برای شروع بهتر است ابتدا با معنای لغوی خزانه بیشتر آشنا شویم، خزانه محلی است که دارایی‌های نقد و اموال موجود ارزشمند را قرار می‌دهیم. در علم حسابداری نیز خزانه گاهی به معنای صندوق، و گاهی به معنای تنظیم‌کننده حساب و کتاب‌ها معرفی شده است. خزانه‌داری قسمت مهمی از سیستم بودجه و دارایی است که در این سیستم سرمایه مالی همچون پول و ارز یا فلزات ارزشمند در گردش هستند.
از مهم‌ترین مسائل هر مجموعه یا اداره، تنظیم و بررسی تراکنش‌ها و میزان نقدینگی است که بخش خزانه‌داری مسئولیت کنترل و مدیریت این موارد و ورودی و خروجی سرمایه را برعهده دارد. این اصل مهم را به یاد داشته باشید که مسئول خزانه در کنار توجه به سرمایه نقد، صورت‌حساب‌های دریافتی و موارد پرداختی را به لحاظ زمانی به وسیله ابزارهای مدیریت مالی تنظیم می‌کند.
حال با پیشرفت علم و توسعه تکنولوژی، نرم‌افزارهای خزانه‌داری مدرن و پیشرفته‌ای به وجود آمده‌اند که در مقایسه با شیوه‌های سنتی سرعت عملکرد بهتری دارند و میزان خطا در محاسبات را به حداقل رسانده‌اند. این‌طور که به نظر می‌رسد خرید نرم‌افزار خزانه‌داری برای هر مجموعه، شرکت، سازمان، کارخانه و… ضروری است.
آشنایی با نرم‌افزار خزانه‌داری
از مهم‌ترین کارها و روش‌های ثبت و بررسی عملکردهای مالی شرکت‌ها، بررسی امور مالی و رصد هزینه‌های پرداختی و سرمایه دریافت شده است این موضوع سبب در دست گرفتن شرایط و کنترل وضعیت دارایی و نقدینگی می‌شود. حال نرم‌افزار خزانه‌داری شیوه‌ای ساده و کارآمد برای این فرایند بوده و پروسه مرتبط با آن را هدایت و بهینه می‌کند.
یک نرم‌افزار خزانه‌داری باید شرایط لحظه‌ای دارایی‌ها و سرمایه‌های نقدی و همچنین تمامی مدارک دریافت‌شده و امور مربوط به پرداخت را کنترل کند و چرخه پرداخت و دریافت و گردش مالی سیستم را مکانیزه کرده و مرتب گزارش دهد. این عمل به صورتی باید باشد که ما تحت هیچ شرایطی برای کارهای خود به سند مالی مجزا نیاز نداشته باشیم و تمام تراکنش‌های شرکت به‌صورت خودکار در وقت مشخص‌شده انجام شوند.
هر شرکت و مؤسسه به اطلاعات مربوط به سابقه مالی، ارزیابی و بررسی منابع نقد و تحلیل روند رشد منابع احتیاج دارد تا برنامه کار خود را طبق آن تنظیم کند و نقشه راه خود برای توسعه امور را با دقت طراحی کند. هر مدیر برای این کار به برنامه قابل اتکایی نیاز دارد. گزارش‌ها و آمار روزانه، هفتگی، ماهانه و… در این مسائل بسیار مفید هستند.
برای خرید نرم‌افزار خزانه‌داری مؤثر به این نکته توجه داشته باشید که بتواند به طور همزمان از ریال و همه ارزهای موجود در بازار در سیستم خود پشتیبانی کند تا یک وسیله کاربردی در مدیریت منابع و مدارک به شمار آید.
معمولا نرم‌افزارهای خزانه‌داری از قسمت‌های یکسانی تشکیل شده‌اند. این قسمت‌ها شامل بخش ذخیره کردن استاتیک اطلاعات ورودی یا همان پایگاه داده، بخشی جهت ساده کردن گزارش‌گیری و دریافت جمع‌بندی داده‌ها، بخش مربوط به معاملات و خرید و فروش‌های استاندارد و قانونمند و در نهایت سیستم کنترل کیفیت و امنیت نرم‌افزار هستند.
” پیشنهاد مرتبط: آشنایی با پکیج نرم افزار حسابداری فروشگاهی“
چرا به یک نرم‌افراز خزانه‌داری نیاز داریم؟
از مهم‌ترین ویژگی‌های معاملات امروزی می‌توان به اعتباری بودن آنها و محو شدن بخش نقدی اشاره کرد. از طرف دیگر نگهداری و تأمین سرمایه نقد به یکی از احتیاجات اصلی سازمان‌ها و ادارات یا هر سیستم منسجم دیگری است.
از سویی مدیریت نقدینگی و برنامه‌ریزی درست و اصولی برای آن و احاطه کامل به اطلاعات مربوط به سرمایه برای هر مجموعه درآمدزا حیاتی است و هر اشتباه یا سهل‌انگاری می‌تواند به نتایج غیرقابل‌جبران منجر بشود. با توجه به این مسئله می‌توانید به کاربرد اساسی نرم‌افزار خزانه‌داری پی ببرید.
شما بعد از خرید نرم‌افزار خزانه‌داری قادر خواهید بود تمامی فرایندهای دریافت و پرداخت و صدور یا نقد کردن چک را به‌دقت تحت‌نظر داشته باشید. از مزایای نرم‌افزارهای خزانه‌داری، هماهنگ بودن آنها با سیستم‌ها و نرم‌افزارهای حسابداری است و از این طریق پس از هر تراکنش شما این امکان را دارید تا سند و مدارک را برای خودتان یا سایر متقاضیان صادر و چاپ کنید.
این کار مزایای فراوانی دارد از جمله شفاف شدن و دقت بیشتر در مقادیر صرف‌شده در سازمان، راحت‌تر شدن تصمیم‌گیری‌ها برای مدیر و مسئولان، مشخص‌شدن دلایل پرداخت و دریافت اطلاعاتی مانند مبلغ، تأثیر و پیامدهای آن بر سازمان. برای یک مدیر ضروری است تا علت تمام فرایندهای مالی را بدانید و برای بهینه‌سازی آنها تصمیم بگیرد.
مزایای نرم‌افزار خزانه‌داری
در طول زمان و گذشت روزها و در پی استقبال گسترده مردم برای خرید نرم‌افزار خزانه‌داری این موضوع برای همه روشن شد که این سیستم‌ها به‌شدت زمان درگیری با مسائل مالی را کاهش داده و اثربخشی و راندمان را به طور قابل‌توجهی افزایش داده است. با پیچیده‌تر شدن و ماشینی شدن زندگی‌ها در عصر حاضر، افزایش سرعت حتی در ابعاد کوچک وقتی در کنار هم قرار بگیرند و وارد مقیاس سازمانی شوند تأثیر فوق‌العاده‌ای خواهند داشت.
از طریق نرم‌افزار خزانه‌داری شما این امکان را دارید تا بودجه هر رویداد را از سایر رویدادها جدا کنید و برنامه‌ریزی مالی دقیقی داشته باشید و حتی برای اتفاقات پیش‌بینی‌نشده و حوادث غیرمترقبه سرمایه‌ای اختصاص دهید. اصلی‌ترین هدف یک مجموعه از خرید نرم‌افزار خزانه‌داری، اجرا و مدیریت خودکار معاملات و روزمره خزانه‌داری و کنترل مصارف بخش‌های مختلف است.
با فعال‌سازی معاملات خودکار ریسک اشتباهات انسانی کاهش می‌یابد و منابع انسانی مجموعه می‌توانند بر فرایندهای اساسی، پیچیده‌تر متمرکز شوند و وظایفی را به عهده بگیرند که در حوزه فعالیت‌های نرم‌افزاری نیست. خرید نرم‌افزار خزانه‌داری توانایی افراد را از قسمت‌هایی که لزومی ندارد، به قسمت‌های هدف منتقل می‌کند و بهره‌وری را از این شیوه افزایش می‌دهد.
نرم‌افزار خزانه‌داری برای چه کسب‌وکارهایی ضروری‌تر است؟
ابعاد و حوزه فعالیت و میزان اطلاعات و سرمایه ورودی و خروجی هر سازمان با سازمان دیگر متفاوت است. گستردگی هر سازمان به پراکندگی فعالیت‌های آن، تعداد نیروی انسانی و پشتوانه مالی آن وابسته است. هرچه یک سازمان حجم بیشتری از اطلاعات را در دسترس داشته باشد، پروسه پیچیده‌تری را برای مدیریت و برنامه‌ریزی طی می‌کند.
یک سازمان وسیع برای کنترل متمرکز بر اسناد، اطلاعات کاربران و کارکنان و سوابق و سرمایه در گردش به امکاناتی نیاز دارد و خرید نرم‌افزار خزانه‌داری می‌تواند سریع‌ترین راه برای دستیابی به اهداف مدیریتی در چنین سازمانی باشد.
در نهایت هر سازمانی که نیاز دارد تا تمام اطلاعات آن یکپارچه‌سازی شده و برای تمامی آنها اسناد معتبر و قانونمند تهیه و تنظیم کنند، می‌تواند با خرید نرم‌افزار خزانه‌داری به خواسته خود برسد. علاوه‌برآن تمامی معاملات غیرحضوری ارزی و ریالی به‌وسیله همین نرم‌افزار و با بالاترین دقت و سرعت ممکن قابل رهگیری هستند.
” پیشنهاد مرتبط: آشنایی با پکیج نرم افزار حسابداری پیمانکاری“
بررسی مشکلات و معایب
در ابتدای ورود و انتشار نرم‌افزارهای خزانه‌داری این مشکل پیش آمده بود که این برنامه‌ها با بقیه برنامه‌های سازمان همسان‌سازی و هماهنگ نمی‌شدند. البته این مشکل با بررسی کارشناسان و اقدام سریع آنها برطرف شد. اما هنوز هم نارسایی‌های در برخی موارد خاص به چشم می‌خورد که امید است با توسعه نرم‌افزارها رفع شوند.
نرم‌افزارهای خزانه‌داری در مقایسه با اصل فرایند معامله عمر کوتاهی دارند و نمی‌توان انتظار داشت به‌اندازه قوانین و مقررات و حساب و کتاب‌های دستی و سنتی پخته باشند. نکته مهم این است که برخلاف عمر کوتاهی که دارند از سرعت و دقت برخوردارند.
کلام آخر
شما تا اینجا با ماهیت کلی یک نرم‌افزار مدیریتی آشنا شدید و کاملا واضح می‌دانید با خرید نرم‌افزار خزانه‌داری چه مزایایی کسب می‌کنید. شما قادر خواهید بود تا تمام ورودی و خروجی و نقدینگی و حتی اطلاعات مربوط به چک‌ها را کنترل کنید و در جهت بهبود منابع سازمان خود برنامه‌ریزی کنید و گام بردارید. همچنین سرمایه خود را دسته‌بندی کنید و به حوادث پیش‌بینی‌نشده هم بودجه‌ای تخصیص دهید. در نهایت با رفع نواقص انسانی بهره‌وری در کار خود را افزایش دهید.