نرم افزار دبیرخانه و بایگانی کاکتوس برای ثبت اطلاعات نامه های وارده و صادره و نیز اطلاعات بایگانی نامه ها و اسناد طراحی شده است. این نرم افزار توامان کار عملیات دفتر اندیکاتور و بایگانی اسناد را انجام می دهد.
یکی از مهمترین ویژگی های این نرم افزار سهولت کاربری آن می باشد. کاربر براحتی می تواند کلیه اطلاعات نامه های وارده یا صادره را در آن ثبت کند و براساس اطلاعات وارده هرگونه گزارشی را تهیه کند.
تماس با بخش فروش
از ویژگی های دیگر این برنامه امکان ضمائم آن است. کاربر می تواند هرگونه پرونده دیجیتال از قبیل فایل اکسل، وورد، پی دی اف، اتوکد، خروجی برنامه های اسکن یا برنامه های دیگر را ضمیمه هر نامه ای نماید.
بانک اطلاعاتی این برنامه SQL Server 2008 است که قابلیت ذخیره سازی حجم بسیار عظیم اطلاعات را دارد و کاربران متعدد می توانند تحت شبکه عملیات ثبت اطلاعات و گزارشگیری را انجام دهند.
در این نرم افزار تلاش بعمل آمده تا تنوع اطلاعات مربوط به نامه های وارده و صادره عادی و محرمانه خصوصا مبحث طبقه بندی نامه ها دیده شود تا کاربر بتواند اطلاعات دلخواهش را ثبت کند و براساس آن گزارش گیری کند.
تنوع ثبت اطلاعات و قدرت بالای گزارش گیری
نرم افزار دبیرخانه کاکتوس به کاربر امکان می دهد تمامی اطلاعات مهم در یک نامه وارده یا صادره را در برنامه ذخیره کند و به تفکیک این اطلاعات گزارش گیری نماید. بعنوان مثال می خواهیم در یک شرکت فرضی نامه های دریافتی از وزارت کشاورزی در مورد خرید تضمینی که از تاریخ اول خرداد 1398 با طبقه بندی نامه های فوری با ذکر نام ارسال کننده را جستجو کنیم. در قسمت گزارش گیری برنامه این اطلاعات را ثبت و سپس گزارش می گیرم. برنامه به سرعت جستجوی لازم را انجام داده و لیست نامه های وارده با مشخصات داده شده را نمایش می دهد.
در ادامه این صفحه لیست کاملی از اطلاعاتی که کاربر می تواند هنگام ثبت یک نامه وارده یا صادره ذخیره کند و براساس آن گزارش تهیه نماید عنوان شده است.
امکانات متنوع این برنامه در زیر آورده شده است.
ثبت اطلاعات نامه های وارده عادی شامل
- شماره نامه، تاریخ نامه
- طبقه بندی های نامه در سه سطح
- موضوع نامه، شرح مختصر نامه
- تاریخ و ساعت ثبت در دبیرخانه، شماره دبیرخانه
- پیوست دارد / ندارد، عطف دارد / ندارد، تاریخ عطف، تاریخ پیرو
- نام ارسال کننده، روش ارسال نامه
- لیست اسامی دریافت کنندگان رونوشت ها
- مهلت اقدام
- شماره بایگانی، تاریخ بایگانی، محل بایگانی، شماره قفسه، نام مسئول بایگانی
- ثبت اطلاعات ارجاعات نامه های وارده
- ذخیره سازی اسکن نامه ها و فایل های کامپیوتری دیگر همراه نامه (مثلا فایل وورد یا اکسل)
- نمایش اسکن نامه های وارده و کلیه ضمائم نامه ها از داخل برنامه دبیرخانه
ثبت اطلاعات نامه های صادره عادی شامل
- پیش شماره نامه، شماره نامه، تاریخ نامه
- طبقه بندی های نامه در سه سطح
- موضوع نامه، شرح مختصر نامه
- تاریخ و ساعت ثبت در دبیرخانه، شماره دبیرخانه
- عطف دارد / ندارد، تاریخ عطف، پیرو دارد / ندارد، تاریخ پیرو، تعداد پیوست
- نام امضا کننده، نام پاراف کنننده
- لیست اسامی دریافت کنندگان رونوشت ها
- روش ارسال نامه
- ثبت اطلاعات ارجاعات نامه های صادره
- ذخیره سازی اسکن نامه ها و فایل های کامپیوتری دیگر همراه نامه (مثلا فایل وورد یا اکسل)
- نمایش اسکن نامه های صادره و کلیه ضمائم نامه ها از داخل برنامه دبیرخانه
- امکان رؤیت و ویرایش نامه های تایپ شده از داخل برنامه دبیرخانه،
- ثبت شماره بایگانی، تاریخ بایگانی
نامه های وارده و صادره محرمانه
علاوه بر ثبت اطلاعات نامه های وارده و صادره عادی، کاربر می تواند همین اطلاعات را برای نامه های وارده و صادره محرمانه هم به صورت جداگانه ثبت و گزارشگیری نماید. علاوه بر این در برنامه امکاناتی برای محدود کردن دسترسی کاربران به نامه های وارده و صادره محرمانه تعبیه شده است.
گزارشات
در برنامه دبیرخانه و بایگانی امکان گزارشگیری به تفکیک کلیه اقلام اطلاعاتی مربوط به نامه های وارده و صادره به شرح فوق گنجانده شده است. بدینقرار کاربر می تواند اطلاعات ثبت شده را بر اساس شماره نامه، شماره دبیرخانه، کلمات کلیدی استفاده شده در شرح مختصر نام، ارسال کننده، امضا کننده، و سایر اقلام اطلاعاتی جستجو و گزارشگیری کند.
تصاویر
فیلم های آموزشی
آموزش نرم افزار دبیرخانه کاکتوس