کدینگ حسابداری را میتوان از اصول اولیه حسابداری علمی دانست. در علم حسابداری، تراکنش های مالی یک موسسه در قالب بدهکاری و بستانکاری حساب های مختلف به ثبت می رسد. بدین قرار تعریف انواع حساب های مربوطه به گردش مالی یک موسسه نقطه آغاز ثبت تراکنش های مالی است. در تعریف ساده و روان کدینگ حسابداری، عبارت است از تعریف سرفصل حساب ها برای موسسه، شرکت و یا هر نهاد مالی که اولین گام در مکانیزه نمودن عملیات حسابداری و باز نمودن عرصه ای را برای استفاده از نرم افزار های حسابداری و مالی در بنگاه اقتصادی ایفا خواهد نمود.
سرفصل حسابها (یا کدینگ حسابداری) بسته به نوع و حجم عملیات مالی بنگاه اقتصادی در چند سطح مختلف دسته بندی می شود که در ادامه به معرفی و توضیح در مورد سطوح حائز اهمیت سرفصل حساب ها خواهیم پرداخت.
همانطور که اشاره شد منظور از کدینگ حسابداری نوعی دسته بندی عمومی حساب ها در حسابداری است که معمولا این نوع دسته بندی از نوع درختی است. این دسته بندی درختی دارای لایه ها و کد هایی به عنوان سرشاخه و زیر شاخه می باشد که در اصطلاح حسابداری به این نوع دسته بندی و شاخه گذاری ها کدینگ حسابداری گفته می شود علاوه بر کدینگ حسابداری، از حساب های دیگری مانند مراکز هزینه و حساب تفصیلی برای جزئی تر کردن حساب ها و گزارش گیری می توان استفاده کرد.
انواع کدینگ حسابداری
دیگر مطالب مرتبط با این محصول…
نرم افزار حسابدارینرم افزار حسابداری جامعنرم افزار حسابداری عمومینرم افزار حسابداری سادهنرم افزار های حسابداریآموزش نرم افزار های حسابداریدانلود نسخه رایگان
کدینگ حفظی : از شیوه های ساده کد دهی است که بر اساس مختصر نویسی و علامت گذاری در زبان فارسی تعریف شده است. در این روش حروف اول هر کلمه را به مختصر برای بازه کوچکی از کلمات به کار خواهند برد. به عنوان مثال عنوان حساب های پرداختنی ، کد حفظی “ح _ پ” را به آن اختصاص می دهند.
کدینگ پی در پی یا متوالی : در این روش اعداد را به صورت متوالی و به ترتیب پشت سر هم به داده ها اختصاص داده می شود؛ از این روش به کدینگ سریالی نیز یاد میشود.
کد دهی سلسله مراتبی : روش سلسله مراتبی روشی با دقت و نظم بالاست که محدودیت در تعداد کالا و یا داده را ندارد. برای توضیح بیشتر این روش از یک مثال استفاده خواهیم نمود:
در یک سیستم حسابداری برای مثال برای کد دارایی ها عدد ۵۰۵ در نظر گرفته شده است ، در صورتی که شخص حسابدار بخواهد برای دارایی ها ، زیر گروهی اضافه را تعریف کند ، تنها کافیست تا با اختصاص یک رقم اعشار به آن مانند ۵۰۵٫۰۱ این زیر گروه را ایجاد نماید . لذا این روش به صورت مراتبی بدون محدودیت قابلیت بسط خواهد داشت.
کدینگ توده ای : با این روش کدها می توانند به یک حساب و صرفا جهت استفاده در یک دوره مالی اختصاص داده شوند.
کدینگ وجهی : این شیوه ازتخصیص اعداد را می توان یک قرارداد استاندارد برای تخصیص اعداد و کدها به شمار آورد ، چرا که در این روش هر عدد معرف نوع خاصی از حساب ها و زیر مجموعه های هر کدام خواهد بود .
برای مثال خدمات حسابداری که در یک فروشگاه کوچک مشغول به کار است می تواند گروه یک را برای مشخص نمودن بخش های مختلف فروشگاه ، گروه دو را به عنوان نماینده هزینه های مختلف که فروشگاه می تواند متحمل شوند تعیین کند و در نهایت گروه سوم نیز می تواند نمایانگر تمامی زیرگروه های دو گروه قبلی باشد .
نمونه ساختار عمومی کدینگ حسابداری
جهت درک راحت تر ساختار عمومی کدینگ حسابداری در ادامه نمونه عمومی کدینگ حسابداری از لحاظ ساختار را به صورت درختی توضیح خواهیم داد.
توجه: در این نمونه از سه سطح، به صورت درختی استفاده شده است.
سطح اول : گروه حسابها
سطح دوم : حسابهای کل
سطح سوم : حسابهای معین
گروه حسابها
حسابهای کل
حسابهای معین
اولین مرحله کدینگ حسابداری گروه حساب می باشد. گروه حساب انواع مختلفی دارد عبارتند: از دارایی های جاری و غیر جاری و….. در مثال ،نمونه گروه حساب دارایی های جاری با کد (1) تعریف می شود، دومین کدینگ حسابداری حساب کل می باشد به صورت نمونه موجودی نقد و بانک که شامل کد 3 رقمی باشد اولین کد مربوط به گروه حساب و دو کد بعدی مربوط به حساب کل می باشد.
و سومین کدینگ و مهمترین کدینگ حساب معین می باشد، به طور مثال موجودی ریالی نزد بانک ها که شامل 4 رقم کدینگ می باشد که اولین کد مربوط به گروه حساب و دو رقم بعد کد حساب کل و رقم اخر نیز مربوط به حساب معین می باشد.
در ادامه جهت درک راحت تر این مفهوم به مثال زیر توجه فرمایید:
1 دارایی های جاری
111 موجودی نقد و بانک
1111 موجودی ریالی نزد بانک ها
1112 تنخواه گردان
1113 موجودی ریالی نزد صندوق
در کاربرد عملی، علاوه بر سه سطح فوق از یک سطح چهارم به نام حساب تفضیلی هم استفاده می گردد، که بعضا خود به صورت درختی در چند لایه قابل تعریف است. علاوه بر حساب تفضیلی از سطوح کمکی دیگری به نام مرکز هزینه یا غیره برای تفکیک ثبت های حسابداری به شاخه های جزئی تر مورد استفاده قرار می گیرد.
مراحل تعریف سرفصل حساب ها در برنامه حسابداری جامع کاکتوس
الگوی عمومی فوق در کلیه برنامه های حسابداری کاکتوس (نسخه های جامع، عمومی و ساده) پیاده سازی شده است. در برنامه حسابداری جامع کاکتوس، امکانات برنامه برای تعریف سرفصل حساب ها و امکانات جانبی آن به شرح زیر می باشد:
- گروه حساب ها
- حساب های کل
- حساب های معین
- حساب های تفضیلی
- مرکز هزینه 1و2
1) گروه حسابها:
در نرم افزار حسابداری ابتدا باید تمامی گروه های حساب را تعریف کنیم که برای اینکار در برنامه کاکتوس باید در قسمت حسابداری از منوی درختی گروه حسابها یا بر روی لیست گروه ها کلیک کرده و در این قسمت علاوه بر مشاهده تمامی گروه حسابهای تعریف شده امکان اضافه کردن گروه جدید نیز وجود دارد.
2) حسابهای کل:
بعد از تعریف گروه حساب باید حساب کل مربوطه تعریف شود.با کلیک بر روی لیست حساب های کل و یا انتخاب گزینه حساب کل جدید میتوان این کار را انجام داد.
3) حسابهای معین:
اولین مرحله برای تعرف حساب معین کد کل آن را باید مشخص کردو نام و کد ان را تعریف میکنیم و کاربر در این قسمت تعیین میکند که این حساب کلی که تعریف شده دارای حساب معین میباشد یا خیر. و این امر به سادگی با زدن یک تیک انجام میشود. بعد از آن با رفتن در قسمت حسابهای معین میتوان برای یک کد کل مشخص شده توسط کاربر حساب معین تعریف کرد و با فعال کردن تیک مرکز هزینه و حساب تفصیلی مشخص می کنیم معین دارایی مرکز هزینه وتفصیل باشد یا نباشد.
4) حسابهای تفضیلی:
حساب تفصیلی در کاکتوس به دوحالت تعریف می شود:
الف)تفصیل مقید به یک معین
ب) تفصیل شناور
الف) تفصیل مقید به یک معین:
این حالت از حساب تفصیلی به این معناست که هر حساب تفصیلی مختص به یک معین می باشد.
برای تعریف کردن تفصیلی ابتدا باید اول کل و معین را باید مشخص کنیم و بعد از مشخص کردن باید برای تفصیل نام تعریف کنیم در هنگام تعریف کد تفصیلی باید به این موضوع دقت شود که تفصیلی مربوطه مقید به یک معین می باشد یا متعلق به چند معین(اصطلاحا شناور) میباشد و برای مشخص کردن نوع تفصیلی باید در برنامه ی حسابداری کاکتوس منوی درختی مدیریت گزینه ی تنظیم گزینه ها را انتخاب کرد.
با کلیک کردن بر روی تنظیم گزینه ها یک صفحه تحت عنوان ( تنظیم گزینه ها بعد قسمت حسابداری ) باز میشود. که در قسمت نوع کد تفصیلی تعیین میکنیم که این تفصیلی متعلق به چند معین است.(گزینه شناور را تیک میزنیم) یا متعلق به یک معین است(گزینه مقید به یک معین را تیک میزنیم).
ب) تفصیل شناور:
این حالت نیز به این معناست که هر تفصیلی می تواند زیر مجموعه هر معینی قرار بگیرد.
5) مرکز هزینه 12:
مرکز هزینه بیشتر برای شرکت های که کارهای پیمانکاری انجام میدهند و دارای چندین پروژه در مکان های مختلف میباشد برای تفکیک هزینه های کسب و کار به ریز مراکز هزینه کاربر دارد و برای گزارش گیری می توان از آن استفاده کرد در سیستم کاکتوس نیز امکان تعریف پروژه ها در قالب مرکز هزینه 1 و 2 وجود دارد.
برای تعریف کردن مرکز هزینه لازم است داشتن مرکز هزینه در سطح کل یا معین را مشخص می کنیم و تیک آن را فعال می کنیم سپس از منوی درختی مرکز هزینه 1یا2 یا بر روی گزینه مرکز هزینه جدید کلیک می کنیم و در صفحه باز شده مرکز هزینه را تعریف کنیم ، یا اینکه از همین منوی درختی بر روی گزینه لیست مرکز هزینه 1یا2 کلیک کنیم و در صفحه باز شده علاوه بر رویت مرکز هزینه های تعریف شده امکان اضافه کردن مرکز هزینه جدید نیز وجود دارد.