نرم افزار حسابداری پیمانکاری همان‌طور هم که از نامش پیداست، نرم‌افزاری است که برای انجام امور حسابداری پیمانکاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. قبل از تهیه و استفاده از چنین نرم‌افزاری، لازم است که اطلاعات بیشتری درباره آن کسب کنید. اطلاعاتی از جمله اینکه چه امکاناتی باید داشته باشد؟ قابلیت‌های تخصصی چنین نرم‌افزاری برای پیمانکاری چیست؟ و مواردی از این قبیل؛ بنابراین اگر می‌خواهید که نرم‌افزار مناسبی برای کسب‌وکارتان تهیه کنید، حتما تا انتهای مطلب با ما همراه باشید.
از نرم افزار حسابداری پیمانکاری چه انتظاری می‌توان داشت؟
چنین نرم‌افزاری باید بتواند انجام امور حسابداری یک شرکت پیمانکاری را تسهیل کند. همان‌طور که می‌دانید یک شرکت پیمانکاری، شامل مجموعه‌ای می‌شود که هدف آن انجام فعالیت‌های پیمانکاری است و قبل از اینکه چنین فعالیت‌هایی انجام دهد، ابتدا قرارداد می‌بندند.
یک شرکت پیمانکاری باید بتواند تمامی هزینه‌های پروژه را برآورد کند. پس به یک دستیار حرفه‌ای برای رسیدگی به امور حسابداری دارد. شرکت پیمانکاری فعالیت‌های مختلفی انجام می‌دهد و یک نرم‌افزار خوب باید بتواند برای تمام امور پاسخگو باشد. در ادامه لیستی از این فعالیت‌ها را مشاهده می‌کنید:
• ساخت و ساز
• آب و فاضلاب
• نفت و گاز
• راه و ترابری
• تاسیسات کشاورزی
• کاوش‌های زمینی
• و…
یک نرم افزاری حسابداری پیمانکاری چه امکاناتی باید داشته باشد؟
یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری شامل دو نوع امکانات می‌شود. دسته اول امکانات عمومی هستند که در همین بخش آن‌ها را به شما معرفی می‌کنیم و در بخش بعدی هم به بررسی امکانات تخصصی می‌پردازیم. اولین ویژگی عمومی یک نرم افزار خوب، قابلیت نصب و راه اندازی آن است. در نصب و راه اندازی نباید هیچ مشکلی برای مشتری وجود داشته باشد. منظور این است که نرم‌افزاری که تهیه می‌کنید، باید بتواند روی انواع نسخه‌های یک سیستم عامل مانند ویندوز 7، 8 و 10 نصب شود.
نکته مهم دیگری که درباره نصب وجود دارد، این است که مشتری باید بتواند به صورت خودکار و بدون نیاز به کار خاصی، نرم‌افزار را نصب کند. از دیگر امکانات اولیه و عمومی یک نرم‌افزار خوب برای حسابداری پیمانکاری، می‌توان به قابلیت شبکه کردن آن اشاره کرد. علاوه بر آن این امکان باید وجود داشته باشد که از نظر تعداد کاربر نباید محدودیتی وجود داشته باشد. پشتیبانی و خدمات پس از فروش هم جزو امکانات عمومی و اولیه یک نرم‌افزار خوب به حساب می‌آیند.
پشتیبانی، به روز رسانی و اطلاعات
بسیاری از شرکت‌ها در سال‌های اول خرید، پشتیبانی رایگان به مشتریان خود ارائه می‌دهند تا در صورت بروز مشکل، به بهترین شکل مشتری خود را راهنمایی کنند. از ابتدایی‌ترین امکانات دیگر نرم افزار حسابداری پیمانکاری، این است که امکان وارد کردن اطلاعات شرکت برای کاربر در بخش مربوطه فراهم شده باشد. این اطلاعات شامل لوگو یا آرم شرکت، شماره تلفن، آدرس و غیره می‌شوند.
به غیر از این موارد، امکان آپدیت شدن یا به‌روزرسانی یک نرم افزار حسابداری خوب، از دیگر ویژگی‌هایی است که می‌توان به آن اشاره کرد. به هر حال به غیر از امکانات عمومی، لازم است که نرم‌افزار مورد نظر، قابلیت‌های تخصصی برای امور حسابداری را داشته باشد که در ادامه به صورت کامل آن‌ها را توضیح می‌دهیم.
امکانات تخصصی نرم افزار حسابداری پیمانکاری شامل چه مواردی می‌شود؟
نرم‌افزاری که برای حسابداری امور پیمانکاری مورد استفاده قرار می‌گیرد، باید بخشی داشته باشد که بتوان در آن حساب‌ها را طبقه بندی کرد. همچنین امکان ثبت آن‌ها با ماهیت‌های متفاوت هم وجود داشته باشد. تمامی اطلاعات مربوط به مشتریان، کارمندان، شرکت‌ها و سایر اطلاعات مالی از جمله هزین‌ها، حساب‌های بانکی و غیره باید در نرم افزار حسابداری پیمانکاری وارد شوند و اگر نرم‌افزاری چنین قابلیتی نداشته باشد، نمی‌توان روی آن حساب باز کرد.
موضوع دیگری که برای امور حسابداری اهمیت دارد، امکان مرتب سازی اسناد بر اساس تاریخ است. یک نرم‌افزار حسابداری خوب باید بتواند اسناد را طبق فاکتورهای مختلف از جمله تاریخ، نوع سند، افتتاحیه و اختتامیه طبقه‌بندی کند. اگر با امور حسابداری در کسب‌وکارها آشنایی داشته باشید، حتما از اهمیت گزارشات هم اطلاع دارید. نرم‌افزاری که برای امور حسابداری باشد، امکان گزارش‌گیری دارد. به عبارت دیگر کاربر می‌تواند انواع گزارشات مربوط به کدینگ حساب‌ها، کارت حساب پروژه‌ها، سود، زیان، میزان فروش، فاکتورها و غیره را چاپ کند.
به علاوه این امکان را هم داشته باشد، گزارشاتی که می‌خواهد را به صورت خروجی‌های مختلف از جمله اکسل دریافت کند. شرکت‌های پیمانکاری در پروژه‌های ساخت‌وساز حتما باید تمامی هزینه‌های مربوط به مصالح مصرفی را محاسبه و به اطلاع کارفرما یا مشتری برسانند. پس مهم است که نرم‌افزار شرکت قابلیت چاپ فاکتورهای مربوط به مصالح را داشته باشد. امکان تهیه فاکتور یا گزارش مصالح به تفکیک پروژه هم از امکانات تخصصی است که حتما یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری باید داشته باشد.
” پیشنهاد مرتبط : خرید نرم افزار حسابداری بازرگانی و شرکتی”
قابلیت مدیریت گردش چک‌ها
از مهم‌ترین قابلیت‌های دیگری که در نرم افزار حسابداری پیمانکاری باید وجود داشته باشد، این است که کاربر بتواند گردش چک‌ها را به صورت کامل مدیریت کند. این چک‌ها می‌توانند شامل چک‌های دریافتی، پرداختی، برگشت خورده، مفقود شده و غیره باشند. به طور کلی مدیر باید بتواند حساب‌ها را مرور و اطلاعات مالی مربوط به هر پروژه را به صورت تفکیک شده مشاهده کند.
چون اصلی‌ترین وظیفه یک نرم‌افزار حسابداری این است که امور را تسهیل کند، به طوری‌که مدیر در یک نگاه لیست و وضعیت مالی شرکت خود را ببیند. بعضی از نرم‌افزارها، این امکان را برای کاربر خود ایجاد می‌کنند که چند روز قبل از رسیدن سر رسید، هشدار دریافت کند. همچنین پروژه‌های خود را به صورت نامحدود در نرم افزار ایجاد کند.
سخن پایانی
نرم افزار حسابداری پیمانکاری ویژه شرکت‌های پیمانکاری است و به مدیران چنین شرکت‌هایی این امکان را می‌دهد تا بتوانند تمامی امور مالی مربوط به پروژه‌ها را مدیریت و گزارشات مختلف خود را به صورت خروجی‌های مختلف چاپ کنند. برای اینکه یک نرم‌افزار حسابداری خوب تهیه کنید، حتما نسبت به شرکت تولید کننده اطلاعات کسب کنید و مطمئن شوید که خدمات پس از فروش و پشتیبانی دارند.
به علاوه نرم‌افزاری که ارائه می‌دهند، به صورت دوره‌ای به‌روزرسانی شود. در ضمن امنیت و سرعت کافی هم داشته باشد تا امور روزانه کسب‌وکارتان با اختلال مواجه نشود. دقت به این نکات ساده اما مهم، تاثیر زیادی روی انتخاب شما خواهد گذاشت؛ انتخابی که باعث رشد و پیشرفت شرکت شما می‌شود.