دیگر آن زمان گذشت که حسابداران، اسناد حسابداری را به صورت دستی ثبت می‌کردند. امروزه برای ثبت و ارائه اطلاعات حسابداری از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده می‌شود که در آن‌ها امکان خطاهای فردی بسیار پایین‌تر از ثبت دستی است. در واقع این نرم‌افزارها همکار کمکی حسابداران امروزی به شمار می‌روند. در این مقاله هر چیزی را که باید درباره این ابزار حسابداری بدانید برای شما بیان می‌کنیم و ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری مناسب را با شما در میان می‌گذاریم. پس با ما همراه باشید!
مختصری درباره نرم‌افزارهای حسابداری
اکثر کسب‌وکارها برای کسب درآمد شروع به کار می‌کنند و هر کسب‌وکاری برای سنجش عملکرد خود نیازمند ابزار دقیقی است. به همین دلیل به‌کارگیری نرم‌افزارهای حسابداری در کسب‌وکارهای مختلف اجتناب‌ناپذیر است، زیرا نرم افزار حسابداری ابزار دقیقی است که موجب افزایش دقت و سرعت در امور حسابداری می‌شود. در واقع نرم‌افزارهای حسابداری، نرم‌افزارهایی هستند که برای ثبت و پردازش اطلاعات حسابداری به صورت لیست حقوق و دستمزد، حساب‌های پرداختنی، صورت سود و زیان، حساب‌های دریافتنی، تراز آزمایشی و… طراحی شده‌اند.
اهمیت استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری
همان‌طور که گفته شد استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری برای هر کسب‌وکاری یک ضرورت است. اما چرا؟ ابتدا باید بگوییم که در مقایسه با حسابداری سنتی، کار با نرم‌افزارهای حسابداری بسیار ساده است و نرم‌افزارهای حسابداری کارایی بیشتری دارند. همچنین با به‌کارگیری یک نرم افزار حسابداری خوب، می‌توان از همان آغاز زمینه موفقیت کسب‌وکار را فراهم کرد. به‌علاوه اگر سرعت رشد کسب‌وکار شما بالا باشد، استفاده از حسابداری سنتی موجب پیچیدگی و کند شدن امور حسابداری می‌شود.
ضرورت دیگر استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، لزوم دسترسی آسان و سریع به اطلاعات مشتریان و داده‌های مالی در دنیای تجاری کنونی است که این نرم‌افزارها این امکان را فراهم می‌کنند. در واقع نرم‌افزارهای حسابداری توانایی نگهداری و ارائه داده‌های مالی و اطلاعات مشتریان و تأمین‌کنندگان مثل اطلاعات تماس و سابقه خرید آن‌ها را دارند.
همچنین وجود نرم‌افزارهای حسابداری برای یکپارچه کردن امور مختلف شرکت اهمیت دارد، زیرا نرم‌افزارهای حسابداری می‌توانند به صورت اتوماتیک اطلاعات را از سایر بخش‌ها مانند سیستم فروش، سیستم CRM و سیستم‌های وابسته دیگر دریافت کنند. به‌علاوه پیروی از قوانین مالیاتی، حسابداری و تجاری برای هر کسب‌وکاری ضرورت دارد که نرم افزار حسابداری ابزار مناسبی برای مطمئن شدن از رعایت این قوانین است.
نکته دیگری که باید درباره ضرورت استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری بیان شود این است که در گذشته به دلیل ثبت امور حسابداری در دفاتر و توسط چندین شخص، امکان خطا و اشتباه بالا بود. اما نرم‌افزارهای حسابداری احتمال بروز این اشتباهات را به صورت قابل‌توجهی کاهش می‌دهند.
انواع مختلف نرم‌افزارهای حسابداری
نرم‌افزارهای حسابداری بر اساس موارد استفاده در انواع گوناگونی دسته‌بندی می‌شوند. اغلب هر یک از این انواع بسته به کاربردهایی که دارند در سطوح مختلف طبقه‌بندی می‌شوند و هرکدام بر اساس امکاناتی که برای کاربر فراهم می‌کنند دارای قیمت متفاوتی هستند. در ادامه انواع مختلف نرم‌افزارهای حسابداری را بیان کرده و کاربرد هرکدام را به صورت مختصر توضیح می‌دهیم.
• نرم‌افزارهای حسابداری کارگاهی و تولیدی: برای کارخانه‌هایی که باید فرآیندهایی مهمی مانند بهای تمام‌شده، انبارداری و… را مدیریت کنند مورد استفاده قرار می‌گیرند.
• نرم‌افزارهای حسابداری خدماتی و شرکتی: برای شرکت‌هایی که لازم است دفاتر حسابداری معین داشته باشند و خدمات ارائه می‌کنند، کاربرد دارند.
• نرم‌افزارهای حسابداری صنفی: برای پاسخگویی به نیازهای اصناف گوناگون مانند فروشندگان تلفن همراه، کافی‌شاپ‌ها، کتاب‌فروشی‌ها و… به کار می‌روند.
” پیشنهاد مرتبط : نرم افزار حسابداری پیمانکاری”
مزایای به‌کارگیری نرم‌افزارهای حسابداری
به‌کارگیری نرم افزار حسابداری می‌تواند مزایای بی‌شماری برای صاحبان کسب‌وکارها و حسابداران داشته باشد که در این قسمت به این امتیازات اشاره می‌کنیم. اولاً نرم‌افزارهای حسابداری قادرند که به طور اتوماتیک فاکتورها، سفارشات خریدوفروش و حقوق و دستمزد و… را ثبت کنند. همچنین به دلیل این‌که با استفاده از این نرم‌افزارها همه رویدادهای مالی سریعاً ثبت می‌شوند، اطلاعات مالی شرکت به‌روز هستند. علاوه بر این با توجه به دقت بالای این نرم‌افزارها، احتمال بروز خطا در ثبت‌ها بسیار کاهش می‌یابد.
مزیت دیگر یک نرم افزار حسابداری این است که اطلاعات به راحتی قابل‌دسترسی هستند و افراد نیازمند این اطلاعات قادرند در هر زمانی و مکانی از آن‌ها استفاده کنند. به‌علاوه با به‌کارگیری این نرم‌افزارها امکان چاپ اسناد حسابداری وجود دارد که به دلیل خوانایی بهتر، کارایی را بالا می‌برند.
همچنین نرم‌افزارهای حسابداری به دلیل سرعت بخشیدن به فرآیند ثبت امور مالی، موجب جلوگیری از اتلاف وقت می‌شوند. در نهایت با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری می‌توان گزارشات مالی را در کمترین زمان و به بهترین شکل آماده و ارائه کرد.
خصوصیات یک نرم افزار حسابداری مناسب
برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری خوب، توجه به این نکته ضروری است که نرم‌افزار انتخابی باید با نیازهای کسب‌وکار مطابقت داشته باشد. برای این منظور باید نیازهای کسب‌وکار را شناسایی کنیم، نوع سیستم حسابداری را مدنظر قرار دهیم، امکاناتی که از نرم‌افزار می‌خواهیم را تعیین کنیم و هزینه قابل صرف را مشخص کنیم. با در نظر گرفتن این موارد، ویژگی‌های نرم‌افزارهای حسابداری خوب عبارت‌اند از:
• سادگی، کاربری آسان و سرعت زیاد
• امکان سفارشی‌سازی
• قابلیت ارائه تحلیل‌ها و گزارشات کاربردی
• جذابیت رابط کاربری
• امکان ادغام فرآیندها
• قابلیت اتوماسیون فرآیندها
• آپدیت‌های مداوم و همیشگی
• امکان توسعه نرم‌افزار متناسب با کسب‌وکار
• ایمن بودن اطلاعات مالی
• پشتیبانی بالا
• متناسب بودن قیمت نرم افزار حسابداری با امکانات ارائه‌شونده
کلام آخر
نرم‌افزارهای حسابداری جایگزین ثبت دستی اسناد توسط حسابداران هستند. در واقع این نرم‌افزارها برای ثبت و ارائه اطلاعات مالی به کار می‌روند و ابزارهای دقیقی هستند که با ثبت و پردازش اطلاعات به اشکال مختلف، افزایش سرعت و دقت در امور حسابداری را به ارمغان می‌آورند. نرم‌افزارهای حسابداری از لحاظ کاربرد به انواع مختلف فروشگاهی، کارگاهی و تولیدی، خدماتی و شرکتی و صنفی تقسیم می‌شوند. همچنین، نرم‌افزارهای حسابداری خوب در کنار ساده و کاربرپسند بودن، امکان ارائه گزارش‌های کاربردی را فراهم می‌کنند.
توصیه می‌شود که نرم افزار حسابداری را متناسب با اندازه کسب‌وکار خود انتخاب کنید و قبل از خرید آن از نظرات کاربرانی که با نرم‌افزار کار کرده‌اند و ویژگی‌های آن را می‌شناسند، مطلع شوید. همچنین بهتر است با فروشندگان نرم‌افزار مشاوره‌ای داشته باشید. درنهایت ضروری است که در موارد پشتیبانی نرم‌افزار، هزینه‌ها و شرایط تمدید پشتیبانی اطلاعات کسب کنید.