تجربیات شغلی حسابداری – بخش اول نرم افزار حسابداری

هر حسابداری بسته به میزان حضور خود در بازار کار تجربیاتی دارد که این تجربیات واقعی برای کسانی که به دنبال کسب اطلاعات از محیط کار حسابداری در عمل هستند بسیار با ارزش است ، این اطلاعات معمولا شامل جنبه های مختلفی هستند و سعی ما بر این است که برخی از این اطلاعات را در اختیار شما قرار دهیم .

بخش اول : نرم افزار حسابداری

 در این بین تجربیاتی در ارتباط با نرم افزار حسابداری وجود دارد که می تواند برای یک حسابدار مفید باشد و هدف ما هم ارائه تصویر روشن از همین مسائل است .

1.در انتخاب نرم افزار حسابداری دقت کنید !!

این یک شعار تبلیغاتی برای فروش نرم افزار حسابداری نیست در تجربه ای که ما در ارتباط با مشتریان داشته ایم یکی از اساسی ترین موارد انتخاب یک نرم افزار خوب حسابداری است که فاکتورهای زیادی در این رابطه تاثیر گذار هستند مواردی مانند پوشش کامل گردش کار و نیازهای شما ، پشتیبانی مناسب نرم افزار حسابداری ، راحتی کار با نرم افزار و … .

اجازه بدهید یک مثال بزنم فرض کنید قصد دارید یک وسیله نقلیه بخرید !! چرا در هنگام خرید وسیله نقلیه دقت بسیاری نشان می دهید ؟؟ چرا سعی می کنید بهترین وسیله را بخرید ؟؟ جواب ها می توانند بسیارمتفاوت باشند اما در یک نگاه کلی علت دقت ما اطلاع ما از مشکلاتی است که در صورت انتخاب وسیله ای نا مناسب برای ما در آینده اتفاق می افتد و در واقع به نوعی ترسی منطقی از طرف ما باعث دقت ما در انتخاب می شود .

اما وقتی نوبت به نرم افزار حسابداری می رسد این دقت به علت عدم وجود دانش فنی لازم از طرف خریدار انجام نمی شود در مثال وسیله نقلیه در مقایسه با نرم افزار حسابداری به دلیل اینکه خرید یک وسیله نقلیه یک امر بسیار رایج است اکثر افراد با خرید وسیله نقلیه در ارتباط هستند و خریدار می تواند با استفاده از تجربیات خود و دیگران یک انتخاب خوب داشته باشند اما شما چند در صد از افراد را می شناسید که با خرید و استفاده از نرم افزار حسابداری در ارتباط باشند ؟؟ به همین دلیل منابعی که بتوان از طریق آنها تصمیم به خرید یک نرم افزار حسابداری گرفت بسیار کم هستند و همین مساله انتخاب نرم افزار حسابداری را مقداری سخت می کند .

اگر می خواهید انتخاب مناسبی داشته باشید از افراد مطلع در این زمینه مانند حسابداران با تجربه و شرکت های قدیمی که در طول سالیان با نرم افزار های حسابداری مختلف کار کرده اند اطلاعات کسب کنید .

در همین راستا در سلسله مقالات انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری ما سعی کردیم به بخشی از این تجربیات اشاره کنیم .

2.در مورد کارکرد نرم افزارهای حسابداری و نحوه کار با کامپیوتر اطلاعات بیشتری کسب کنید.

شاید در نگاه اول برای یک حسابدار دانش کامپیوتر مرتبط با حسابداری به نظر نرسد یا حداقل نیاز جدی برای یادگیری آن دیده نشود اما وقتی به مسئله دقیق تر نگاه می کنیم داشتن اطلاعات کافی در حوزه کامپیوتر می تواند برای حسابداران بسیار کاربردی باشد.

چرا ؟

پیشگیری می کنید !!

به مثال وسیله نقلیه بر می گردیم فرض می کنیم شما بهترین وسیله نقلیه را خریداری کردید حتما می دانید که برای محافظت از خودرو خود یکی از رایج ترین روش ها نصب دزدگیر روی وسیله نقلیه است .

حال به نرم افزار حسابداری بر می گردیم فرض کنید یک روز کاری را شروع کردید و بعد از روشن کردن سیستم با پیغام زیر مواجه شدید .

تصویر بالا نشان می دهد که سیستم شما به ویروس باجگیر آلوده شده است و معنی آن این است که اطلاعات شما از جمله اطلاعات موجود در نرم افزار حسابداری شما توسط نویسنده ویروس به سرقت رفته و در ازای پرداخت مبلغی توسط شما حاضر به بازگرداندن اطلاعات شما خواهد شد .

مطمئنا وقتی بفهمید که دچار چنین مشکلی شده اید و اطلاعات موجود در نرم افزار حسابداری را از دست داده اید بسیار شوکه خواهید شد ولی متاسفانه در یکسال اخیر بنده و همکاران شاهد ویروسی شدن سیستم چندین مشتری به این شکل شده ایم که علت آن و روش های جلوگیری از آلوده شدن به این ویروس را در این مقاله توضیح دادیم .

در صورتی که می شد با تهیه نسخه پشتیبان دوره ای و ذخیره اطلاعات نرم افزار حسابداری روی یک هارد اکسترنال از این اتفاق جلوگیری کرد .

البته در شرکت های متوسط و بزرگ افرادی تحت عنوان مسئول شبکه وظیفه پیگیری این مسائل را به عهده دارند اما در بسیاری از شرکت ها خود فرد مسئول نگهداری و حفظ اطلاعات خود است .

اگر می خواهید در این مسائل با مشکل مواجه نشوید از کنار آنها به دلیل اینکه مرتبط با کار حسابداری نیست عبور نکنید و سعی کنید اطلاعات و دانش فنی خود را در این حوزه افزایش دهید .

کارتان سریع تر پیش می رود !!

زمانهایی اتفاق می افتد که نرم افزار حسابداری شما به دلایل مختلفی از کار می افتد منطقی ترین و سریعترین راه حل برای رفع مشکل تماس با مرکز پشتیبانی نرم افزار حسابداری مربوطه است و به دلیل تجربه و دانش کافی که پشتیبانان در این زمینه دارند به راحتی مشکل شما را حل می کنند.

 اما یک روش دیگر آن است که کاربر خود به رفع مشکل نرم افزار حسابداری خود علاقه نشان دهد به طور مثال می توانید زمانی که پشتیبان مورد نظر در حال کار کردن روی سیستم شماست به کارهایی که انجام می دهد توجه کنید تا در صورتی که مجدد به مشکل مشابهی برخوردید بتوانید خودتان بدون کمترین فوت وقتی مشکل را حل کنید .

یا حتی می توانید در آخر کار علت را از پشتیبان مربوطه جویا شوید و اگر مسئله خیلی فنی نبود راه حل رفع مشکل نرم افزار حسابداری را از پشتیبان جویا شوید .

3. نرم افزار حسابداری جایگزین کار حسابدار نمی شود !!

نرم افزار های حسابداری طبق اصول حسابداری طراحی شده و تمام قواعد حسابداری در آنها به خوبی پیاده سازی شده اند و امکان اشتباه در ثبت های یک نرم افزار حسابداری وجود ندارد به طور مثال یک نرم افزار حسابداری هیچ گاه به شما اجازه نمی دهد تا بدهکار را به جای بستانکار و بالعکس ثبت کنید یا به شما اجازه نمی دهد تا سندی که تراز نیست را ذخیره کنید.

یک نرم افزار حسابداری قادر است برای شما ثبت های اتوماتیک انجام دهد و کار شما را بسیار راحت تر و سریع تر کند .

اما همین محدودیدت ها می تواند باعث شود یک حسابدار از دقت خود در انجام امور حسابداری کم کند و تمام کار را به نرم افزار حسابداری واگذار کند در چنین شرایطی تمام نیازهای یک حسابدار در یک سیستم حسابداری تعبیه شده و کاربر بدون مشکل تمام امور حسابداری را انجام می دهد اما مشکل زمانی شروع می شود که یک حسابدار به مواردی برخورد می کند که مانند امور روزمره نبوده و با سایر امور تفاوت هایی دارد .

در اینجا یک حسابدار باید بتواند با استفاده از دانش حسابداری و تجزیه و تحلیل خود اقدام به طراحی گردش کار مورد نظرش کند و اشکالی که می توان در اینجا به اتکا بیش از اندازه به نرم افزار حسابداری گرفت این است که معمولا ما عادت می کنیم که همه چیز توسط نرم افزار حسابداری انجام شود و کمترین تجزیه و تحلیل را روی مسائل انجام می دهیم و در نتیجه قدرت تجزیه و تحلیل ما روز به روز کمتر می شود .