “محل ذخیره سازی” را انتخاب نمایید. با این عمل پنجره ای نمایش داده میشود که باید مسیر ثبت فایل نسخه پشتیبان را تعیین نمایید. بعد از انتخاب مسیر مورد نظر دکمه OK را انتخاب و را انتخاب نمایید. با انتخاب دکمه 
، عملیات تهیه نسخه پشتیبان از بانک های اطلاعاتی انتخاب شده آغاز می گردد و بعد از اتمام عملیات تهیه نسخه پشتیبان در ردیف هر یک از بانک های اطلاعاتی کلمه “انجام شد” دیده میشود. سپس دکمه بستن فرم را انتخاب نمایید. نسخه پشتیبان تهیه شده از بانک اطلاعاتی در محل مورد نظر با نام مثلا نمایش داده میشود، که “Account” نام بانک اطلاعاتی، سپس تاریخ تهیه نسخه پشتیبان و زمان تهیه نسخه پشتیبان ثبت می گردد.
شرایط و ضوابط انتقال اطلاعات
برای مشاهده شرایط و ضوابط انتقال اطلاعات از از منوی مدیریت سیستم / مدیریت بانکهای اطلاعاتی / انتقال اطلاعات را انتخاب نمایید.
به منظور پیشگیری از بروز مشکلات احتمالی در حین انتقال اطلاعات لطفا شرایط را با دقت مطالعه کنید .
انتقال اطلاعات
بعد از مطالعه شرایط انتقال و پذیرش موارد مراحل زیر را انجام دهید .
مرحله اول : مشخصات شرکت مقصد و سال مالی مقصد را ( که در مرحله قبلی ایجاد کردیم ) وارد کنید .
مرحله دوم : در بخش انتقال ارتباط ها سه گزینه دیده می شود :
توجه ( مهم ) : پیشنهاد می شود به منظور سرعت و اطمینان از انتقال اطلاعات به طور کامل از گزینه سوم یعنی انتقال تمامی ارتباط های زیر سیستم های انتخاب شده استفاده کنید و ادامه راهنما را از بخش بعدی ( مرحله سوم ) پیگیری کنید .
توضیحات پایین به منظور راهنمایی دقیق تر نوشته شده اند و نیاز جدی به مطالعه این بخش نیست .
توضیحات بیشتر :
اما معنای انتقال ارتباط ها در این قسمت چیست ؟
جهت ارتباط زیر سیستم ها با بخش حسابداری به منظور ثبت سند حسابداری از این قسمت ها باید ارتباطاتی در نرم افزار لحاظ شود .
مثال :
می خواهیم یک رسید دریافت یا پرداخت را در زیر سیستم خزانه داری ثبت کنیم و بعد از آن سند حسابداری مربوط به این رسید را در نیز در زیر سیستم حسابداری ثبت کنیم .
در مرحله اول در بخش خزانه داری یک صندوق ایجاد می کنیم تا رسید دریافت یا پرداخت را در زیر سیستم خزانه داری ثبت کنیم.
در مرحله دوم برای ثبت سند حسابداری این رسید ها یک سر فصل صندوق در زیر سیستم حسابداری ایجاد می کنیم .
در مرحله سوم صندوق تعریف شده در زیر سیستم خزانه داری را با سر فصل صندوق در حسابداری ارتباط می دهیم .
و در محله چهارم ثبت سند حسابداری رسید خود را انجام می دهیم .
مشاهده تمام ارتباطات در نرم افزار
از بخش حسابداری / سرفصل حساب ها / لیست ارتباط ها با سایر سیستم ها تمامی زیر سیستم ها و ارتباطشان با بخش حسابداری را مشاهده کنید.
توضیح گزینه ها در این بخش :
• عدم انتقال ارتباط ها
به این معنی است که هیچ یک از ارتباطاتی که ذکر شد منتقل نخواهد شد .
• انتقال ارتباط موجودیت های انتخاب شده
به این معنی که فقط برای موجودیت هایی که انتخاب می کنید ارتباط ها منتقل شوند .
مثال :
فرض کنید در زیر سیستم خزانه داری صندوق 1 و صندوق 2 تعریف کرده و هر کدام از آنها را به سرفصلی در حسابداری ارتباط داده اید .
در مراحل بعدی همین راهنما توضیح داده شده که می توانید بعضی از موجودیت ها ( در اینجا صندوق ) را انتخاب کرده و انتقال دهید اگر در این مرحله گزینه دوم یعنی انتقال ارتباط موجودیت های انتخاب شده را انتخاب کرده باشید در این مرحله فقط ارتباط موجودیت هایی ( در اینجا صندوق شماره 1 ) را که برای انتقال انتخاب کرده اید به سال مالی جدید منتقل می شوند و ارتباط دیگر موجودیت ها ( در اینجا صندوق شماره 2 ) منتقل نخواهد شد .
در مثال زیر فقط ارتباط صندوق 1 که برای انتقال انتخاب شده است منتقل خواهد شد .
• انتقال تمامی ارتباط های زیر سیستم های انتخاب شده
به این معنی است که نرم افزار انتقال ارتباطات را بر اساس زیر سیستم هایی که انتخاب می کنید انجام خواهد داد و نه بر اساس اطلاعاتی که جهت انتقال انتخاب می کنید .
در مثال بالا با انتخاب این گزینه حتی اگر صندوق شماره 2 را جهت انتقال انتخاب نکنید ارتباط آن با حسابداری منتقل خواهد شد .
مرحله سوم : در این مرحله زیر سیستم هایی که می خواهید اطلاعات آنها انتقال پیدا کنند را انتخاب کرده و روی دکمه 
کلیک کنید . ( به طور معمول نیاز است تمامی زیر سیستم ها انتخاب شوند )
نکته :
زیر سیستم هایی که در نرم افزار برای شما نمایش داده می شود بر اساس نرم افزاری است که خریداری کرده اید به طور مثال در نرم افزار بازرگانی جامع + گزارشات مدیریتی زیر سیستم ها به شکل زیر هستند :
مرحله چهارم : در این مرحله تمام اطلاعاتی که در بخش های مختلف نرم افزار وارد شده اند به ریز لیست شده اند و می توانید یا انتخاب اولین مربع اول از سمت راست به صورت کلی تمام اطلاعات یک بخش و یا با استفاده از مربع کناری هر ایتم به صورت انتخابی بعضی از اطلاعات بخش را انتقال دهید .
با استفاده از دکمه بعدی بخش به بخش پیش رفته و مواردی را که می خواهید منتقل شوند انتخاب کنید .
توضیحات بیشتر
بخش بالای فرم انتقال ارتباط از 4 بخش تشکیل شده است که در زیر مشاهده می کنید :
1. در این قسمت شما می توانید مواردی را که نیاز دارید انتقال پیدا کنند مشخص کنید .
• اگر می خواهید تمام موارد انتخاب شوند از اولین مربع استفاده کنید .
2. در این قسمت نرم افزار به شما مواردی را که مجاز به انتقال آنها هستید را نمایش می دهد
• با مواردی که امکان انتقال آنها وجود ندارد در ادامه آشنا می شویم .
3.در این قسمت اطلاعات کلی از هر مورد را به صورت مجزا می توانید مشاهده کنید .
• به طور مثال اگر موردی که می خواهید انتقال دهید مانند شکل بالا گروه حساب ها باشند می توانید عنوان گروه + کد گروه را در این بخش ببینید.
یا مثلا اگر موردی که می خواهید انتقال دهید سند حسابداری باشد در این بخش می توانید شرح سند + شماره سند + شماره عطف سند و تاریخ سند را مشاهده کنید .
4.در این بخش شرحی برای وضعیت انتقال نمایش داده می شود .
• به طور مثال اگر موردی قابل انتقال نباشد در این قسمت علت غیر قابل انتقال بودن آن مورد نمایش داده می شود .
مثال :
در اینجا مشاهده می کنید که کاربر گروه حسابی که مربوط به حساب کل سرمایه است را منتقل نکرده است و به همین دلیل حساب کل سرمایه غیر قابل انتقال شده است .
نکته ای در انتقال اطلاعات
توجه داشته باشید که انتقال اطلاعات به دو شکل و دو منظور انجام می شود :
1. انتقال اطلاعات از سال مالی جاری به سال مالی جدید به منظور شروع سال مالی جدید
2. انتقال اطلاعات از یک بانک اطلاعاتی به بانک اطلاعاتی دیگر به منظور داشتن یک بانک اطلاعاتی با اطلاعات مشابه
مورد دوم به صورت پیش فرض در نرم افزار فعال نیست و برای فعال کردن این مورد باید با شرکت کاکتوس تماس بگیرید .
مورد اول :
هنگامی که به منظور شروع سال مالی جدید از انتقال اطلاعات استفاده می کنید نیاز نیست تمامی مواردی که در بخش انتقال اطلاعات نمایش داده شده است را منتقل کنید .
مواردی مانند :
رسید ها
حواله ها
فاکتورهای خرید
فاکتورهای فروش
و …
را برای شروع سال مالی جدید نیاز نداریم شما فقط نیاز دارید اطلاعات پایه منتقل شوند .
مواردی مانند :
گروه و سرفصل حساب ها
کالا ها
صندوق ها
انبارها
و …
توجه داشته باشید که با انتقال تمام موارد اسناد حسابداری و رسید ها ، حواله ها و … منتقل شده و سال مالی جدید را با اطلاعات سال مالی قبلی شروع خواهید کرد که منجر به اشتباه در اطلاعات حسابداری یا انبارداری خواهد شد .
مورد دوم :
هنگامی که به منظور تهیه یک بانک اطلاعاتی مشابه از بانک اطلاعاتی فعلی انتقال اطلاعات انجام می دهید نیاز است تمامی موارد را منتقل کنید ( مگر اینکه در بانک جدید نیاز داشته باشید برخی از اطلاعات وجود نداشته باشند )
مرحله پنجم : بعد از اینکه بخش به بخش اطلاعاتی که نیاز دارید منتقل شوند را انتخاب کردید و به قسمت آخر رسیدید دکمه 
فعال شده و می توانید اطلاعات را انتقال دهید و در آخر با پیغام انتقال اطلاعات با موفقیت انجام شد رو به رو می شوید .