یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر کسب‌وکاری، حسابداری است. حسابداری به مدیران کمک می‌کند تا برنامه‌های خود را به شکل صحیح و طبق زمانبندی از پیش تعیین شده، پیاده‌سازی کنند. خوشبختانه با پیشرفت تکنولوژی و ایجاد شدن نرم افزارهای مخصوص حسابداری، انجام امور برای صاحبان کسب‌وکار بسیار راحت‌تر شده است. همین امر بهانه‌ای شد تا این مطلب را برای شما عزیزان آماده کنیم و با شما درباره ویژگی‌هایی که یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی باید داشته باشد، صحبت کنیم.
این موضوع آن‌قدر مهم است که نباید ساده از آن بگذرید. چون بدون داشتن برنامه منسجم و هدفمند در امور حسابداری، قطعا هزینه‌های بیهوده زیادی برای کسب‌وکار ایجاد می‌شود. هزینه‌هایی که ناشی از عدم حسابداری دقیق و سریع است.
ویژگی‌های مهم یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی
همان‌طور که می‌دانید، نرم افزارحسابداری ضرورت زیادی برای کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ دارد. در ادامه مهم‌ترین ویژگی‌هایی که یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی باید داشته باشد را به شما معرفی کنیم تا در هنگام انتخاب نرم افزار، آن‌ها را مدنظر داشته باشید.
• رابط کاربری
از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که یک نرم‌افزار حسابداری مناسب باید داشته باشد، این است که کاربر یا مدیر کسب‌وکار بتواند به راحتی با بخش‌های مختلف آن کار کند. هرچقدر که اجزای مختلف ساده و کاربردی طراحی شده باشند، سرعت انجام کارها بیشتر خواهد شد. درضمن ضریب خطا و اشتباه هم کاهش پیدا می‌کند. بسیاری از شرکت‌های نرم‌افزاری برای اینکه کار مشتری را راحت‌تر کنند، فیلم‌های آموزشی رایگان هم در اختیار او قرار می‌دهند تا بتواند با نرم افزار حسابداری فروشگاهی کار کند.
• گزارش‌های مالی
توانایی ارائه گزارش‌های مالی کاربردی از جمله مهم‌ترین و اصلی‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری است. اگر صاحب کسب‌وکاری باشید، پس حتما از اهمیت این موضوع اطلاع دارید. گزارشاتی که از نرم افزار تهیه می‌شود، باید دقیق باشند تا بتوان آن‌ها را تجزیه و تحلیل کرد. این ویژگی مدیر را قادر می‌سازد تا با توجه به نتیحه تحلیل گزارشات، تصمیم‌های هدفمند و منطقی بگیرد. شاید از خودتان بپرسید که یک نرم‌افزار چه گزارشاتی را باید به ما بدهد؟ جواب این سوال بسیار واضح است. گزارشاتی مانند بدهی‌ها، تاریخ‌های سررسید، گزارشات مربوط به کارکنان مانند حقوق، پاداش و غیره همگی از جمله گزارشات مهم در یک کسب و کار هستند.
• یکپارچگی با سایر نرم‌افزارها
از دیگر ویژگی‌های بسیار مهمی که می‌توان برای یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی به آن اشاره کرد، یکپارچگی با سایر نرم‌افزارها از جمله CRM و دیگر نرم‌افزارهای مهم مدیریتی در کسب‌وکار است. بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریتی مهم در کسب‌وکار هستند که مدیر به صورت آنلاین با آن‌ها کار می‌کند. بنابراین نرم‌افزار حسابداری هم باید بتواند با آن‌ها به صورت یکپارچه ارتباط برقرار کند تا بازدهی و کارایی افزایش یابد.
• به‌روزرسانی
از دیگر ویژگی‌هایی که حتما یک نرم‌افزار حسابداری خوب باید داشته باشد، امکان آپدیت شدن یا به‌روزرسانی است. به مرور زمان نیازهای جدیدی برای کسب و کار تعریف می‌شود، بنابراین یک شرکت نرم‌افزاری باید بتواند همیشه محصول خود را ارتقاء دهد یا اینکه به صورت دوره‌ای آن را به‌روزرسانی کند. برای مثال هنگامی که قوانین مالیاتی تغییر کنند، همزمان با آن نرم‌افزار هم باید به‌روزرسانی شود تا اختلالی در کار حسابداری پیش نیاید. هر چقدر که نرم‌افزار توانایی و قدرت بیشتری در این زمینه داشته باشد، رشد کسب‌وکار در زمینه امور حسابداری بیشتر خواهد بود.
” پیشنهاد مرتبط : آشنایی با پکیج نرم افزار حسابداری پیمانکاری”
• سازگاری با قوانین
یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی مناسب، نرم‌افزاری است که حتما باید مطابق با قوانین مالیاتی باشد. لازم به ذکر است که تمامی الگوها و قوانین مالیاتی امکان تغییر دارند و نرم‌افزاری که تهیه می‌کنید، از این نظر باید سازگاری خوبی داشته باشد. اگر اینطور نباشد، امور حسابداری به شدت تحت تاثیر قرار خواهند گرفت و نتیجه‌ای جز ضرر نخواهد داشت.
• پشتیبانی و خدمات پس از فروش
این ویژگی برای هر محصولی مهم است. هرگاه که می‌خواهید از خدمات یا محصولات یک برند استفاده کنید، حتما درباره پشتیبانی و خدمات پس از فروش آن تحقیق کنید. یک شرکت نرم‌افزاری خوب، این را می‌داند که مشتری‌ها ممکن است بارها و بارها نیاز به پشتیبانی داشته باشند.
بنابراین این موضوع را جدی می‌گیرد و خدمات لازم را به آن‌ها ارائه می‌کند. توصیه مهمی که در این قسمت برای شما داریم این است که حتما به این ویژگی توجه کنید، چون اگر مشکلی برای شما در استفاده از نرم‌افزار پیش بیاید، قطعا نیاز به پشتیبانی خواهید داشت.
• سرعت
کندی در هر نرم‌افزاری آزاردهنده است؛ چه برسد به نرم‌افزار مهمی که برای امور حسابداری نوشته شده است! بنابراین از کیفیت محصولی که خریداری می‌کنید، اطمینان حاصل کنید تا امور حسابداری کسب‌وکارتان مختل نشود. سرعت در امور آن‌قدر مهم است که می‌توان گفت که تاثیر مستقیم روی سرعت رشد کسب‌وکار دارد. هنگ کردن یا از دسترس خارج شدن نرم‌افزار اصلا خوشایند نیست و می‌تواند ضرر زیادی به شما وارد کند.
• امنیت
نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی که می‌خرید حتما باید این تضمین را به شما بدهد که از اطلاعات مالی شما محافظت می‌کند. امنیت یک نرم‌افزار باید به حدی باشد که مانع از سرقت یا سوءاستفاده کردن از اطلاعات شما شود. به هر حال قبل از تهیه نرم‌افزار، می‌توانید روی این مورد تحقیق کنید و محصول خود را با دقت بیشتری انتخاب کنید. فراموش نکنید که اطلاعات مالی کسب‌وکارتان بسیار مهم است و نسبت به این موضوع باید حساس باشید. چون سرقت اطلاعات همیشه به سازمان‌ها و کسب‌وکارها ضرر وارد کرده است. برای اطمینان از امنیت نرم‌افزار، می‌توانید سراغ شرکتی بروید که اعتبار زیادی داشته باشید و بیشتر مدیران کسب‌وکارها آن برند را می‌شناسند و از خدماتش استفاده می‌کنند.
جمع بندی
نرم افزار حسابداری فروشگاهی تاثیر زیادی در روند پیشرفت و گسترش کسب‌وکار دارد. استفاده از روش سنتی و کاغذ بازی در امور حسابداری واقعا کار را کند می‌کند. به همین دلیل است که کمتر کسی سراغ استفاده از چنین روش‌هایی می‌رود. شما می‌توانید برای انجام امور حسابداری کسب‌وکارتان از یک نرم‌افزار خوب و مناسب استفاده کنید. سوالی که در اینجا پیش می‌آید این است که از چه نرم‌افزاری باید استفاده کرد؟ دقیقا در همین مطلب به این سوال به صورت کامل پاسخ دادیم و ویژگی‌هایی که یک نرم‌افزار خوب باید داشته باشد را گفتیم. سعی کنید که این ویژگی‌ها را مدنظر داشته باشید تا متحمل ضرر نشوید.