اداره یک کسب‌وکار کوچک به‌سختی انجام می‌شود و طاقت‌فرسا است. این نیاز به تمرکز استثنایی کارآفرین بر جنبه‌های مختلف دارد. مدیریت مالی در بین این عناصر جایگاه نخست را به دست می‌آورد؛ زیرا ماندگاری تجارت به جریان مثبت وجه نقد بستگی دارد. به همین دلیل است که صاحبان مشاغل به حسابداران که در بالای بدهی‌ها، مطالبات، مالیات، وام، بدهی و بودجه هستند، اعتماد می‌کنند. با پیشرفت فناوری ارائه شده در هنگام خرید نرم افزار بازرگانی، دسترسی به داده‌های مالی از هرجای دنیا با استفاده از اینترنت امکان‌پذیر شده است.
انتخاب نرم‌افزار بازرگانی
اگر تجارت شما واقعاً از بودجه محدودی برخوردار است، ممکن است بخواهید یک نرم‌افزار بازرگانی رایگان را در نظر بگیرید. به‌عنوان‌مثال Wave بسیاری از ویژگی‌های حسابداری و صورت‌حساب را که در برنامه‌های پولی می‌یابید ارائه می‌دهد. صرف‌نظر از مدل قیمت‌گذاری که انتخاب می‌کنید، مراقب هزینه‌های پنهان باشید که می‌توانند شامل هزینه‌های اضافی برای گزینه‌های سفارشی‌سازی، نصب، خدمات یکپارچه‌سازی و خدمات نگهداری یا پشتیبانی باشند.
هنگام خرید نرم افزار بازرگانی و صورت‌حساب برای مشاغل خود، ما اکیداً شما را به استفاده از هرگونه آزمایش رایگان برای آزمایش راه‌حل‌ها و بررسی اینکه کدام‌یک از آنها ویژگی‌ها و ابزارهای موردنیاز شما را ارائه می‌دهد، توصیه می‌کنیم. به‌علاوه، وقت گذراندن قبلی با نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا نسبت به تصمیم خود اطمینان بیشتری داشته باشید.
“پیشنهاد مرتبط: معرفی مزایای خرید برنامه بازرگانی و نحوه انتخاب آن“
ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار بازرگانی
جنبه‌های بسیاری از نرم‌افزار بازرگانی وجود دارند که کمک می‌کنند آن را به ابزاری مفید تبدیل کنید. به‌عنوان یک مالک مشاغل کوچک، مهم است که بدانید کدام ویژگی‌ها را جستجو کنید. بیشتر نرم‌افزارهای بازرگانی آنلاین، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های قابل پرداخت، بانکداری و گزارشگری را ارائه می‌دهند. برخی از برنامه‌ها شامل ابزارهای مدیریت موجودی، مدیریت پروژه، ردیابی زمان و حقوق و دستمزد است. در اینجا برخی از ویژگی‌های اصلی در نرم‌افزار بازرگانی آورده شده است:
خزانه‌داری
در خرید نرم افزار بازرگانی این ویژگی برای دریافت به‌روزرسانی روزانه معاملات شما، نرم‌افزار را به‌حساب تجارت بانکی و کارت اعتباری شما متصل می‌کند. این باعث صرفه‌جویی در وقت شما می‌شود؛ زیرا مجبور نیستید تراکنش‌ها را به‌صورت دستی بارگذاری کنید. همچنین به طور روزانه، به‌جای ماهانه، حساب‌های شما را مرور می‌کند. یک ویژگی تغذیه بانکی در زمان واقعی می‌تواند به سازش کمک کند، به شما امکان می‌دهد آن را به یک کار کوچک روزانه و نه یک آزمایش ماهانه تبدیل کنید.
داشبورد
وقتی وارد حساب خود می‌شوید، داشبوردی از شما استقبال می‌کند که نمای کلی از فعالیت حساب شما و معیارهای کلیدی مانند گردش پول، سود و زیان، مانده‌حساب، هزینه‌ها، حساب‌های قابل پرداخت و دریافتنی و فروش را به شما نشان می‌دهد. برخی از برنامه‌های بازرگانی به شما امکان می‌دهند آنچه را که ابتدا می‌بینید با تنظیم مجدد اطلاعات شخصی‌سازی کنید.
فاکتور آنلاین
اگر تجارت شما فاکتور ارسال می‌کند، با خرید نرم افزار بازرگانی امکان ارسال ایمیل به آنها و پذیرش پرداخت‌های آنلاین به شما کمک می‌کنند تا سریع‌تر حقوق دریافت کنید. برخی از برنامه‌های بازرگانی با پردازنده‌های پرداخت شخص ثالث ادغام می‌شوند. دیگران شما را ملزم می‌کنند از خدمات پردازش داخلی آنها استفاده کنید. مزیت نرم‌افزار بازرگانی این است که به‌عنوان تولیدکننده فاکتور نیز فعالیت می‌کند.
فاکتورهای دوره‌ای
با استفاده از این ویژگی، می‌توانید سیستم را برای تولید و ارسال خودکار فاکتورهایی برای هزینه‌های مکرر مانند اشتراک برنامه‌ریزی کنید. می‌توانید میزان ارسال فاکتورها را روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه انتخاب کرده و تاریخ پایان صورت‌حساب را مشخص کنید.
یادآوری پرداخت عادی
این ویژگی به شما کمک می‌کند تا پرداخت‌های آینده و سررسید گذشته را به مشتریان یادآوری کنید. برخی از آنها دارای متن نمونه ایمیل هستند که می‌توانید طبق روال خود استفاده کرده یا سفارشی کنید. سپس می‌توانید انتخاب کنید که چه زمانی می‌خواهید یادآوری‌ها ارسال شوند. برخی از برنامه‌ها به شما این امکان را می‌دهند که پس از دریافت پرداخت‌های مشتری، نامه‌های تشکرآمیز برای مشتریان ارسال کنید.
ارتباط بانکی
ابزارهای ارتباطی هوشمند تطابق احتمالی بین تراکنش‌های بانکی شما و صورت‌حساب‌ها و فاکتورهایی را که در نرم‌افزار حسابداری وارد کرده‌اید شناسایی می‌کنند. سپس می‌توانید مطابقت‌های پیشنهادی را تأیید یا رد کنید. هنگام تطبیق حساب‌های خود، با خرید نرم افزار بازرگانی تطابق بالقوه پیشنهاد می‌شود، البته تعداد کمی از نرم‌افزارهای بازرگانی شامل یک ابزار ارتباطی در برنامه‌های تلفن همراه آنها است.
” پیشنهاد مرتبط: آشنایی با پکیج نرم افزار حسابداری صنعتی و تولیدی“
گزارش مالی
هر برنامه بازرگانی می‌تواند گزارش‌های مالی تولید کند. اما بعضی از آنها اساسی‌تر از بقیه هستند و بعضی از شما نیاز به اشتراک در یک برنامه گران‌قیمت برای گزارش پیشرفته دارید. اگر به انواع خاصی از گزارش‌های مالی نیاز دارید، باید مطمئن شوید که آنها در برنامه نرم‌افزار و برنامه موردنظر شما گنجانده شده‌اند. گزارش‌های دقیق می‌توانند به شما کمک کنند تا داده‌های مالی خود را برای تصمیم‌گیری دقیق در مورد تجارت تفسیر کنید.
برنامه‌های موبایل
همه برنامه‌های بازرگانی و صورت‌حساب دارای برنامه موبایل نیستند. بااین‌وجود، طیف گسترده‌ای از قابلیت‌های برنامه‌های تلفن همراه وجود دارد. برخی فقط می‌توانند رسیدهای مربوط به ردیابی هزینه‌ها را ضبط کنند، برخی به شما امکان ایجاد و ارسال فاکتور می‌دهند و برخی دیگر تقریباً از هر ویژگی نرم‌افزار تحت وب برخوردار هستند.
لازم است بررسی کنید که آیا خرید نرم افزار بازرگانی که در نظر دارید یک برنامه موبایل ارائه می‌دهد یا خیر، در این صورت، چه ویژگی‌هایی در برنامه وجود دارند که به شما کمک می‌کنند تا در زمان دور بودن از دفتر کار، کسب‌وکار خود را مدیریت کنید.
ادغام‌ها
توانایی اتصال نرم‌افزار بازرگانی شما به سایر برنامه‌های شغلی مورداستفاده شما باعث صرفه‌جویی در وقت شما می‌شود؛ زیرا نیازی به انتقال دستی داده‌ها از یک سیستم به سیستم دیگر نیست. حقوق و دستمزد، پردازش پرداخت، سیستم‌های POS و نرم‌افزار CRM تنها چند مورد از محبوب‌ترین انواع ادغام‌ها بوده که با نرم‌افزار بازرگانی در دسترس هستند. ادغام با سیستم‌هایی که قبلاً استفاده می‌کنید باعث کاهش زمان آموزش کارکنانی می‌شود که از این نرم‌افزار استفاده خواهند کرد.
پیگیری برای ساعات قابل پرداخت
اگر مشاور هستید یا مشاغل خود را به‌صورت ساعتی به مشتریان می‌پردازید، به خرید نرم افزار بازرگانی نیاز دارید که به شما امکان می‌دهد زمان خود را ردیابی و صورت‌حساب کنید یا با برنامه ردیابی زمان که از قبل استفاده می‌کنید ادغام شود. این یک ویژگی مهم برای فریلنسرها است.
مدیریت موجودی
اگر مشاغل خرده‌فروشی، تجارت الکترونیکی یا توزیع دارید، به برنامه‌ای نیاز دارید که به ردیابی موجودی کالا و سفارش‌های خرید کمک کند. برای دریافت این ویژگی ممکن است لازم باشد در یک طرح سطح بالا مشترک شوید. اگر به ویژگی‌های موجودی پیشرفته‌تری نیاز دارید، به دنبال نرم‌افزاری باشید که با یک سیستم مدیریت موجودی اختصاصی ادغام شود.
صورت‌حساب مبتنی بر پروژه
شرکت‌ها، فریلنسرها و مشاورانی که در پروژه‌ها یا مشاغل با مشتری کار می‌کنند باید به دنبال خرید نرم افزار بازرگانی باشند که به آنها کمک می‌کند وظایف و بودجه پروژه‌های خود را ردیابی کنند. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا برای مدت‌زمان پیگیری شده، مشتریان را فاکتور کرده و هزینه‌های پروژه را به آنها تحویل دهید.
پشتیبانی از مشاغل متعدد
خرید نرم افزار بازرگانی به شما امکان می‌دهد بیش از یک کسب‌وکار به‌حساب خود اضافه کنید، اگرچه برخی از شرکت‌ها برای این راحتی کار هزینه اضافی دریافت می‌کنند. همچنین انواع ابزارهای حسابداری که برای شما مهم هستند به نیازهای خاص تجارت شما بستگی دارند. به‌عنوان‌مثال، اگر یک شغل آزاد و کوچک داشته باشید، صورت‌حساب مبتنی بر پروژه ممکن است مهم‌ترین ویژگی در لیست شما باشد. اگر قصد دارید در دستگاه تلفن همراه خود کار خاصی انجام دهید، یک برنامه تلفن همراه با امکانات کامل ممکن است در بالای لیست شما باشد.
سخن پایانی
مدیریت امور مالی برای موفقیت در تجارت شما حیاتی است و انتخاب نرم افزار بازرگانی صحیح می‌تواند در کل کار را آسان کند. مشاغل کوچک نمی‌توانند نظم مالی خود را به دست بیاورند. چه زمان پرداخت صورت‌حساب مالیات باشد و چه پیش‌بینی سال آینده، در صورت عدم نظم، به‌دست‌آوردن اطلاعات موردنیاز دشوار است. خرید نرم افزار بازرگانی به شما کمک می‌کند مسلط بر داده‌های مالی خود باشید.