برنامه صنعتی کاکتوس متشکل از قسمت های حسابداری،چک و صندوق، انبارداری،خرید و فروش و تولید است که به صورت يک برنامه يکپارچه عمل می کند. به این صورت که از قسمت های چک و صندوق، انبارداری، خرید و فروش و تولید می توان سند حسابداری صادر نمود و با رجوع به سند حسابداری می توان اطلاعات مربوط به سند را رویت و ویرایش نمود. قسمت خرید و فروش علاوه بر بخش حسابداری با بخش انبار و چک و صندوق نیز مرتبط است، مثلاً با صدور فاکتور فروش، حواله انبار صادر می شود و با انتخاب نحوه پرداخت مورد نظر در فاکتور فروش قبوض دریافت صندوق، چک و یا هر دو و سند حسابداری مربوط به فاکتور و نحوه تسویه حساب به دنبال آن صادر می گردد.
در قسمت تولید نیز امکانات ثبت فرمول ساخت محصول تعبیه شده است که با انجام عمل تولید محصول مورد نظر، به طور خودکار با توجه به مقادیر تعریف شده در فرمول مقدار موادهای اولیه و محصولات از انبار کسر و اضافه می گردد.
در برنامه صنعتی کاکتوس امکاناتی تعبیه گردیده که به کمک آن می توان قیمت تمام شده کالا را محاسبه نمود. از آنجائیکه موسسات بازرگانی و تولیدی متفاوت به روش های متفاوت و با کلی نگری ها یا جزئی نگری های متفاوتی به مقوله محاسبات قیمت تمام شده برخورد می کنند ادغام کلیه این نگرش ها در یک بسته نرم افزاری (package) ممکن نمی باشد. هم از این روست که در برنامه کاکتوس یک سری امکانات کلیدی و کلی در این زمینه تعبیه گردیده است. با اتکا به این امکانات و الگوهایی که در برنامه پیاده شده بسیاری از نیازهای محاسباتی قیمت تمام شده مرتفع گردیده است. درصورتی که کاربر برنامه بخواهد دقیقا نحوه محاسبه قیمت تمام شده موسسه خود را در در برنامه داشته باشد این نیازهای ویژه قابل ادغام در برنامه موجود می باشد.
امکانات موجود در برنامه کاکتوس جهت محاسبات قیمت تمام شده عبارتند از:
امکان تخصیص سرفصل حساب (در سطح کل، معین، تفضیلی و مرکز هزینه) به هر کالا
امکان تخصیص سرفصل حساب (در سطح کل، معین، تفضیلی و مرکز هزینه) به هر انبار
امکان تخصیص مرکز هزینه برای هر یک از ادارات و یا واحدهای موسسه
امکان صدور سند حسابداری برای رسید انبار برای انواع رسید خرید، برگشت از خرید، رسید اول دوره و غیره
امکان صدور سند حسابداری برای انواع حواله ها شامل: فروش، برگشت از فروش، انتقالی به انبار دیگر و یا به سایر واحد های موسسه و غیره
قیمت کالای خارج شده از انبار به روش میانگین موزون، فایفو و یا لایفو قابل محاسبه می باشد
در صورت انتقال کالا به انبار دیگر یا سایر واحدهای موسسه سرفصل مربوط به طرف گیرنده کالا بدهکار می گردد
امکان تعریف انواع هزینه های دستمزد و سربار در برنامه، پس از تعریف عناوین هزینه های سربار می توان به هریک از آنها یک سرفصل حسابداری (در سطع کل، معین، تفضیلی و مرکز هزینه) اختصاص داد
نمونه فرم تعریف هزینه ها در زیر آمده است.
امکان تعریف فرمول تولید برای کلیه تولیدات موسسه بدون هیچ محدودیت، تعریف مواد اولیه هر فرمول به تعداد نامحدود، تعریف محصولات هر فرمول به تعداد نامحدود، امکان کپی فرمول تولید جهت تعریف فرمول جدید ، امکان تعریف تسهیم قیمت کالاهای مصرفی در قیمت محصولات در فرمول تولید، امکان تعریف هزینه های سربار برای هر کالای تولید شده در یک فرمول تولید
نمونه فرم تعریف فرمول تولید در زیر آمده است:
از دیگر امکانات این بخش صدور حواله تولید براساس یک فرمول تولید و کسر خودکار مواد اولیه و اضافه شدن خودکار محصولات در موجودی انبار می باشد
امکان صدور سند حسابداری برای تولیدات موسسه بر اساس هر فرمول تولید. در این سند سرفصلهای مربوط به کالاهای تولیدی بدهکار و سرفصل های مربوط به کالاهای مصرفی در فرمول تولید مورد نظر بستانکار می گردد. بعلاوه سرفصل های اختصاص داده شده به عناوین حقوق و دستمزد و سایر هزینه های سربار تعریف شده برای کلیه کالاهای تولیدی بستانکار می گردد
امکان گزارشگیری از موجودی ریالی هر کالا در انبار به روش های میانگین موزون، فایقو و لایفو طی دوره مورد نظر، مثلاً طی یک ماه
گزارش موجودی کالاهای مورد نیاز برای هر فرمول تولید (BOM)
گزارشات بهای تمام شده کالای تولید شده با استفاده از روش محاسبه میانگین موزون، فایفو و لایفو برای قیمت کالای خروجی از انبار و ...
نمونه گزارش بهای تمام شده یک محصول (نخ پلاستیک) در زیر آمده است در این فرمول سه کالای مواد اولیه (الیاف مصنوعی، رنگ آبی و زرد) موجود است که مقدار و قیمت خروجی این اقلام از انبار به روش فایفو محاسبه شده است و هزینه مواد مصرفی با مجموع هزینه های دستمزد و سربار تعریف شده جهت محاسبه کلیه هزینه های کالای ساخته شده ثبت شده است.
فرم تهیه گزارش موجودی کالای مورد نیاز جهت تولید (BOM) با امکان انتخاب فرمول، نام انبار و مقدار محصول مورد نظر در زیر آورده شده است.
بانک های اطلاعاتی
این برنامه تحت دو بانک اطلاعاتی MS Access و SQL Server عرضه می شود. برنامه های با گردش کار سبک تا متوسط غالبا با بانک Access و برنامه هایی که نیاز به گردش کار سنگین و بعضا حجیم دارند با بانک اطلاعاتی SQL ارائه می گردد. به علاوه برنامه های تحت بانک SQL قابلیت اجرا تحت شبکه و به صورت چند کاربره را دارند.
گرچه دو برنامه در بیش از 90 درصد موارد مشابه هستند ولی برخی از امکانات فوق الذکر اختصاصا در برنامه های تحت SQL و برخی نیز بعضاً در برنامه های تحت Access تعبیه گردیده است. به عنوان مثال تعریف اعتبارات، انتقال اطلاعات بین شرکت های مختلف در بخش حسابداری، ثبت شماره سریال و مشخصات ویژه مثل رنگ و سایز، صدور حواله تبدیل در انبار، عملیات انبارگردانی و تهیه گزارش موجودی کالای مورد نیاز جهت تولید (BOM) از جمله امکاناتی است که تنها در برنامه های تحت بانک اطلاعاتی SQL server موجود است.
ذکر این نکته نیز ضروری است که اطلاعات ذخیره شده در بانک های Access قابل انتقال به بانک SQL می باشد. بدینقرار چنانچه در ابتدای کار از برنامه صنعتی تحت Access استفاده شود، در هر زمانی در آینده می توان این برنامه را تحت بانک SQL ارتقا و اجرا نمود.
در ادامه می توانید شرح قسمت های مختلف نرم افزار صنعتی، شامل حسابداری، انبارداری، خرید و فروش و خزانه داری را مشاهده کنید: