نرم افزار حسابداری ثبت سوابق مالی هزینه‌ها، محاسبه سود و اهداف آن را ساده و آسان می‌کند. اگر می‌خواهید مشاغل خود را آسان‌تر مدیریت کنید، استفاده از نرم‌افزار بهترین راه‌حل ممکن است. در این مقاله ضمن آشنایی با انواع نرم‌افزارها با ویژگی‌های یک نرم افزار خوب هم آشنا می‌شوید.
صرفه‌جویی در زمان و هزینه با نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری برای استارت‌آپ‌هایی که می‌خواهند هزینه‌های اولیه خود را کاهش دهند و در عین حال حساب خودشان را سازماندهی کنند، بسیار کاربردی است. سایر مشاغل هم استفاده از این‌گونه نرم‌افزارها را ترجیح می‌دهند زیرا می‌توانند کنترل بیشتری بر داده‌های خودشان داشته باشند. سلامت مالی کسب و کار خود را زیر نظر گرفته و با انتخاب یک نرم افزار مناسب، باعث پیشرفت کارتان شوید.
نحوه کار با نرم افزار حسابداری
هنگامی که حساب‌های بانکی و کارت‌های اعتباری یک شرکت با نرم افزار حسابداری همگام‌سازی شوند، معاملات در صف ظاهر می‌شوند و می‌توانند در گروه‌های موجود در نمودار حساب‌های کسب وکار طبقه‌بندی شوند. پس از انتخاب گروه مناسب معاملات، شروع به پر کردن صورت حساب‌های مالی کسب و کار می‌کنند. صاحبان مشاغل می‌توانند گزارش مالی خود را در چند ثانیه برای بررسی سودآوری، مقایسه درآمد و هزینه‌ها، بررسی مانده حساب بانک، وام و پیش‌بینی بدهی‌های مالیاتی اجرا کنند. دسترسی سریع به این اطلاعات مالی به صاحبان مشاغل قدرت تصمیم‌گیری‌های مهم را می‌دهد.
علاوه بر این، بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری امکان ادغام اپلیکیشن‌های شخص ثالث را فراهم می‌کنند. به عنوان مثال اگر صاحبان مشاغل از سیستم نقطه فروش (POS) برای ثبت معاملات فروش استفاده کند، سیستم POS می‌تواند به صورت بالقوه با نرم‌افزار برای ثبت معاملات خاص، بدهی‌های مالیات بر فروش، فروش بر اساس زیرمجموعه‌ها و موارد دیگر ادغام شود.
بهبود کسب وکار با نرم‌افزار حسابداری
استفاده از نرم افزار حسابداری برای صاحبان مشاغل کوچک و استارت‌آپ کاربردی است زیرا به آنها کمک می‌کند تا حساب‌های دریافتی و حساب‌های پرداختی را بتوانند پیگیری کنند، از سودشان آگاه باشند. با رشد یک کسب وکار، نیازهای نرم‌افزاری آنها پیچیده‌تر می‌شود و اغلب به سیستم برنامه‌ریزی منابع انسانی سفارشی نیاز دارند. انواع مختلفی از نرم‌افزارهای حسابداری برای مشاغل کوچک با قابلیت‌ها و قیمت‌های متفاوت وجود دارد. به طور کلی، نوع صنعت و تعداد کارکنان عوامل تاثیرگذار در انتخاب نرم‌افزار مناسب هستند.
” پیشنهاد مرتبط : آشنایی با پکیج نرم افزار حسابداری صنعتی و تولیدی”
ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری
در ادامه با برخی از ویژگی‌های مهم یک نرم افزار حسابداری آشنا می‌شویم:
1. پشتیبانی خوب باید در هنگام خرید نرم افزار به پشتیانی خوب آن توجه کرد زیرا هنگام بروز مشکل بتوان با مسئول مربوطه تماس گرفت تا مشکل را برطرف سازد. شرکت‌های پیشرو، پشتیبانی 24 ساعته و همراه با پاسخگویی حضوری، چت، ایمیل و تماس دارند.
2. اهمیت سرعت سرعت شامل سرعت لود و پردازش نرم‌افزار و همچنین سرعت کار حسابدار در نحوه کار با نرم‌افزار می‌شود.
3. چند سطحی بودن نرم‌افزار شاید اهمیت چند سطحی بودن نرم‌افزار در ابتدا خیلی مورد نیاز حسابدار نباشد. ولی به چند سطحی بودن نرم افزار با توجه به گزارش‌های مدنظر (مرکز هزینه، کالا، مشتری و …) احتیاج پیدا می‌کند.
4. قابلیت خروجی مناسب همه نرم‌افزارهای حسابداری با توجه به محدودیت در محیط اکسل، هیچ موقع هم سطح آن نبودند. امروزه همه گزارشات حسابداری با خروجی اکسل انجام می‌شود و نرم‌افزار باید قابلیت دسترسی به اکسل را داشته باشد.
5. ظاهری زیبا و ساده
ظاهر یک نرم افزار حسابداری یکی از مواردی است که باید تولیدکنندگان نرم افزار بدان توجه کنند.
5 مورد از بهترین نرم‌افزارهای حسابداری برای مشاغل کوچک در سال 2021
بهترین نرم‌افزار در حالت کلی: QuickBooks Online
بهترین نرم‌افزار برای صاحبان مشاغل کوچک: Xero
بهترین نرم‌افزار برای مشاغل مبتنی بر خدمات: FreshBooks
بهترین نرم‌افزار برای فریلنسرهای پاره وقت: QuickBooks Self-Employed
بهترین نرم‌افزار رایگان: Wave
1. نرم‌افزار QuickBooks Online
QuickBooks Online بهترین نرم افزار حسابداری کلی برای مشاغل کوچک مورد استفاده قرار می‌گیرد. اکثریت متخصصان حسابداری مشاغل کوچک از QuickBooks Online استفاده می‌کنند. همه ویژگی‌های حسابداری را می‌توان به راحتی در یک داشبورد اصلی در دسترس قرار داد و حسابداری را کارآمدتر می‌کند.
مزایا
• مقیاس‌پذیر
• معمولا متخصصان حسابداری از آن استفاده می‌کنند.
• یکپارچگی با اپلیکیشن‌های شخص ثالث
• نرم‌افزار مبتی بر ابر
• اپلیکیشن موبایل
معایب
• نیاز به ارتقاء
• مشکلات همگام‌سازی گاه به گاه با بانک‌ها و کارت‌های اعتباری
2. نرم افزار Xero
این نرم‌افزار برای مشاغل خرد که به دنبال نرم‌افزارهای حسابداری ساده هستند، بهترین نوع است. نرم‌افزار کاملا با سرویس حقوق و دستمزد شخص ثالث ادغام می‌شود. مشاغل می‌توانند از طریق ادغام Xero با Stripe و GoCardless پرداخت آنلاین را از مشتریان دریافت کنند.
مزایا
• نرم‌افزار مبتنی بر ابر
• اپلیکیشن موبایل
• یکپارچگی حقوق و دستمزد با Gusto
• بازار اپلیکیشن شخص ثالث
• مدیریت موجودی
معایب
• گزارش محدود
• خدمات محدود به مشتری
” پیشنهاد مرتبط : نرم افزار انبارداری صنعتی و تولیدی”
3.نرم‌افزار FreshBooks
مهم‌ترین نیاز حسابداری برای اکثر مشاغل مبتنی بر خدمات، صورتحساب است. وظیفه اصلی نرم افزار حسابداری ارسال، دریافت، چاپ و پرداخت فاکتور است، اما همچنین می‌تواند نیازهای اصلی حسابداری یک کسب و کار را نیز برطرف کند. این نرم‌افزار ارسال پیشنهادات و فاکتورها، درخواست سپرده، پیگیری زمان پروژه‌ها و دریافت پرداختی‌ها را برای مشاغل مبتنی بر خدمات آسان می‌کند.
مزایا
• نرم‌افزار مبتنی بر ابر
• رابط کاربر پسند
• یکپارچگی اپلیکیشن شخص ثالث
• مقرون به صرفه
• ویژگی‌های صورتحساب پیشرفته
معایب
• بدون مدیریت موجودی
• بدون خدمات حقوق و دستمزد
• اپلیکیشن تلفن همراه محدودیت‌هایی دارد.
4. نرم‌افزار QuickBooks Self-Employed
این نرم‌افزار حسابداری، بهترین انتخاب برای فریلنسرهای پاره‌وقت و پیمانکاران است که در وهله اول می‌خواهند درآمد و هزینه‌های خودشان را برای اظهارنامه مالیاتی پیگیری کنند. این نرم افزار کل معاملات تجاری را به صورت خودکار محاسبه می‌کند.
مزایا
• نرم‌افزار مبتنی بر ابر
• اپلیکیشن موبایل
• بین هزینه‌های تجاری و شخصی تفاوت قائل می‌شود.
• با TurboTax همگام‌سازی می‌شود.
معایب
• داده‌ها را نمی‌توان به راحتی به سایر نرم‌افزارهای حسابداری منتقل کرد.
• گزارش محدود
• قابلیت محدود صدور صورتحساب و سفارشی‌سازی
5. نرم‌افزار Wave
این نرم‌افزار یک پلت فرم ایده‌آل برای مشاغل کوچک مبتنی بر خدمات است که فاکتورهای ساده را ارسال می‌کند و نیازی به پیگیری موجودی یا اجرای حقوق و دستمزد ندارد. برای بسیاری از فریلنسرها یا مشاغل مبتنی بر خدمات، ویژگی‌های رایگان Wave تمام نیازهای حسابداری آنها را پوشش می‌دهد و بهترین نرم افزار است. در پایان سال حسابداران می‌توانند گزارش های لازم را از Wave تهیه کنند تا اظهارنامه مالیاتی یک تجارت تهیه شود.
مزایا
• حسابداری رایگان، صورتحساب و اسکن رسید
• بدون محدودیت تراکنش یا صورتحساب
• چندین کسب وکار را در یک حساب راه‌اندازی کنید.
• تعداد کاربران نامحدود
• اپلیکیشن موبایل
معایب
• یکپارچگی محدود اپلیکیشن شخص ثالث
• هزینه‌های بالاتر برای کارت‌های اعتباری و پرداخت‌های ACH
• حقوق و دستمزد تمام خدمات فقط به 14 ایالت محدود می‌شود.
• بدون مدیریت موجودی
کلام آخر
تهیه مناسب‌ترین نرم افزار حسابداری هم مانند انتخاب یک نرم‌افزار CMS و CRM نیاز به شناخت دارد. اتنخاب نرم‌افزار به نیازهای مشاغل بستگی دارد. علاوه براین تمام نرم‌افزارها و برنامه‌های معرفی‌شده با توجه به معایب و مزایای آن می‌توانند برای کسب و کار مرتبط خود بسیار کاربردی و مفید باشند.