برای استفاده بهینه از یک نرم افزار، مثلا برنامه انبارداری کاکتوس، لازم است از یک طرف توانمندی های متنوع نرم افزار را بشناسیم، و از سوی دیگر اجزا کلیدی گردش کارمان را شناسایی و تفکیک کنیم تا بدین قرار مشخص کنیم برای قسمت های کارمان از کدامین قابلیت نرم افزار بهتر است استفاده نماییم.
نحوه استفاده بهینه از نرم افزار انبارداری کاکتوس
استفاده بهینه از برنامه انبارداری مستقیما مربوط می شود به اینکه اطلاعات را چگونه چینش و در برنامه ذخیره کنیم. اطلاعات کلیدی که در این امر اثر گزار است عبارتند از:
- تعریف کالاها
- تعریف انبارها
- تعریف واحد های اندازه گیری.
- تعریف اشخاص
- ثبت تراکنش های گردش کالا در انبارها
در قسمت های زیر تک تک موارد فوق ، با هدف ارتقا کیفیت استفاده از برنامه، مورد بررسی قرار می گیرد.
تعریف کالاها
نحوه دسته بندی و تعریف کالاها از موارد مهم در کیفیت بخشی به کاربری برنامه انبارداری می باشد. برنامه انبارداری به کاربر امکان می دهد تا تنوع کالاهای مورد استفاده را به صورت درختواره در چند سطح از کل به جزء طبقه بندی کند. مثلا برای یک فروشگاه مواد غذایی می توان یک طبقه بندی به شکل زیر را متصور شد:
سطح 1
انواع گوشت
انواع کنسرو
انواع حبوبات
انواع غذای آماده
و . . .
بعد هر سطح را ریز می کنیم، مثلا
سطح 1
انواع گوشت
سطح 2
گوساله
گوسفند
مرغ
بوقلمون
و . . .
سطح 3
گوشت گوساله یخ زده
گوشت گوساله گرم
بالاخره در آخرین سطح اطلاعات مشخص هر کالا را وارد می کنیم. جاسازی درست اطلاعات کالاها در قالب دسته بندی های متفاوت درختواره ای به شکل فوق اثر گذاری بسیاری در استفاده درست از برنامه دارد. مساله کلیدی این است که در جایجای برنامه انبارداری کاکتوس امکان تهیه گزارشات براساس تقسیم بندی کالا در ساختار درختواره ای وجود دارد.
بدینقرار که ما مثلا در مثال فوق می توانیم انواع گزارشات انبار به تفکیک گوشت مرغ را بگیریم، چرا که گوشت مرغ یکی از طبقه بندی های تعریف کالاهای ماست. در صورت عدم استفاده از این روش تعریف کالا، از امکانات بسیار قوی گزارشگیری برنامه انبارداری کاکتوس برای تفکیک گزارشات محروم خواهیم بود. بدترین شکل تعریف کالا این است که همه کالاها را در یک سطخ و بدون هیچگونه دسته بندی تعریف کنیم.
استفاده از ساختار تعریف درختواره ای کالا ها، همه مساله را فیصله نمی دهد. حال با این سوال مواجهیم که در این طبقه بندی چه اجزایی را بگنجانیم. پاسخ : ما باید اطلاعاتی را جاسازی کنیم که گزارشگیری براساس آن برایمان دارای اهمیت است.
مثلا در یک فروشگاه لوازم خانگی نام شرکت تولید کننده وسیله می تواند برای ما مهم باشد، چرا که می خواهیم گزارش بگیریم که مثلا گردش کالاهای تولید شرکت پارس خزر چیست. بنا براین یکی از سطوح دستبه بندی را نام شرکت سازنده قرار می دهی. یا مثلا در یک بنگاه بازرگانی آهن آلات انواع سایز کالاها، مثلا سایز میلگرد برای ما مهم است تا به تفکیک سایز بتوانیم گزارش بگیریم. در این حالت یکی از سطوح طبقه بندی کالا را سایز کالا قرار می دهیم.
خلاصه اینکه قبل از تعریف کالا ها لازم است ما اجزاء طبقه بندی کالاهایمان در یک ساختار درختواره ای (با هدف استخراج گزارشات مناسب براساس مشخصات کالاها) را مشخص کنیم سپس اقدام به تعریف درختواره و نهایتا کالاها در برنامه نماییم. صرف وقت مناسب و حوصله بیشتر در این مرحله از کار به صورت ارتقا کییفیت کاربری برنامه جبران می گردد.
تعریف انبارها
در برنامه انبارداری کاکتوس شما می توانید به تعداد نا محدود انبار تعریف کنید. البته این امر به این معنی نیست که شما بابد به ازاء هر انبار واقعی (فیزیکی) در موسسه تان یک انبار هم در برنامه تعریف کنید. در یک تحلیل درست شما ممکن است چند انبار فیزیکی را در قالب یک انبار مجازی در برنامه تعریف کنید یا بالعکس. به چند مثال زیر توجه کنید:
در بک موسسه بازرگانی تصور کنید چند سوله به عنوان انبارهای متفاوت استفاده می شود که از نظر کارکرد تفاوتی ندارند و یک مسئول دارد و کالاها بدون تفکیک خاصی در این انبارها نگهداری می شود. در این حالت در برنامه می توان یک انبار تعریف کرد که کارکرد کلیه انبارهای فیزیکی را پوشش دهد ولازم نیست به تعداد سوله ها در برنامه انبارهای متعدد تعریف نمود. درحالیکه اگر مثلا سه انباردار متفاوت مسئول سه سوله متفاوت می بودند، برای تفکیک تراکنش های کالاها در این سه انبار و گزارشگیری مستقل هر انبار لازم می بود که سه انبار متفاوت در برنامه تعریف گردد.
مثال دیگر: در یک واحد تولیدی، یک انبار مواد اولیه، یک انبار محصول و یک سالن تولید داریم. بعلاوه برخی مواد در جریان ساخت برای پیمانکاران برای کار به روی مواد ارسال شده و کالای پرداخت شده به سالن تولید، برگشت داده می شود. بهترین چیدمان برای تعریف انبار در برنامه برای این مثال به شرح زیر است:
- تعریف یک انبار مواد اولیه و یک انبار محصول
- تعریف یک انبار به ازاء سالن تولید: این تعریف به ما امکان می دهد تا با گزارشگیری از انبار سالن تولید تمامی ورود ها و خروج های مواد اولیه و محصولات در سالن تولید را مشخص کنیم و کاردکس و موجودی کالاها در سالن تولید را دردست داشته باشیم.
- تعریف یک انبار برای هر پیمانکار: وقتیکه ما در فرآیند تولید برخی مواد در جریان ساخت را برای پیمانکاری می فرستیم و مواد پرداخت شده را از این پیمانکار دریافت می کنیم و به چرخه تولید باز می گردانیم، لازم است در هر زمانی بتوانیم از کالاهای ارسالی و دریافتی از این پیمانکار گزارش داشته باشیم. برای این منظور ما به ازاء هر یک پیمانکار یک انبار مجازی در برنامه تعریف می کنیم و تمامی ارسال و دریافت کالا از این انبار را ثبت می کنیم.
چننچه در مثال بالا می بینید، ما در دنیای واقعی دو انبار مواد اولیه و محصول داریم ولی در برنامه علاوه بر این دو انبار انبارهای دیگری برای سالن تولید و هر پیمانکار تعریف می کنیم تا تصویر دقیقتری از نقل و انتقال کالاها در موسسه مان را دردست داشته باشیم.
بطور خلاصه باید گفت که در یک موسسه هر جا که کالاهایی گردش دارد که لازم است ما از این گردش به صورت تفکیکی گزارش داشته باشیم، باید آن مکان به عنوان یک انبار در برنامه تعریف گردد. تعریف کمتر انبار ما را از گزارشات مورد نیاز محروم می کند. بالعکس تعریف انبارهای بیشتر از نیاز، موجب افزایش کاربری های غیرلازم و افت بهره وری کار می گردد.
پیاده سازی گردش کالا در انبارها
پیاده سازی گردش کالا ها در انبارها، یعنی ثبت رسید کالاها به انبار و ثبت حواله های خروج کالا. روشن است هرچه تعداد ثبت های ورود و خروج کالا در یک انبار در برنامه کمتر باشد، کاربری برنامه راحت تر و گزارشگیری ها سریع تر است. مساله کاهش هزینه های کاربری برنامه و حقظ سرعت آن جایی مطرح است که تعداد تراکنش های انبارها بسیار زیاد است.
در اینجا اگر عملی باشد، بهتر است تا حد ممکن چند ثبت را با هم تجمیع کنیم و در قالب یک ورود به انبار یا خروج از آن ثبت کنیم. البته بشرطی می توان این کار را کرد این تجمیع به قیمت از دست دادن برخی اطلاعات نگردد. مثلا اگر ما چند رسید کالا به انبار در یک روز را در قالب یک رسید در برنامه به صورت تجمیعی ثبت کنیم واین رسید ها ارسال کننده های متفاوتی داشته باشند، با تجمیع آن، تفکیک ارسال کنده ها در برنامه را از دست می دهیم.
در برنامه انبارداری کاکتوس امکانی وجود دارد که ما می توانیم در قالب یک رسید یا یک حواله انبار، کالاهای متفاوت را به انبارهای متفاوت رسید کنیم یا از این انبار ها حواله کنیم.
بعنوان مثال وقتیکه ما در یک مقطع چندین کالا را وارد چندین انبار می کنیم، بجای اینکه برای هر انبار یک رسید کالا در برنامه ثبت کنیم، ما در قالب یک رسید انبار در هر ردیف می گوییم چه کالایی به میزانی به چه انباری رسید شده است. این امکان موجب کاهش فاحش تعداد ثبت رسیدها و حواله در برنامه می گردد. استفاده از این امکان مشروط به فعال کردن گزینه مربوطه در برنامه است که این امر توسط کارشناسان کاکتوس انجام می گردد.
تعریف واحد های اندازه گیری
استفاده درست از تعریف واحدهای اندازه گیری در برنامه های انبارداری کاکتوس می تواند موجب افزایش بهره وری برنامه شود. کاربر می تواند در نرم افزار انبارداری کاکتوس به تعداد نا محدود واحد اندازه گیری تعریف کند. در اینجا ما دو مبحث داریم به نام واحد های معادل و واحدهای نا معادل.
واحد های معادل
در مبحث واحد های معادل ما واحدهایی داریم که به صورت ضابطه مند قابل تبدیل به یک دیگرند. مثلا تن و کیلوگرم. ما می دانیم که هر تن 1000 کیلو گرم است. برنامه به ما این امکان را می دهد که این ارتباط را تعریف کنیم و متعاقبا مثلا وقتیکه از یک کالا 5 تن رسید انبار می شود در گزارشات ما 5000 کیلو ورود کالا خواهیم داشت. گرچه این امر چندان مهم و ضروری هم بنظر نمی رسید ولی در بعض گردش کارها کاملا ضروری است.
بعنوان مثال در فروشگاه های کاشی و سرامیک و کفپوش، کالاها در کارتن های متفاوت با میزان متر مربع متفاوت در گردش است. مثلا یک نوع از کاشی شرکت الف در کارتن های 2/2 متر مربعی ارائه می گردد. برای انبارداری درست، ما نیاز داریم بدانیم از این کاشی چند کارتن و چند متر مربع داریم، چرا که خرید و فروش این کاشی براساس مترمربع صورت می گیرد و شمارش آن در انبار براساس کارتن است.
برای این منظور ما دو واحد اندازه گیری تعریف می کنیم، یکی متر مربع بعنوان واحد پایه، و دیگری کارتن 2/2 بعنوان واحد معادل با ضریب تبدیل 2/2(یعنی هر کارتن 2/2 برابر است با 2/2متر مربع) حال ما در زمان ثبت ورود یا خروج این کاشی از انبار تعداد کارتن های 2/2 متر مربعی را ثبت می کنیم. بدین ترتیب، برنامه در گزارشات کاردکس و موجودی، علاوه بر تعداد کارتن، متر مربع کاشی را نیز به ما می دهد..
واحدهای نا معادل
واحد های نا معادل ارتباط ضابطه مندی با هم ندارند. مثلا در بازرگانی پارچه ما دو واحد طاقه و متر داریم. همه طاقه های یک پارچه خاص متراژ مساوی ندارند. مثلا یک طاقه 25 متر است، یک طاقه 26 متر است و یک طاقه 23 متر. چون ما نیاز داریم بدانیم از هر پارچه چند طاقه و چند متر داریم لازم است در ثبت رسید انبار و حواله انبار هم مقدار طاقه را ثبت کنیم و هم متراژ آن را. تا در گزارشات کاردکس و موجودی کالا همزمان مقادیر طاقه و متراژ را داشته باشد.
دو مثال فوق نشان می دهد اگر در گردش کار موسسه مان مساله واحدهای معادل با واحدهای نامعادل مطرح است ما باید با فعال کردن این گزینه ها در برنامه انبارداری، استفاده مناسب و بهینه از برنامه را ممکن نماییم.
تعریف اشخاص
در برنامه های کاکتوس یک بانک اطلاعاتی قوی برای ثبت اطلاعات اشخاص و موسسات تعبیه شده است ما در زمان ثبت رسید انبار یا حواله انبار می توانیم اشخاص یا موسسات طرف حساب را در قالب ارسال کننده کالا، درخواست کننده کالا، تحویل گیرنده کالا و غیره ثبت کنیم. استفاده درست و کامل از این امکان برنامه به امکان می دهد تا در گزارشات انبارداری با محدود کردن افراد یا موسسات ارسال کننده، درخواست کننده یا تحویل گیرنده گزارشات تفکیکی مورد نظر را تهیه نماییم.