انبارداری فرآیند ذخیره‌سازی کالاهای فیزیکی قبل از فروش یا توزیع یکپارچه آن‌ها در انبارهای اختصاصی سازمان‌ها و شرکت‌ها است که با استفاده از برنامه انبارداری تسهیل می‌شود. هر بنگاه تجاری و تأمین کالا، باید فضای ذخیره‌سازی را اجاره یا خریداری کند و یا تدارکات نگهداری مواد و کالای خود را به شخص ثالث واگذار کند. بدین ترتیب نیازمند بررسی‌های دقیق و روزانه موجودی کالاهای خود در انبارهای ذخیره با استفاده از برنامه انبارداری است.
فرایند انبارداری
در واقع انبارداری عبارت است از ذخیره‌سازی کالاهایی که بعداً فروخته یا توزیع می‌شوند. مشاغل کوچک و خانگی ممکن است محصولات و سرمایه‌های کالایی خود را در یک اتاق اضافی، زیرزمین یا گاراژ ذخیره و نگهداری کنند. مشاغل بزرگ‌تر، شرکت‌ها و سازمان‌های کلان، معمولاً در ساختمانی که مخصوص انبارداری و ذخیره‌سازی طراحی‌شده است، به انبار کردن مجموعه دارایی‌های سازمانی خود پرداخته و آن مکان را یا اجاره می‌کنند و یا به‌عنوان ملکی سازمانی خریداری می‌نمایند. بدین ترتیب با استفاده از برنامه انبارداری به چینش، مقدار ورودی، خروجی و سایر اطلاعات مربوطه نظم و ترتیب می‌بخشند.
مخازن کالا؛ دارایی‌های سازمانی
تدارکات انبارداری
در دل هر تجارتی که منجر به فروش کالاهای فیزیکی شود، تدارکات انبارداری وجود دارد. مهم‌ترین قسمت‌های انبارداری شامل مدیریت انبار، خدمات انبارداری و سیستم‌های هوشمند برنامه انبارداری است که هرکدام وزنه‌ای در این قسمت لجستیکی سازمان به شمار می‌روند.
” پیشنهاد مرتبط: آشنایی با نرم افزار انبارداری بازرگانی و شرکتی “
مدیریت انبار
مدیریت انبار یعنی مدیریت راهبردی از طریق برنامه انبارداری و عملیات انبارگردانی جهت افزایش کارایی و بهبود بهره‌وری هر چه بیشتر دارایی‌های سازمانی است. مدیر انبار می‌بایست نظارت و اشراف کاملی بر روی حفظ کیفیت کالاها، کارکرد کلیه کارکنان، ایمنی و امنیت کارمندان انبار، آموزش آنان، موجودی، افزایش و کاهش کالاها و سایر تجهیزات و سایر قطعات متحرک داشته باشد.
خدمات انبار
خدمات انبارداری به کلیه فرایندهای گفته می‌شود که با استفاده از برنامه انبارداری در مورد آمار و ردیابی موجودی کالاهای ذخیره‌شده در انبار انجام می‌گیرد. اصول انبارداری پیرامون فعالیت‌هایی است که دریافت موجودی کالا، قرارگیری هر نوع کالا در یک قفسه یا پنل اختصاصی و ارسال محصول به دست پخش‌کننده یا خریداران عمده آن را شامل می‌شود.
سیستم‌های مدیریت انبار
سیستم مدیریت انبار (WMS: Warehouse Management System) یا برنامه انبارداری به نرم‌افزارهای انبارداری می‌گویند که امکانات لازم جهت مدیریت عملیات انبار و به‌کارگیری درست و بهینه خدمات انبارداری را داشته و در مصرف انرژی انسانی، زمان سپری‌شده و کاهش هزینه‌های پشتیبانی و تدارکات مثمر ثمر واقع شود. سیستم‌های مدیریت انبار به بهینه‌سازی موجودی و ردیابی، عملیات انبارداری، توزیع حجم کار و حمل‌ونقل کمک می‌کند.
برنامه انبارداری جهت هرگونه تراکنشی که در انبار اتفاق می‌افتد، گزارش‌هایی به‌روز و اطلاعاتی موثق را به مدیران عالی و میانی می‌دهد. یک برنامه انبارداری بهینه، به تهیه و توزیع لیست‌های انتخاب الکترونیکی کالاها پرداخته و براساس سفارش‌هایی که از سمت خریدار یا پخش‌کننده‌ها دریافت می‌کند، عمل می‌نماید. آخرین دادوستدها و آمار لیست موجودی‌ها را ذخیره کرده و با عملکردی لحظه‌ای به کاهش خطاها و ناکارآمدی‌ها کمک می‌کند.
” پیشنهاد مرتبط: نرم افزار انبارداری صنعتی و تولیدی “
برنامه مدیریت انبارداری
WMS
برنامه انبارداری یا سیستم مدیریت انبار، نرم‌افزاری کاربردی است که به کنترل و مدیریت دریافت و انبار موجودی‌های یک سازمان کمک می‌کند. همچنین ارسال سفارش‌ها و خروج کالاها را بررسی کرده و در مورد جایگزینی موجودی انبارهای خالی هشدار می‌دهد. برنامه انبارداری می‌تواند یک برنامه جامع و مستقل از سایر نرم‌افزارها یا بخشی از مجموعه سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی باشد.
برنامه انبارداری هوشمند
انواع سیستم‌های برنامه انبارداریسه نوع مشهور و محبوب از سیستم‌های برنامه انبارداری وجود دارد که شامل 1- برنامه‌های استاندارد و مستقل، 2- بخشی از کلان سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ERP به‌عنوان ماژول‌های وابسته به این مجموعه نرم‌افزار و در نهایت 3- برنامه‌های بر پایه ابری یا Cloud Base هستند.
- سیستم مدیریت انبار استاندارد و مستقل
- بسیاری از سازمان و شرکت‌های دولتی یا خصوصی ترجیح می‌دهند برنامه انبارداری استاندارد و مستقل مربوط به خود را داشته باشند. بنابراین از شرکت‌های نرم‌افزاری یا برنامه‌نویسان خبره‌ای استفاده می‌کنند تا این مدل WMS را به صورتی کاملاً اختصاصی برای آن‌ها نوشته و از اتکا به سایر برنامه‌های بزرگ و پرهزینه بی‌نیاز کند. این برنامه‌ها در بلندمدت، سبب کاهش هزینه‌های انبارداری شده اما فاقد مزایای یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های موجود همچون فروش و بازاریابی هستند.
- ماژول‌های ERP
- این نوع مجموعه سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی شامل برنامه انبارداری، حسابداری، سفارش‌های فروش، داشبوردهای مدیریتی جهت ارائه گزارش‌ها و مدیریت حمل‌ونقل داخلی هستند و هیچ رابط غیررسمی و غیررسمی ندارند. با برنامه انبارداری فوق، قابلیت ردیابی در سطوح فعالیت‌ها و کسب‌وکارهای مختلف، پیگیری مطالبات کارمندان و بالا رفتن سرعت و عملکرد به‌صورت آنلاین بالا می‌رود. شمارش بارکدها با دستگاه‌های هوشمند متصل به سیستم انجام‌شده و کار به‌صورت تمام‌اتوماتیک و دیجیتالی صورت می‌گیرد، برای همین میزان وقوع خطاهای انسانی به‌شدت کاهش می‌یابد.
- مبتنی بر ابر Cloud Base
- برنامه انبارداری تحت وب به‌عنوان یک مدل سرویس (SaaS) و با استفاده از فناوری آنلاین Cloud Base کار می‌کند. این مدل سیستم‌های انبارداری دارای انعطاف‌پذیری بالا با سایر سیستم‌های موجود در سازمان، توانایی بازیابی اطلاعات ازدست‌رفته به علت ذخیره‌سازی در محیط امن cloud اینترنت، امنیت تضمین‌شده و فضای ذخیره‌سازی مناسب هستند. علاوه بر آن امکان به‌روزرسانی مداوم و خودکار سیستم را به کاربران داده و بدون صرف کمترین هزینه‌ای به افزودن قابلیت‌های جدید در قالب افزایش کارایی‌های سیستم‌های تحت وب می‌پردازد.
مراحل سیستماتیک ورود و خروج کالاهای انبار
انواع سطوح برنامه‌های انبارداری
کلیه سیستم‌ها و نرم‌افزارهای موجود در زمینه انبارداری برحسب قابلیت‌ها، توانایی‌ها و امکاناتی که در اختیار کاربر قرار می‌دهند به سه سطح پایه‌ای، متوسط و پیشرفته تقسیم می‌شوند.
- پایه‌ای: در این سطح از برنامه انبارداری به خودکارسازی انبارداری و انبارگردانی مبادرت می‌شود. با اختصاص شماره‌های کالا و مکان قرارگیری قفسه‌های مربوط به آن، سیستم می‌تواند محل قرارگیری هر مورد را ثبت و ضبط نماید. چیدمان سفارش براساس برگه بسته‌بندی بوده و مقادیر ثبت موجودی بر اساس دریافت از سفارش‌های خرید است. جایگزینی موجودی‌های خارج‌شده از انبار صرفاً با استفاده از الگوریتم‌های ساده حداقل و حداکثر سطح سفارش محاسبه می‌شود.
- متوسط: برنامه انبارداری در سطح متوسط، امکان انتخاب فضای انبار و بهینه‌سازی قرارگیری کالا برای ارزیابی ترکیبی از کالا، مکان، مقدار، واحد اندازه‌گیری و جزئیات سفارش را به کاربر می‌دهد تا در جای مشخصی آن را ذخیره کند. این نوع از سیستم‌ها برای شرکت‌های متوسط تا بزرگ قابل‌استفاده است. همچنین تاریخ‌های تولید و انقضاء کالاها بررسی شده و در صورت تنظیم به مسئول مربوطه هشدار می‌دهد. همچنین در مورد تنظیمات انتخاب، ارسال، حمل‌ونقل، نحوه دستیابی و تحویل به مشتری نیز به‌خوبی عمل کرده و ردیابی کاملی انجام می‌دهد.
- پیشرفته: این مدل برنامه انبارداری مختص سازمان‌های بسیار بزرگی است که به‌صورت حرفه‌ای کار فروش کالا را انجام داده و تجارت اصلی آن‌ها صرفاً فروش کالا محسوب می‌شود همچون دیجی کالا یا اسنپ مارکت. این مدل سیستم‌ها، نسخه‌های قدرتمندی از برنامه انبارداری WMS بوده و به‌صورت کاملاً خودکار به گرفتن سفارش‌ها، بررسی موجودی و تحویل به مشتری می‌پردازند. البته که نظارت‌های انسانی پایان نپذیرفته ولی بسیاری از کارهای فرسوده‌کننده توسط این سطح از سیستم‌های هوشمند برعهده‌گرفته می‌شود.
” پیشنهاد مرتبط: نرم افزار انبارداری پیمانکاری “
برنامه انبارداری پیشرفته تحت وب
جمع‌بندی
برنامه انبارداری WMS به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا روال ورود و خروج موجودی و نقل‌وانتقال کالاها را اتوماتیک‌سازی و ساده کنند. در این سیستم‌ها اولویت با انبارداری، جایگیری و جایگزینی محصولات بوده و مراحل کار را می‌توان به‌صورت چند مجموعه‌ای با یکدیگر ترکیب کرد.
وقتی کلیه عملیات به‌صورت دقیق و در زمان مناسب انجام می‌شود، هدایت منابع، دارایی‌ها و کالاهای ذخیره‌شده آسان‌تر بوده و از هدر رفتن انرژی اضافه، هزینه افزوده و زمان ازدست‌رفته جلوگیری می‌گردد. بدین ترتیب راندمان کاری کارمندان افزوده‌شده و نظم و ترتیب بیشتری به کارها داده می‌شود. همچنین از وقوع خطاهای انسانی به میزان بالایی کاسته خواهد شد.