راهنمای انتقال اطلاعات پایه به سال مالی جدید – نرم افزار ساده

به منظور شروع کار با نرم افزار در سال جدید نیاز است سال مالی جدید و همچنین اطلاعات پایه ای ایجاد شوند .

در فرآیند تشکیل سال مالی جدید اطلاعات زیر از سال مبدا به سال مقصد منتقل می گردد:

سرفصل حسابها، مرکز پروژه، حسابهای رابط، عناوین ستون های ترازنامه، عناوین گزارش سود و زیان، تعریف صندوق ها، تعریف حساب های بانکی، اطلاعات دسته چک ها و اطلاعات چک های باز، تعریف مراکز انبار و انبارها، تعریف واحدهای اندازه گیری و واحد های معادل، تعریف کالاها، تعریف موسسات و اشخاص، تعریف طبقه بندی موسسات و اشخاص، تعریف بازاریاب ها، تعریف فرمول های تولید، تعریف هزینه های سربار در فرمول های تولید، تعریف اطلاعات موسسه، تعریف شهر ها و مناطق شهری، تعریف انواع ارز

البته همه این اطلاعات در برنامه بازرگانی و تولید وجود دارد و در همه برنامه ها مصداق ندارد. مثلا در برنامه انبارداری خبری از دسته چک و حساب های بانکی نیست.

در این مقاله سعی شده به طور خلاصه مراحل انجام این انتقال به سادگی توضیح داده شود .

ایجاد سال مالی جدید و انتقال اطلاعات پایه در نرم افزار ساده :

در نرم افزار ساده کاکتوس مراحل انتقال اطلاعات پایه به سال مالی جدید به صورت ساده و بدون دخالت کاربر توسط نرم افزار صورت می گیرد .

روش اول : در این روش ایجاد سال مالی زمانی آغار می شود که تاریخ سیستم عامل شما سال جدید را نمایش دهد .

بنابراین اگر تاریخ سیستم عامل شما به درستی تنظیم شده باشد وقتی بعد از شروع سال جدید نرم افزار خود را باز نمایید با پیغام زیر برای ایجاد سال مالی جدید مواجه خواهید شد.

با انتخاب گزینه Yes سال مالی جدید تشکیل شده و انتقال اطلاعات پایه انجام می شود .

در صورتی که در حال حاضر قصد ایجاد سال مالی را ندارید گزینه NO را انتخاب کنید تا اطلاعات سال مالی قبل نمایش داده شود .

روش دوم : در این روش شما می توانید منتظر شروع سال جدید نشوید و با انتخاب سال مالی جدید آنرا ایجاد کنید. برای این منظور از حسابداری / تغییر و تعریف سال مالی را انتخاب، و در فرمی که متعاقبا ظاهر می گردد سال مالی مورد نظر را انتخاب نمایید. (این منو عموما ذیل منوی حسابداری قرار دارد ولی اگر منوی حسابداری وجود نداشته باشد ذیل منوی انبارداری یا غیره قرار دارد)

نکات :

ایجاد سال مالی قبلی

الزاما نباید سال مالی جدید بعد از سال مالی فعلی باشد. بعنوان مثال شما می توانید در سال 1396 اقدام به ایجاد سال مالی 1395 نمایید.

دسترسی به سال مالی ایجاد شده

ساختار دسته بندی اطلاعات سال های مالی بدین صورت است که اطلاعات هر سال مالی در پوشه ای به نام همان سال مالی، مثلا 1397 قراردارد. با ایجاد سال مالی جدید یک پوشه جدید به نام سال مالی  ایجاد و اطلاعات در آن ذخیره می شود .

برای دسترسی به این پوشه به محل نصب نرم افزار مراجعه کنید .

امکان حذف و ایجاد دوباره سال مالی جدید

درک این نکته از این نظر اهمیت دارد که زمانی که شما در اطلاعات مالی سال گذشته  تغییراتی داده باشید و بخواهید این اطلاعات در سال مالی جدید ایجاد شده منعکس گردد. برای این کار کافی است پوشه سال مالی جدید را در بیرون از برنامه  پاک کنید و مجددا از داخل برنامه اقدام به ایجاد سال مالی جدید کنید. در اینجا باید تاکید فراوان کرد که همیشه قبل از اینگونه عملیات اقدام به تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات سال مالی مورد نظر نمایید.

 روش تهیه نسخه پشتیبان

از داخل برنامه از منوی خدمات / تهیه نسخه پشتیبان به روی هارد