برنامه تولیدی حسابداری طیف وسیعی از فعالیت‌ها را به‌منظور به تصویر کشیدن پلن مالی یک کسب‌وکار انجام می‌دهد. اگر این کار به صورت دستی انجام شود، بسیار پیچیده و وقت‌گیر خواهد بود. اما نرم‌افزار حسابداری به ساده‌سازی این فرایندها کمک کرده و به صاحبان مشاغل اجازه می‌دهد تا بر مدیریت و اجرای استراتژی‌های خود تمرکز کنند.
ورود داده‌ها به صورت دستی خسته‌کننده بوده و مستعد خطاست. با استفاده از برنامه تولیدی ورود اطلاعات دستی به حداقل رسیده و کارایی افزایش می‌یابد. یک سیستم حسابداری کارا مستلزم این است که تمامی اطلاعات را یک بار وارد کنید و در صورت نیاز به ایجاد تراکنش، داده‌ها به طور خودکار استخراج می‌شوند.
ساده‌سازی مالیات‌ها برای مشاغل
تنظیمات مالیات برای مشاغل طاقت‌فرسا است. پیگیری دستی تمام معاملات خود، محاسبه میزان بدهی و ثبت اظهارنامه‌ها دردسرساز هستند. برنامه تولیدی حسابداری تمام چیزهای موردنیاز را در یک جا نگه‌داری کرده و این فرایند را آسان می‌کند. گزارش‌های بازگشت شما به طور خودکار آماده می‌شوند و می‌توانید بدون نیاز به برنامه شخص ثالث، مستقیماً از سیستم حسابداری خود اظهارنامه ارسال کنید.
دسترسی به داده‌های مالی
دسترسی به داده‌های مالی شما با نرم‌افزار حسابداری آسان است. حسابداری ابری به شما این امکان را می‌دهد تا هر زمان که مایل باشید از شماره‌های خود مطلع شوید. تنها چیزی که نیاز دارید یک دستگاه مناسب، اتصال به اینترنت و یک مرورگر وب است.
ادغام با سایر برنامه‌های تجاری
داده‌های تجاری با گذشت زمان پیچیده‌تر می‌شوند. این برنامه به شما امکان می‌دهد با استفاده از دو یا چند برنامه مختلف از یک مکان به داده‌های خود دسترسی داشته باشید و با آن‌ها کار کنید. برنامه تولیدی حسابداری را می‌توان با درگاه‌های پرداخت آنلاین، CRM، برنامه‌های گزارش‌دهی و سیستم‌های مدیریت اطلاعات ادغام کرد تا عملکردهای فروش و مدیریت کسب و کار را به حسابداری شما اضافه کنند.
” پیشنهاد مرتبط: راهنمای خرید برنامه بازرگانی“
کاهش تلفات داده‌ها و اسناد مهم
تهیه یک نسخه پشتیبان از مقالات و کتاب‌های شما کاری دشوار است و بسیاری حاضر نیستند حساب‌های خود را با دست کپی کنند. اگر از اسناد خود پشتیبان تهیه نکنید، ممکن است اسناد مهم را از دست بدهید. برنامه تولیدی داده‌ها را به‌گونه‌ای سازماندهی می‌کند که به‌آسانی قابل بازیابی باشند. سیستم حسابداری ابری نیز پشتیبان‌گیری منظمی دارد و از اتلاف داده‌ها جلوگیری می‌کند.
ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار حسابداری
برنامه تولیدی حسابداری ویژگی‌های اساسی مثل پیگیری میزان ورود و خروج کسب‌وکار و سایر ویژگی‌های پیشرفته را کنترل کرده و آزادی عمل بیشتری به شما می‌دهد، ویژگی‌های زیادی را ارائه می‌دهد که به ساده‌سازی کارهای حسابداری کمک می‌کند. بسته به فروشندگان، ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری می‌توانند متفاوت باشند.
پردازش فاکتور و صورت‌حساب
صورت‌حساب نیاز اساسی هر شغلی است. برنامه تولیدی حسابداری باید به شما این امکان را بدهد که بدانید چه کسی به شما بدهکار است، چقدر بدهکار است و زمان پرداخت آن کی است. همچنین باید دارای ویژگی‌های اضافی مانند صورت‌حساب خودکار، یادآوری پرداخت و تبدیل خودکار برآورد به صورت‌حساب باشد.
مدیریت فاکتور در نرم‌افزار حسابداری
نرم‌افزار حسابداری نوعی برنامه تولیدی کاربردی را توصیف می‌کند که معاملات حسابداری را در واحدهای عملکردی مانند حساب‌های پرداختنی، حساب‌های دریافتنی، دفتر کل، حقوق و دستمزد و تراز آزمایشی ثبت و پردازش کرده و به‌عنوان یک سیستم اطلاعات حسابداری عمل می‌کند.
این برنامه ممکن است توسط سازمانی ایجاد شود که از آن استفاده می‌کند و یا ممکن است که از شخص ثالثی خریداری شود یا ترکیبی از نرم‌افزار برنامه شخص ثالث با اعمال تغییرات محلی باشد. این برنامه ممکن است مبتنی بر وب بوده و در هر زمان و هر دستگاهی که به اینترنت وصل می‌شود قابل‌دسترس باشد.
” پیشنهاد مرتبط: آنچه که باید درباره خرید نرم افزار انبارداری بدانید“
برنامه تولیدی کاکتوس به طور معمول از واحدهای مختلف تشکیل شده است که بخش‌های مختلف آن به حوزه‌های خاصی از حسابداری می‌پردازد. رایج‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:
ماژول‌های اصلی در نرم‌افزار حسابداری
• حساب‌های دریافتنی – جایی که شرکت پول دریافتی را وارد می‌کند
• حساب‌های پرداختنی – جایی که شرکت صورت‌حساب‌های خود را وارد کرده و پول‌های بدهی خود را پرداخت می‌کند
• دفتر کل – “مدیریت” شرکت
• صورت‌حساب – جایی که شرکت فاکتورهایی را برای مشتریان تولید می‌کند
• سهام/موجودی – جایی که شرکت کنترل موجودی خود را حفظ می‌کند
• سفارش خرید – جایی که شرکت موجودی را سفارش می‌دهد
• سفارش فروش – جایی که شرکت سفارش‌های مشتری را برای تهیه موجودی ثبت می‌کند
• حسابداری – جایی که شرکت جمع‌آوری و پرداخت را ثبت می‌کند
• مدیریت نزدیک مالی – جایی که تیم‌های حسابداری موجودی حساب را در پایان یک دوره زمانی تعیین شده بررسی و تنظیم می‌کنند
• ماژول‌های غیراصلی [نیاز به ذکر منبع] ه جمع‌آوری بدهی – جایی که شرکت تلاش می‌کند صورت‌حساب‌های معوقه (بعضاً بخشی از حساب‌های دریافتنی) را جمع‌آوری کند
• پردازش پرداخت الکترونیکی
• هزینه – جایی که هزینه‌های مربوط به مشاغل کارکنان وارد می‌شوند
• پرس‌وجو – جایی که شرکت اطلاعات را بدون هیچ‌گونه ویرایش یا اضافی روی صفحه جستجو می‌کند
• حقوق و دستمزد – جایی که شرکت حقوق، دستمزد و مالیات‌های مربوط را پیگیری می‌کند
• گزارش‌ها – جایی که شرکت داده‌ها را چاپ می‌کند
• جزوه زمانی – جایی که متخصصان (مانند وکلا و مشاوران) زمان کار را ثبت می‌کنند تا بتوانند آن را به مشتریان پرداخت کنند
• درخواست خرید – جایی که درخواست سفارش‌های خرید، تأیید و ردیابی می‌شود
• حسابداری دپارتمان
• پشتیبانی مالیات بر ارزش افزوده
• محاسبه عقب‌افتادگی قانونی
• یادآوری پرداخت دیرکرد
• ادغام با سایر قسمت‌ها
• سیستم پیوست سند
• تأیید سند
توجه داشته باشید که کاربران ممکن است از نام‌های متفاوتی برای این ماژول‌ها استفاده کنند.
جمع بندی
با برنامه حسابداری کاکتوس فقط یکبار اطلاعات مورد نیاز را وارد می‌کنید و پس از آن خود نرم‌افزار آن را دسته‌بندی و پردازش می‌کند. با این کار در وقت و هزینه صرفه‌جویی شده و میزان خطا به حداقل می‌رسد.
وقتی از این برنامه تولیدی استفاده می‌کنیم دسترسی به داده‌ها بسیار آسان بوده و همچنین همیشه یک کپی و پشتیبان از سندهای مهم خواهیم داشت. با این برنامه می‌توانیم با سایر همکاران خود و سایر قسمت‌های شرکت یا کسب‌وکار خود در ارتباط باشیم یا باهم کار کنیم؛ همچنین می‌توانیم در صورت نیاز به اینترنت وصل شویم.