آرشیو دسته بندی: مقالات آموزشی

۱۰ اشتباه رایج هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری

10 اشتباه رایج هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری : 1.مشخص نبودن نیازها 2.بررسی نکردن گردش کار 3.مشورت نکردن با افراد مناسب 4.بررسی نکردن مشکلات 5.بررسی نکردن کارایی 6.بررسی نکردن میزان...

تا چه حد نیاز داریم از فناوری های روز نرم افزاری استفاده کنیم ؟

در استفاده از نرم افزارهای مالی اداری، مثلا برنامه حسابداری، ما همواره با یک چالش مواجهیم: اینکه در مقابل رشد شتابان فن آوری های نرم افزاری و امکانات جدید، به چه میزان از برنامه های موجودمان دست بکشیم و به فن آوری های جدید رو بیاوریم؟

وقتیکه ما از یک نرم افزار حسابداری خاص استفاده می کنیم و امورات کسب و کارمان را مدیریت می کنیم نیازی به ارتقا یا تعویض برنامه نمی بینیم. خصوصا با توجه به اینکه ارتقا نرم افزار، و بیشتر از آن تعویض نرم افزار هزینه های آشکار و پنهان خود را داراست: هزینه آموزش، هزینه وقفه در روند استفاده از نرم افزار، هزینه انتقال اطلاعات از برنامه قدیم به برنامه جدید، و بسیاری هزینه های دیگر. بهمین لحاظ لازم است مدیریت موسسات همواره نسبت به ارتقا یا تعویض نرم افزار با صبر و حوصله و دقت برخورد نمایند.

در طرف مقابل، ایجاد امکانات جدید در فن آوری های نرم افزاری همواره مدیریت موسسات را برای استفاده از این فن آوری ها وسوسه می کند: بعنوان مثال مدیر یک موسسه که قادر است گزارش های کلیدی کسب و کار خود در نرم افزار حسابداری را در هر زمان و هر مکان به روی گوشی همراه خود ملاحظه کند، آنقدر در انجام امور مدیریتی اش کارساز است که نمی تواند براحتی از آن چشم پوشی کند و این امر هزینه های ارتقا یا تغییر نرم افزار را برایش توجیه می کند.

در امر ارتفا یا تغییر نرم افزار، مانند هر کنش مدیریتی، مساله هزینه – فایده مطرح می گردد. ما زمانی باید اقدام به ارتقا یا تغییر برنامه حسابداری کنیم که فایده آن بیش از هزینه آن باشد. ما باید ببینیم هزینه های ارتقا یا تغییر چیست و در ازا آن چه چیزی گیرمان می آید. در این میان برآورد درست از هزینه ها کلیدی است. بعض هزینه ها روشن و سرراست است، از جمله هزینه نرم افزار جدید.

ولی برخی هزینه ها بروشنی دیده نمی شود: هزینه میزان آموزشی که پرسنل برای کار با برنامه جدید نیاز دارد، هزینه های درگیری در مسایل فنی جدید مرتبط با نرم افزار جدید، مثلا از یک برنامه حسابداری تک کاربره می خواهیم به یک برنامه چند کاربره تحت شبکه با اتصالات برخی کاربران از راه دور مهاجرت کنیم. در این میان مسائل فنی شبکه و اتصالات اینترنتی چه درگیری هایی برای ما ایجاد می کند و هزینه های آن چگونه است؟ یکی دیگر از هزینه ها، هزینه های پشتیبانی از نرم افزار جدید است. بهرحال باید برآورد نسبتا دقیقی از هزینه های درگیر تغییر یا ارتقا نرم افزار داشته باشیم.

از سوی دیگر باید تصویر روشنی از فواید ارتقا یا تغییر برنامه حسابداری داشته باشیم. این فوائد می توان در عمل متفاوت با برآورد اولیه ما باشد، می توان کمتر یا بیشتر باشد. عدم دقت در برآورد اولیه می تواند منجر به این گردد که ما با امید به فواید فراوان از تغییر نرم حسابداری آنرا با هزینه فراوان ارتقا یا تغییر دهیم و در عمل ببینیم که فایده آنچنانی نبرده ایم و بعکس ضررهای فراوان متحمل شده ایم.