پیش گفتار
برنامه انبارداری جامع کاکتوس امکانات متنوع و گسترده ای برای ثبت تراکنش های انبارداری در موسسات کوچک و بزرگ دارد. در صورتیکه از کاربران نرم افزار انبارداری کاکتوس هستید ممکن است با برخی از بخش این های این نرم افزار حسابداری آشنایی کامل را نداشته باشید لذا بر آن شدیم تا نکات مهم و بخش های کلیدی این برنامه را برای شما به صورت مختصر و مفید توضیح دهیم. در صورتیکه در درک هر کدام از مفاهیم توضیح داده شده با مشکلی مواجه بودید و یا سوالی داشتید لطفا در بخش نظرات و سوالات پایین صفحه اعلام فرمایید تا در حداقل زمان بررسی و پاسخگویی شود.
جهت سهولت بیشتر در راه اندازی سریع این برنامه مراحل زیر را طی نمایید. همچنین جهت اطلاعات کامل در مورد نرم افزار انبارداری جامع کاکتوس به این لینک مراجعه نمایید.
1- تعریف مراکز انبار:
از مراکز انبار برای طبقه بندی انبار استفاده میکنیم. مثلا اگر چندین انبار در نقاط مختلف داشته باشیم مثلا مرکز تهران و مرکز خوزستان، دو مرکز انبار به نام های تهران و خوزستان تعریف می کنیم و در هر یک از این دو انبارهای مربوطه را تعریف می نماییم. بدین طریق می توان گزارشات انبار را به تفکیک مرکز مورد نظر تهیه کرد. درصورتی که انباری ذیل یک مرکز تعریف شده باشد، امکان حذف مرکز انبار وجود ندارد.
انواع انبار:
در برنامه انبارداری جامع کاکتوس برای تفکیک ماهیت کارکرد انبارها از گزینه ای به نام انواع انبار می توان استفاده کرد دارد. مثلا عناوین انبارهای مواد اولیه، کالای در جریان ساخت، کالای ساخته شده را می توان به عنوان انواع انبار در برنامه ثبت نمود.
2- تعریف انبارها :
کاربرد تعریف انواع انبار در برنامه انبارداری جامع کاکتوس تفکیک گردش کالا به تفکیک انبار میباشد. مثلا گردش مواد اولیه و محصولات بک کارخانه تولیدی در انبارهای مواد اولیه، کالای در جریان ساخت، کالای ساخته شده وجود دارد که با تفکیک این انبارها و ثبت رسید و حواله کالاها در این انبارها می توان گزارشات تفکیکی گردش و موجودی کالا به تفکیک انبارها تهیه نمود.
در برنامه انبارداری جامع کاکتوس شما می توانید به تعداد نا محدود انبار تعریف کنید.در انواع انبار باید نوع انبار را تعریف کرد. کاربرد نوع انبار برای محدود کردن رسیدها وحواله هایی می باشد که در یک انبار گردش داشته باشند. نام انبارهایی را که در برنامه تعریف کرده باشیم را میتوان نوع انبار تخصیص دهیم. زمانیکه در برنامه نوع انبار به انبار خاصی اختصاص داده شده باشد امکان حذف نوع انبار وجود ندارد.
3- تعریف واحد های اندازه گیری :
واحد اندازه گیری کالا همان واحد سنجش می باشد مانند:عدد، متر، کیلوگرم، کارتن و..
برای استفاده از کالاها در رسید و حواله های انبار و استفاده از گزارشات کاردکس و موجودی بر اساس واحدهای مختلف باید واحد هر کالا را تعریف نمود. درصورتی که از واحدی در تعریف کالا استفاده شده باشد امکان حذف واحد وجود ندارد.
4- تعریف گروه کالاها :
برای تعریف کالا اول باید در قسمت گروه بندی کالا، انواع گروه بندی کالا را تعریف کرد. گوره بندی کالا دارای ساختار درختی است، یعنی برای هر گروه تعریف شده می توان زیر گروه هم تعریف کرد و هیچ محدودیتی در تعریف گروه و زیر گروه وجود ندارد و میتوان هر تعداد طبقه بندی که لازم باشد را در قسمت گروها تعریف کرد. در صورتی که برای گروهی کالا تعریف شده باشد برنامه اجازه حذف گروه را نمیدهد. نمونه گروه بندی کالا می تواند مثلا بدین گونه باشد: لوازم خانگی – انواع یخچال فریزر – انواع یخچال – 12 فوت – ارج
5- تعریف کالاها :
برای تعریف کالای جدید گروه کالاهای مورد نظر که از قبل تعریف شده را انتخاب کرده.مشخصات مربوط به کالا (عنوان، کد کالا، عنوان لاتین، نقطه سفارش و…)را تعریف و آن را ثبت می کنیم. برخی از مشخصات کالا و جود دارد که ثبت آن الزامی است، مانند عنوان و کد کالا. برخی مشخصات الزامی نیست، مثلا نقطه سفارش کالا. در برنمه امکان تعریف بارکد کالا وجود دارد زمانیکه بارکد برای کالا تعریف شود می توان با استفاده از دستگاه بارکد خوان میتوان اطلاعات مربوط به کالا را ثبت کرد.
6- تعریف اشخاص و موسسات :
در برنامه انبارداری هنگام ثبت رسید یا حواله انبار لازم می آید افراد درگیر، مثلا ارسال کننه کالا، یا تحویل گیرنده کالا ثبت گردد. برای ثبت نام افراد یا موسسات درگیر در تراکنش های ورود یا خروج کالا از قسمت موسسات و اشخاص در برنامه استفاده کرد. در این قسمت برنامه شما می توانید افراد و موسسات را گروه بندی کنید. در این قسمت، ثبت برخی اطلاعات الزامی است، .مثلا نام فرد یا موسسه، ولی برخی اطلاعات الزامی نیست مثلا آدرس فرد یا موسسه.
7- ثبت رسید اول دوره :
در ابتدای کار با برنامه انبارداری جامع، چنانچه از قبل کالاهایی دارای تراکنش ورود و خروج داشته باشد لازم است موجودی ابن کالاها در برنامه ثبت گردد. این موجودی، در قالب یک یا چند رسید اول دوره به ازاء هر انباری که در برنامه تعریف شده است ثبت می گردد. برای ثبت رسید اول دوره، پس از آنکه انبارها و کالا ها تعریف گردید به ازا هر انبار یک رسید جدید ثبت کنید و نوع آن را اول دوره انتخاب کنید سپس در هر ردیف یک کالا را انتخاب و مقدار موجودی آن را ثبت نمایید. در صورت نیاز به گردش ریالی کالا، لازم است برای هر کالا در هر رسید اول دوره، فی آن کالا نیز ثبت گردد.
8- ثبت رسید ورود کالا به انبار :
برای ثبت رسید باید از قسمت رسید انواع رسید مورد نظر خود را انتخاب کرده و یک رسید جدید را ثبت کنیم. شماره های رسید اگر به صورت خودکار باشند توسط برنامه به صورت خودکار شماره رسید وارد میشود در غیر این صورت کاربر شماره رسید را دستی وارد می نماید.
9- ثبت حواله خروج کالا از انبار :
برای ثبت حواله از قسمت حواله، باید یک حواله جدید ثبت گردد. نام انباری که از آن حواله شده را باید انتخاب کرده و طرف حساب حواله کسی که کالا برای آن ارسال خواهد شد انتخاب می شود